Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay

Mẫu hóa đơn đỏ là cách gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) – loại chứng từ quen thuộc trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại Việt Nam. Thuật ngữ “hóa đơn đỏ” xuất hiện khá nhiều trong văn bản pháp luật và được sử dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là trong môi trường kế toán – thuế.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh hiểu rõ mẫu hóa đơn đỏ là gì, phân biệt các loại hóa đơn hiện hành, và các mẫu hóa đơn đỏ phổ biến hiện nay.

>> Mời bạn xem thêm:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025

Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh

Sổ sách kế toán là gì? Chi tiết các loại sổ sách kế toán cho chủ kinh doanh

Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”

Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là cách gọi quen thuộc của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) – loại chứng từ quan trọng trong mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế. Đây không chỉ là giấy tờ ghi nhận doanh thu, mà còn là căn cứ pháp lý để kê khai và khấu trừ thuế GTGT. Nếu không có hóa đơn đỏ hợp lệ, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào, đồng nghĩa với việc phải bỏ tiền túi ra nộp phần thuế đáng lẽ được trừ.

Nói cách khác, hóa đơn đỏ chính là “tấm vé thông hành” giúp hàng hóa và dịch vụ của chủ kinh doanh lưu thông hợp pháp trên thị trường, chứng minh giao dịch minh bạch và giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế. Hiện nay, với sự hỗ trợ của các phần mềm tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử, việc kiểm tra, lưu trữ và truy xuất hóa đơn đỏ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quán nhậu: Chi tiết bộ thiết bị chuẩn cho quán ăn

Phân biệt hóa đơn đỏ VAT và hóa đơn bán hàng dễ hiểu cho chủ kinh doanh

Tiêu chí	Hoá đơn bán hàng	Hoá đơn đỏ (VAT)
Đối tượng áp dụng	Doanh nghiệp, hộ cá thể nộp thuế trực tiếp	Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Nội dung hoá đơn	Tổng giá bán (chưa tách VAT)	Tách riêng giá bán, thuế suất, tiền thuế
Mục đích sử dụng	Ghi nhận doanh thu	Ghi nhận doanh thu và phục vụ kê khai thuế
Quy định thuế	Không được khấy trừ VAT đầu vào	Được khấu trừ thuế đầu vào nếu đủ điều kiện
Chữ ký	Chữ ký của người bán	Chữ ký của người bán, giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền

>> Mời bạn xem thêm: Màn hình cảm ứng tính tiền từ A–Z: Loại nào phù hợp với bạn?

Các loại mẫu hóa đơn đỏ phổ biến hiện nay

Hiện nay, khi nhắc đến hóa đơn đỏ, nhiều chủ kinh doanh vẫn hình dung đến tờ hóa đơn giấy truyền thống in mực đỏ – nhưng thực tế, loại hình này đang dần được thay thế bởi hóa đơn điện tử. Theo quy định tại 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc và phổ biến nhất hiện nay, áp dụng cho cả doanh nghiệp lớn lẫn hộ kinh doanh cá thể.

Dưới đây là các loại hóa đơn phổ biến hiện nay:

1. Hóa đơn giấy (truyền thống)

Đây là loại hóa đơn được in sẵn theo mẫu, sử dụng trong thời kỳ trước khi chuyển đổi sang điện tử. Ưu điểm là dễ viết tay, không cần phần mềm hay chữ ký số. Tuy nhiên, nó tồn tại nhiều hạn chế như:

• Tốn chi phí in ấn, lưu kho
• Dễ thất lạc, rách nát, sai sót khi ghi tay
• Không thuận tiện khi tra cứu hoặc gửi cho đối tác ở xa

2. Hóa đơn điện tử

Là xu hướng tất yếu trong thời đại số, hóa đơn điện tử đang thay thế gần như hoàn toàn hóa đơn giấy. Ưu điểm vượt trội:

• Giao dịch nhanh, lưu trữ gọn, dễ tìm kiếm
• Tiết kiệm chi phí vận hành
• Giảm thiểu rủi ro sai sót, mất mát
• Dễ tích hợp với phần mềm kế toán và hệ thống thuế

Tuy nhiên, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh cần có hạ tầng công nghệ tối thiểu (kết nối internet, chữ ký số, phần mềm hóa đơn…) để triển khai suôn sẻ và mượt mà nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Giấy in máy tính tiền: Phân loại, ứng dụng và cách chọn phù hợp

Nội dung bắt buộc trên một hóa đơn đỏ hợp lệ

Để một hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) được coi là hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính, bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn: In rõ ràng, đúng định dạng được cấp phép.
• Thông tin người bán: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế – phải trùng khớp với đăng ký kinh doanh.
• Thông tin người mua (nếu có): Với giao dịch doanh nghiệp, cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Ghi chi tiết tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất GTGT: Ghi đúng mức thuế suất áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.
• Tổng tiền thanh toán: Bao gồm tiền hàng, thuế GTGT, và tổng cộng – tính toán chính xác, không sai sót.
• Chữ ký: Hóa đơn giấy phải có chữ ký tay người bán; hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ.
• Ngày lập hóa đơn: Ghi rõ ràng, chính xác ngày, tháng, năm phát hành.

Lưu ý: Thiếu bất kỳ nội dung nào trong danh mục trên, hóa đơn có thể bị xem là không hợp lệ, ảnh hưởng đến khấu trừ thuế và chi phí được tính. Doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận trước khi xuất hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Giấy cuộn tính tiền: Cách chọn, giá bán và tiêu chuẩn chất lượng

Những quy định cần nắm rõ khi xuất mẫu hóa đơn đỏ (VAT)

1. Trường hợp nào phải xuất hóa đơn đỏ?

Theo quy định hiện hành, trường hợp phải xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) bao gồm:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bất kể giá trị giao dịch lớn hay nhỏ, người bán đều phải lập và xuất hóa đơn đỏ cho người mua. Điều này áp dụng cả với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ hoặc trả thay lương.
• Đối với các giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), người mua phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế, đồng nghĩa với việc hóa đơn đỏ phải được lập và xuất hợp lệ để chứng minh giao dịch.
• Trong các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng/đối tác, hóa đơn đỏ cũng phải được lập theo quy định, có thể lập sau khi hoàn thành đối soát nhưng không quá thời hạn quy định.
• Ngoài ra, các trường hợp đặc thù như bán hàng hóa xuất khẩu, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài cũng phải lập hóa đơn đỏ theo quy định về thời điểm lập hóa đơn.

2. Xử phạt vi phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt nếu vi phạm trong quá trình quản lý và sử dụng mẫu hóa đơn đỏ. Các hành vi thường gặp bao gồm:

• Làm mất hóa đơn bán hàng đã mua từ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hợp pháp.
• Làm mất hóa đơn đặt in trước khi thông báo phát hành với cơ quan thuế.
• Làm mất hóa đơn đầu ra đã phát hành và gửi thông báo phát hành.
• Làm mất hóa đơn đầu vào do đối tác cung cấp, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế đầu vào.

Ngoài ra, hành vi mua bán hóa đơn khống, lập hóa đơn không phát sinh giao dịch thực tế, hoặc sử dụng hóa đơn trái phép để kê khai thuế là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thận trọng trong quy trình xuất – quản lý – lưu trữ hóa đơn đỏ, đảm bảo đúng quy định về thời gian, hình thức, và mục đích sử dụng để tránh rủi ro pháp lý. Khi có vướng mắc, nên tham vấn cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.

3. Tại sao doanh nghiệp cần xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT)?

Hóa đơn đỏ là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế đầu ra, đồng thời là cơ sở hợp pháp để bên mua khấu trừ thuế đầu vào hoặc ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp/ hộ kinh doanh. Việc xuất hóa đơn đỏ đúng và đầy đủ còn thể hiện tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tuân thủ nghĩa vụ thuế theo quy định.

Hiện nay, mẫu hóa đơn đỏ được áp dụng theo mẫu số 01GTKT3/001 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Dựa trên mẫu chuẩn này, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh có thể linh hoạt thiết kế hóa đơn với bố cục và nhận diện thương hiệu riêng, miễn là vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính.

>> Mời bạn xem thêm: Tra cứu hóa đơn thuế online: Tăng minh bạch kinh doanh, bảo vệ người tiêu dùng

Yêu cầu kỹ thuật khi lập hóa đơn đỏ: Những điều cần tuân thủ

Bên cạnh việc hiểu đúng về mẫu mã và hình thức hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT), doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cũng cần tuân thủ chặt chẽ các quy định kỹ thuật khi lập hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý. Cụ thể, một hóa đơn đỏ đúng chuẩn pháp luật phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Nội dung phải được ghi liên tục, không ngắt quãng dòng, không viết chồng lên chữ đã in hoặc đã viết.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa; toàn bộ nội dung phải được viết bằng cùng một loại mực (không dùng bút chì hoặc mực đỏ).
• Cả ba liên hóa đơn phải được viết đồng thời bằng giấy than; thông tin trên các liên phải thống nhất và không được sai lệch.
• Số hóa đơn phải đánh liên tục, theo trình tự tăng dần từ nhỏ đến lớn, không bỏ sót hoặc lặp lại số.
• Ngày lập hóa đơn phải là ngày phát sinh giao dịch, hoặc ngay sau khi hoàn tất việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Phải ghi rõ hình thức thanh toán: chuyển khoản hay tiền mặt, tùy theo phương thức thực tế.

Tuân thủ các yêu cầu trên không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ về mặt pháp lý mà còn đảm bảo uy tín và tính chuyên nghiệp trong giao dịch thương mại.

>> Mời bạn xem thêm: Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ đúng quy định theo 2 cách đơn giản

Sổ Bán Hàng – Giải pháp bán hàng thông minh kết nối hóa đơn điện tử đúng chuẩn quy định

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Việc hiểu và sử dụng đúng mẫu hóa đơn đỏ là yếu tố then chốt trong quản lý thuế và tài chính hộ kinh doanh. Dù là hóa đơn GTGT, bán hàng hay xuất khẩu, mỗi loại đều có quy định riêng cần tuân thủ chặt chẽ. Nếu chủ kinh doanh chưa chắc nên dùng mẫu nào, hãy tham khảo kỹ các hướng dẫn và mẫu chuẩn để tránh sai sót không đáng có.

>> Mời bạn xem thêm:

Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử

Giá máy tính tiền in hóa đơn: 5 lựa chọn tốt nhất cho cửa hàng 2025

Bộ máy tính tiền siêu thị là gì? Thành phần, lợi ích và cách chọn