Mẫu hóa đơn bán lẻ: Chọn đúng mẫu – quản lý dễ dàng!

Trong kinh doanh, hóa đơn bán lẻ không chỉ là giấy tờ giao dịch mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của cửa hàng. Hiện nay, tùy mô hình kinh doanh, chủ kinh doanh có thể lựa chọn nhiều mẫu hoá đơn bán lẻ khác nhau. Vậy đâu là lựa chọn tối ưu nhất?

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp các chủ kinh doanh hiểu rõ từ khái niệm, chức năng, đến sự khác biệt của các loại hoá đơn bán lẻ phổ biến hiện nay.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Tại sao chủ kinh doanh cần quan tâm đến mẫu hoá đơn bán lẻ?

Nếu chủ kinh doanh sở hữu một mẫu hoá đơn phù hợp sẽ giúp:

• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng.
• Dễ dàng quản lý doanh thu, tồn kho và tài chính.
• Đáp ứng các yêu cầu về chứng từ kế toán, thuế trong tương lai.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cầm tay và giải pháp toàn diện cho các quy định mới về hóa đơn điện tử

Các mẫu hoá đơn bán lẻ phổ biến hiện nay

1. Mẫu hoá đơn viết tay

• Mô tả: Là loại hóa đơn giấy, người bán tự điền thông tin bằng tay.
• Đặc điểm: Phù hợp với cửa hàng nhỏ, giao dịch ít, chi phí cực thấp.
• Ví dụ: Tiệm tạp hóa, cửa hàng ăn uống nhỏ, shop quần áo chợ truyền thống.

2. Mẫu hoá đơn in từ máy tính tiền hoặc máy in hoá đơn

• Mô tả: Dùng phần mềm bán hàng kết hợp với máy in để xuất hóa đơn nhanh chóng.
• Đặc điểm: Gọn nhẹ, chuyên nghiệp, dễ tích hợp quản lý tồn kho.
• Ví dụ: Quán cà phê, nhà hàng, shop thời trang hiện đại.

3. Mẫu hoá đơn điện tử

• Mô tả: Hóa đơn được lập và gửi online, không cần in giấy, lưu trữ điện tử.
• Đặc điểm: Bắt buộc với nhiều lĩnh vực theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và 70/2025/NĐ-CP.
• Ví dụ: Các doanh nghiệp lớn, mô hình kinh doanh, kinh doanh online có doanh thu từ 1 tỷ/ năm trở lên.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!

Có cần đăng ký với cơ quan Thuế khi sử dụng mẫu hoá đơn bán lẻ không?

• Đối với hóa đơn viết tay: Nếu chỉ dùng để ghi nhận nội bộ hoặc giao dịch nhỏ lẻ (không yêu cầu khấu trừ thuế), chủ kinh doanh không cần đăng ký mẫu hóa đơn này với cơ quan Thuế.
• Đối với hóa đơn điện tử: Nếu chủ kinh doanh cần xuất hóa đơn hợp lệ cho khách hàng khấu trừ thuế, hoặc cần kê khai thuế, bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế theo quy định hiện hành.

*Lưu ý quan trọng: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, nhiều nhóm ngành kinh doanh buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối cơ quan thuế. Chủ kinh doanh nên chủ động chuẩn bị từ sớm để tránh bị xử phạt.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền in bill – Giải pháp tuân thủ quy định hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

So sánh chi tiết giữa các mẫu hoá đơn bán lẻ

Tiêu chí	Mẫu viết tay	Mẫu in từ máy	Mẫu điện tử
Chi phí đầu tư	Thấp	Trung bình (phần mềm + máy in)	Cao hơn, nhưng các chủ kinh doanh vẫn có thể đầu tư được
Tính chuyên nghiệp	Thấp	Cao	Rất cao
Quản lý dữ liệu bán hàng	Khó tổng hợp	Dễ dàng với phần mềm	Tự động và tối ưu hoá
Tuân thủ quy định thuế	Chưa chuẩn hoá	Tốt	Bắt buộc và chuẩn hoá
Mô hình phù hợp	Cửa hàng nhỏ và cá nhân	Cửa hàng, quán ăn, cà phê	Cửa hàng, quán ăn, cà phê, doanh nghiệp lớn.

>> Mời bạn xem thêm: Gợi ý mua máy tính tiền giá rẻ, chất lượng tốt cho chủ kinh doanh nhỏ

Ưu điểm và nhược điểm của các mẫu hoá đơn bán lẻ

1. Mẫu hoá đơn viết tay

• Ưu điểm: Rẻ, dễ mua, linh hoạt.
• Nhược điểm: Dễ sai sót, khó kiểm soát dữ liệu, thiếu chuyên nghiệp.

2. Mẫu hoá đơn in từ máy

• Ưu điểm: Nhanh, chuyên nghiệp, hỗ trợ quản lý tồn kho, doanh thu.
• Nhược điểm: Cần đầu tư máy móc và phần mềm.

3. Mẫu hoá đơn điện tử

• Ưu điểm: Tối ưu chi phí vận hành lâu dài, dễ quản lý, bắt buộc chuẩn hóa.
• Nhược điểm: Chi phí khởi tạo ban đầu cao hơn, cần có thời gian ngắn làm quen với kỹ thuật.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cho shop nhỏ: Giải pháp quản lý bán hàng thông minh, gọn nhẹ, dễ dùng

Chủ kinh doanh nên chọn mẫu hoá đơn nào?

Quy mô kinh doanh	Mẫu hoá đơn bán lẻ phù hợp
Cửa hàng siêu nhỏ, doanh thu thấp, bán lẻ tự do và không yêu cầu chứng từ thuế	Mẫu hóa đơn viết tay (trường hợp đặc biệt)
Hộ kinh doanh, quán ăn, quán cà phê có doanh thu từ 1 tỷ/ năm	Hoá đơn điện tử bắt buộc (có thể in từ máy tính tiền nhưng phải liên kết với hoá đơn điện tử)

Các quán ăn, cà phê, cửa hàng bán lẻ, tuy quy mô còn nhỏ nhưng doanh thu đạt từ 1 tỷ/năm trở lên, hoặc giao dịch thường xuyên với khách lẻ, chủ kinh doanh phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền.

Các mô hình bán online nhiều (sàn TMĐT, mạng xã hội…), chủ kinh doanh nên ưu tiên hóa đơn điện tử để dễ chứng từ, xuất hóa đơn ngay cho khách.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cho quán ăn, quán cà phê: Giải pháp gọn nhẹ – hiệu quả – tiết kiệm cho chủ quán

Quản lý bán hàng chuyên nghiệp với Sổ Bán Hàng – Hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 lý do nên sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử hiện nay:

• Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
• Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Việc chọn mẫu hóa đơn bán lẻ phù hợp sẽ quyết định đến sự chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý kinh doanh của bạn. Dù là mẫu viết tay, mẫu in từ máy hay mẫu điện tử, chủ kinh doanh nên lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế, quy mô kinh doanh và định hướng phát triển trong tương lai. Sổ Bán Hàng chúc các chủ kinh doanh luôn vận hành kinh doanh suôn sẻ, quản lý đơn hàng dễ dàng, doanh thu ngày càng khởi sắc với sự lựa chọn hóa đơn phù hợp nhất!