Mẫu hoá đơn bán hàng mới nhất: Những điều chủ kinh doanh không thể bỏ qua
Mẫu hoá đơn bán hàng là một phần không thể thiếu trong quy trình kinh doanh. Đây không chỉ là chứng từ xác nhận giao dịch mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu và đảm bảo sự minh bạch trong mọi giao dịch.
Trong bài viết, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu về mẫu hóa đơn bán hàng, những quy định liên quan, cũng như hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng chuẩn xác.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Mẫu hoá đơn bán hàng là gì?
Mẫu hóa đơn bán hàng là một tài liệu quan trọng, được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là bằng chứng xác thực cho việc thanh toán giữa người mua và người bán. Mẫu hóa đơn này cần tuân thủ các quy định pháp lý để đảm bảo tính hợp lệ và có giá trị pháp lý trong các giao dịch kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử trên smartphone – Giải pháp nhanh gọn cho các chủ kinh doanh
Tầm quan trọng của mẫu hoá đơn bán hàng trong quản lý doanh thu
1. Theo dõi doanh thu chính xác
Mẫu hóa đơn bán hàng là công cụ quan trọng để doanh nghiệp theo dõi chính xác doanh thu từ các giao dịch. Mỗi hóa đơn bán hàng đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản thu nào và giúp xây dựng báo cáo tài chính rõ ràng, chính xác.
2. Kiểm soát chi phí và quản lý dòng tiền
Hóa đơn giúp kiểm soát các chi phí phát sinh và dòng tiền của cửa hàng kinh doanh. Thông qua hóa đơn, chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi các khoản chi phí và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
3. Giúp đối chiếu và kiểm tra các giao dịch
Hóa đơn là bằng chứng để đối chiếu và kiểm tra các giao dịch, phát hiện sớm sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong hệ thống doanh thu của cửa hàng.
4. Ngăn ngừa thất thoát tài chính
Quản lý và ghi nhận đầy đủ hóa đơn giúp giảm thiểu thất thoát tài chính và tránh mất mát thông tin quan trọng, điều này bảo vệ lợi ích doanh thu của chủ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: 3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định
Quy định về mẫu hoá đơn bán hàng hợp lệ
Hóa đơn bán lẻ hay hóa đơn trực tiếp chỉ được coi là hợp lệ khi được lập đúng theo các nguyên tắc quy định. Cụ thể:
- Nội dung trên hóa đơn phải chính xác, thể hiện đúng tên và loại hàng hóa mà cửa hàng hoặc nhà cung cấp bán.
- Hóa đơn không được tẩy xóa hay sửa chữa. Việc giao hóa đơn có sai sót cho khách hàng dễ dẫn đến tình trạng bị lợi dụng và có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.
- Hóa đơn phải được viết bằng một màu mực duy nhất, và mực này phải bền màu để dễ dàng lưu trữ lâu dài.
- Hóa đơn cần được lập đúng thời điểm thực hiện giao dịch bán hàng.
- Hóa đơn bán lẻ phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Số hóa đơn;
- Ngày phát hành hóa đơn;
- Thông tin về người mua;
- Thông tin về người bán;
- Số lượng, đơn vị tính;
- Đơn giá;
- Tổng cộng;
- Các khoản giảm giá (nếu có);
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền.
>> Mời bạn xem thêm: Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh
Mẫu hoá đơn bán hàng mới nhất
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quầy thu ngân: Giải pháp gỡ rối giờ cao điểm cho chủ kinh doanh
Hướng dẫn cách viết hoá đơn bán hàng
Dưới đây là hướng dẫn cách điền các mục trong hóa đơn bán hàng:
- Mục thông tin người mua hàng: Cần ghi rõ họ tên và địa chỉ của người mua.
- Mục hàng hóa, dịch vụ: Ghi đầy đủ tên các mặt hàng. Nếu không thể ghi hết trên một dòng hóa đơn, cần gạch chéo phần trống.
- Đơn vị: Ghi đơn vị tính thực tế như cái, chiếc, kg, v.v…
- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa thực tế đã bán cho khách.
- Đơn giá: Ghi giá trị hàng hóa bán ra (không bao gồm thuế GTGT).
- Thành tiền: Ghi tổng số tiền của đơn hàng (tính theo công thức: giá trị hàng hóa x số lượng hàng hóa).
- Cộng: Ghi tổng số tiền của các cột: số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm của giao dịch bán hàng.
>> Mời bạn xem thêm: TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị
Giải đáp thắc mắc về hoá đơn bán hàng
1. Khi nào thì phải lập hóa đơn bán hàng?
Câu trả lời: Hóa đơn bán hàng cần được lập ngay khi giao dịch mua bán hoàn tất, tức là ngay sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cho khách hàng. Thời điểm lập hóa đơn là khi thanh toán hoặc giao dịch được thực hiện, không được để chậm trễ để đảm bảo tính hợp lệ và tránh vi phạm quy định thuế.
2. Hóa đơn bán lẻ có cần dấu không?
Câu trả lời: Hóa đơn bán lẻ không cần con dấu bởi hóa đơn bán lẻ chỉ có nội dung đơn giản, không có nhiều giá trị về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý.
3. Mẫu hóa đơn bán hàng có cần phải ghi rõ thuế GTGT không?
Câu trả lời: Mẫu hóa đơn bán hàng không bắt buộc phải ghi rõ thuế GTGT vì đây là loại hóa đơn dùng cho các trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc chủ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Trên hóa đơn bán hàng thường chỉ ghi tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế nếu có), không phân tách thuế suất hay số tiền thuế GTGT.
4. Hóa đơn bán hàng có thể sửa chữa hoặc tẩy xóa không?
Câu trả lời: Theo quy định hiện hành, hóa đơn bán hàng không được phép sửa chữa, tẩy xóa hay ghi chồng lên nội dung đã lập vì điều này làm hóa đơn không hợp lệ và có thể bị xử phạt hành chính nghiêm khắc
5. Khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng trên hóa đơn thì làm sao?
Câu trả lời: Chủ kinh doanh có thể lập nhiều hóa đơn liên tiếp, ghi chú “tiếp số sau” và “tiếp số trước” giữa các hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn để liệt kê đầy đủ hàng hóa.
>> Mời bạn xem thêm: Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá
Sổ Bán Hàng – Giải pháp xuất hoá đơn điện tử và quản lý doanh thu chuyên nghiệp
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 Lý do vì sao chủ kinh doanh nên Sổ Bán Hàng để phát hành hoá đơn điện tử:
- Đăng ký nhanh chóng – In hóa đơn dễ dàng: Tạo và in hóa đơn chỉ trong vài bước đơn giản, không cần thủ tục phức tạp hay giấy tờ lỉnh kỉnh.
- Giảm thiểu sai sót: Dữ liệu tự động đồng bộ, hạn chế tối đa việc nhập sai hoặc tính toán nhầm.
- Tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên phần mềm, giúp tìm kiếm nhanh chóng và hạn chế tình trạng mất mát.
- Bảo mật tuyệt đối: Thông tin khách hàng và dữ liệu hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn và bảo mật tối đa.
- Linh hoạt với các định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan thuế.
- Quản lý toàn diện: Tích hợp quản lý bán hàng, kho và báo cáo trong một ứng dụng duy nhất, giúp tối ưu công việc kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Việc nắm vững các quy định về mẫu hóa đơn bán hàng và cách viết hóa đơn chính xác không chỉ giúp chủ kinh doanh rủi ro doanh thu mà còn giúp hoạt động hiệu quả hơn. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để cải thiện quy trình quản lý hóa đơn bán hàng.
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!
Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!
Máy tính bán hàng thông minh: Chìa khoá để không bị “phạt nguội” hoá đơn điện tử
Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh