Làm sao để bảo vệ dữ liệu khách hàng khi phát hành hóa đơn điện tử?
Bảo vệ dữ liệu khách hàng khi phát hành hóa đơn điện tử bằng cách mã hóa, kiểm soát truy cập và dùng phần mềm đạt chuẩn bảo mật.
Trong thời đại số, dữ liệu khách hàng là “tài sản” quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp. Việc phát hành hóa đơn điện tử không chỉ đòi hỏi tuân thủ quy định thuế, mà còn cần đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn những cách bảo vệ dữ liệu khách hàng an toàn và đúng chuẩn khi phát hành hóa đơn điện tử.
>> Mời bạn xem thêm:
Chính thức bỏ thuế khoán: HKD cần chuẩn bị gì theo Quyết định 3389/QĐ-BTC?
Tử vi tháng 11/2025: Tý Sửu nhiều biến động, Thân thử thách, Mùi ổn định
Làm sao để bảo vệ dữ liệu khách hàng khi phát hành hóa đơn điện tử?
Để bảo vệ dữ liệu khách hàng khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc bảo mật, sử dụng phần mềm hóa đơn được cấp phép, và kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập thông tin hóa đơn.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn an toàn thông tin
Chỉ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chứng nhận và đáp ứng chuẩn ISO/IEC 27001 về an ninh thông tin. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu được mã hóa, lưu trữ an toàn, và tránh rủi ro rò rỉ thông tin.
Lưu ý: Không nên dùng phần mềm trôi nổi, không có xác thực từ cơ quan thuế, vì dễ bị tấn công hoặc đánh cắp dữ liệu.
Mã hóa và lưu trữ an toàn thông tin hóa đơn
Hóa đơn điện tử nên được mã hóa dữ liệu trong suốt quá trình phát hành, truyền nhận và lưu trữ. Doanh nghiệp cần:
- Lưu trữ hóa đơn trên máy chủ an toàn hoặc nền tảng đám mây có chứng chỉ bảo mật.
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng trường hợp mất mát.
- Chỉ cấp quyền truy cập cho người có trách nhiệm.
Bảo vệ thông tin khách hàng theo quy định pháp luật
Theo Luật An toàn thông tin mạng và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải có sự đồng ý của khách hàng khi thu thập, sử dụng hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân. Khi phát hành hóa đơn điện tử, các thông tin như tên, mã số thuế, địa chỉ, email của khách hàng cần được bảo vệ nghiêm ngặt, không chia sẻ ra ngoài hệ thống.
Đào tạo nhân sự về bảo mật thông tin
Nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc giữ an toàn dữ liệu.
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần:
- Tập huấn cho nhân viên về các quy định bảo mật dữ liệu.
- Hướng dẫn xử lý đúng cách khi gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng (qua email, cổng tra cứu, v.v.).
- Cảnh báo về các hành vi vi phạm bảo mật như chia sẻ file hóa đơn ra ngoài.
Giải pháp từ phần mềm Sổ Bán Hàng
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Bảo vệ dữ liệu khách hàng khi phát hành hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là trách nhiệm và uy tín của doanh nghiệp. Bằng việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Sổ Bán Hàng, bạn có thể yên tâm phát hành hóa đơn an toàn, bảo mật, và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
