Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và yêu cầu ngày càng cao về việc quản lý thuế, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã quy định các chủ kinh doanh và hộ kinh doanh phải triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bắt đầu từ tháng 06/2025. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều chủ kinh doanh vẫn đang “loay hoay” về việc triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền sao cho nhanh chóng và hiệu quả.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cùng các chủ kinh doanh tìm hiểu chi tiết về những bước triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và tuân thủ quy định mới nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025
Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?
Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và yêu cầu về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Từ ngày 01/06/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở thành bắt buộc đối với nhiều nhóm đối tượng, bao gồm các hộ kinh doanh và cá nhân có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bao gồm các lĩnh vực như bán lẻ hàng hóa, dịch vụ ăn uống, khách sạn, nhà nghỉ, dịch vụ vận tải, v.v.
Nghị định này yêu cầu các doanh nghiệp và chủ kinh doanh sử dụng máy tính tiền để khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Mục tiêu của nghị định là nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu sai sót, đồng thời hỗ trợ công tác quản lý thuế hiệu quả hơn.
Lợi ích triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Không cần in hóa đơn giấy, giúp tiết kiệm chi phí và nhân sự, đồng thời quy trình thanh toán nhanh hơn, đặc biệt trong giờ cao điểm.
- Tăng cường tính chính xác: Giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu và tính toán, giúp quá trình bán hàng chính xác hơn.
- Quản lý và tra cứu dễ dàng: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tuyến, dễ dàng tra cứu và quản lý mà không lo thất lạc.
- Bảo mật thông tin: Thông tin hóa đơn được bảo mật an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh
Các bước triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền một cách chi tiết nhất
Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin và máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Để triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, chủ kinh doanh cần chuẩn bị hệ thống máy tính tiền hiện đại, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Thiết bị này phải đồng bộ với phần mềm bán hàng, có chức năng:
- Tính tiền và quản lý giao dịch
- Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã thuế
- Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo chuẩn và thời gian thực qua dịch vụ VAN
Việc này giúp đảm bảo hóa đơn hợp pháp, chính xác và tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 2: Lựa chọn phần mềm và thiết bị máy tính tiền đáp ứng quy chuẩn của Nghị định
Chủ kinh doanh cần chọn phần mềm hóa đơn điện tử và máy tính tiền phù hợp, đáp ứng tiêu chuẩn của cơ quan thuế. Các tiêu chí quan trọng khi chọn phần mềm và thiết bị bao gồm:
- Tích hợp dễ dàng với máy tính tiền, hỗ trợ khởi tạo, xuất hóa đơn và truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế
- Giao diện dễ sử dụng, giúp nhân viên thao tác chính xác
- Bảo mật cao, mã hóa và lưu trữ an toàn dữ liệu
- Hỗ trợ gửi hóa đơn qua email, SMS, Zalo,…
- Được cung cấp bởi tổ chức uy tín, có giấy phép hoạt động
Bước 3: Đăng ký, kết nối với cơ quan thuế và các bước kỹ thuật cần thiết
Sau khi chuẩn bị thiết bị và phần mềm, chủ kinh doanh cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế qua các bước:
- Điền mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP)trên Cổng TTĐT Tổng cục Thuế
- Nộp tờ khai và Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT
- Chờ cơ quan thuế phê duyệt và cấp quyền sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Thiết lập kết nối kỹ thuật giữa phần mềm máy tính tiền và hệ thống của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử (VAN)
Bước 4: Quy trình lập và gửi hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho khách hàng
Sau khi hoàn tất đăng ký và kết nối, chủ kinh doanh có thể lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy trình:
- Khởi tạo hóa đơn ngay khi giao dịch phát sinh
- Phần mềm tự động tạo mã cơ quan thuế, đảm bảo tính hợp pháp
- Gửi hóa đơn qua email, SMS hoặc Zalo cho khách hàng
- Đồng bộ dữ liệu lên hệ thống và truyền đến cơ quan thuế trong ngày
- Tra cứu và quản lý hóa đơn qua phần mềm hoặc cổng thông tin thuế
Bước 5: Đào tạo nhân viên sử dụng máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử
Chủ kinh doanh cần đào tạo nhân viên các nội dung sau:
- Sử dụng máy tính tiền để lập và xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình
- Gửi, lưu trữ hóa đơn và hỗ trợ khách hàng tra cứu
- Quản lý và xử lý tình huống như sai sót, hủy hoặc xuất lại hóa đơn
- Tuân thủ quy định bảo mật thông tin khách hàng và hóa đơn điện tử
Đào tạo giúp nhân viên làm việc hiệu quả, giảm sai sót và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Bước 6: Quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định
Chủ kinh doanh cần xây dựng quy trình quản lý hóa đơn điện tử như sau:
- Lưu trữ hóa đơn trên hệ thống phần mềm hoặc nền tảng điện tử bảo mật và dễ truy xuất
- Sao lưu định kỳ và đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố
- Sử dụng công cụ tra cứu trên cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc phần mềm để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
- Tuân thủ quy định lưu trữ hóa đơn ít nhất 10 năm
- Cập nhật kịp thời các thay đổi về quy định và phần mềm để luôn tuân thủ pháp luật.
>> Mời bạn xem thêm: Thuế giá trị gia tăng là gì? Cách tính thuế giá trị gia tăng mới nhất 2025
Các vấn đề thường gặp khi triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền và cách khắc phục
1. Gặp vấn đề về kết nối mạng và hệ thống
Để tránh gián đoạn khi triển khai, các chủ kinh doanh cần đảm bảo rằng hệ thống mạng của cửa hàng ổn định và phần mềm máy tính tiền được cài đặt đúng cách. Khi có sự cố về kết nối, hãy liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm.
2. Vấn đề về nhận diện và kiểm tra hoá đơn
Một số trường hợp có thể xảy ra khi hóa đơn điện tử bị sai thông tin hoặc không thể xác nhận. Trong trường hợp này, các chủ cửa hàng cần liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ.
3. Hướng dẫn xử lý tình huống khi bị lỗi hệ thống
Nếu phần mềm gặp sự cố hoặc không thể tạo hóa đơn điện tử, chủ cửa hàng cần biết cách khôi phục hệ thống và liên hệ với dịch vụ hỗ trợ để sửa chữa ngay lập tức. Việc đảm bảo phần mềm luôn được cập nhật và duy trì hoạt động ổn định là rất quan trọng.
>> Mời bạn xem thêm: Từ 100 đến 10.000 follower: Mở khoá bí kíp tăng follow Instagram cho chủ kinh doanh
Triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền chuyên nghiệp cùng Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng mang đến giải pháp máy tính tiền đơn giản – tiết kiệm – dễ dùng, được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh nhỏ, tiểu thương và người bán online.
Khi sử dụng máy tính tiền từ Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh có thể:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Vì sao hàng nghìn chủ kinh doanh chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử?
- Đăng ký nhanh chóng – Xử lý hiệu quả: Tạo và in hóa đơn chỉ trong vài bước, tiết kiệm thời gian so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào Sổ Bán Hàng, giảm thiểu tối đa sai sót trong việc nhập liệu và tính toán giá trị hóa đơn.
- Quản lý và tra cứu dễ dàng: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp tra cứu nhanh chóng và giảm rủi ro thất lạc.
- Bảo mật tối ưu: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp.
- Linh hoạt trong xuất hóa đơn: Cho phép xuất hóa đơn dưới nhiều định dạng theo yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
- Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo, giúp chủ kinh doanh theo dõi hoạt động kinh doanh từ doanh thu đến hàng tồn, tất cả trong một nền tảng duy nhất.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật mới)
Ưu đãi đặc biệt dành cho chủ kinh doanh khi sử dụng Sổ Bán Hàng
Khi đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay những ưu đãi hấp dẫn:
🎁 Miễn phí 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ
🎁 Tặng ngay 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí
Đừng bỏ lỡ cơ hội này! Đăng ký ngay hôm nay để tận dụng các ưu đãi và quản lý cửa hàng hiệu quả hơn với Sổ Bán Hàng!
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền cho hộ kinh doanh: Giải pháp “vượt ải” thuế thông minh từ 06/2025
Máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh chọn đúng, bán hàng chuẩn!
Hướng dẫn chi tiết mở cửa hàng điện nước – Kinh nghiệm & Chi phí
Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Kinh doanh nhỏ có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?