Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực vào 1/6/2025, Hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc biết cách Tra cứu hoá đơn điện tử là nhu cầu cấp thiết – không chỉ để kiểm tra tính hợp lệ, mà còn để tránh các rắc rối liên quan đến thuế và chứng từ kế toán.
Nếu chủ kinh doanh chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết này của Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước giúp tra cứu HĐĐT nhanh, chính xác, đúng quy định.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là chứng từ có mã xác thực do cơ quan thuế cấp, được tạo lập, gửi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử được xử lý qua hệ thống phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.
Lợi ích của hóa đơn điện tử:
- Không lo mất hóa đơn
- Dễ dàng tra cứu, đối chiếu
- Giảm chi phí in ấn và lưu trữ
- Hỗ trợ công tác kê khai và quyết toán thuế
Với những ưu điểm trên, việc tra cứu hóa đơn điện tử là việc cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng.
>> Mời bạn xem thêm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025
Ai cần tra cứu hoá đơn điện tử?
Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ là nhiệm vụ của kế toán hay doanh nghiệp lớn. Trên thực tế, bất kỳ ai có liên quan đến việc mua bán, thanh toán cũng nên thực hiện thao tác này thường xuyên để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong giao dịch. Dưới đây là 3 nhóm đối tượng đặc biệt cần quan tâm:
1. Người tiêu dùng cá nhân
Khi bạn mua hàng tại các cửa hàng hoặc doanh nghiệp có xuất hóa đơn, hãy dành vài phút để kiểm tra hóa đơn điện tử. Việc này giúp bạn:
- Xác minh hóa đơn có hợp lệ hay không?
- Tránh rủi ro từ những đơn vị sử dụng hóa đơn giả, sai lệch thông tin hoặc kê khai sai.
- Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng trong các trường hợp bảo hành, hoàn thuế hoặc khiếu nại.
2. Chủ hộ kinh doanh nhỏ, shop bán lẻ
Với những chủ quán, chủ shop tự vận hành, hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ – mà còn là công cụ giúp quản lý dòng tiền và chi phí hiệu quả hơn. Việc tra cứu hóa đơn thường xuyên giúp:
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào có hợp lệ không trước khi đưa vào sổ sách
- Đảm bảo đủ điều kiện để khấu trừ chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế
- Phát hiện kịp thời sai sót từ nhà cung cấp (mã số thuế, số tiền, ngày xuất…) để yêu cầu điều chỉnh kịp thời.
3. Nhân sự kế toán – tài chính:
Trong bộ phận kế toán, mỗi hóa đơn là một dữ liệu cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Việc tra cứu không chỉ giúp đối chiếu thông tin trước khi hạch toán mà còn đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế theo đúng quy định. Những lợi ích cụ thể hơn như:
- Quản lý chặt chẽ hóa đơn đầu vào – đầu ra, tránh nhầm lẫn hay thất lạc
- Đảm bảo toàn bộ hóa đơn có mã xác thực hợp lệ, tránh bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế chính xác, minh bạch
Đặc biệt, đối với doanh nghiệp nhỏ chưa có phần mềm quản lý hóa đơn chuyên biệt, việc tra cứu thủ công nhưng đúng cách là việc nên thực hiện đều đặn để tránh rủi ro về sau.
>> Mời bạn xem thêm:
Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?
Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)
Các cách tra cứu hoá đơn điện tử chính xác nhất
Việc tra cứu hóa đơn điện tử không hề phức tạp – miễn là bạn làm đúng cách. Dưới đây là những phương pháp tra cứu phổ biến, chính xác và được cập nhật mới nhất theo quy định.
1. Tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
(Dùng cho cả người mua, người bán, và các bên muốn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn mà không cần đăng nhập.)
Bước 1: Truy cập vào trang tra cứu hoá đơn: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Chọn “Tra cứu theo MST người bán”.
Bước 3: Nhập:
- Mã số thuế người bán (10 hoặc 13 số).
- Mẫu số – Ký hiệu (in ngay trên HĐĐT).
- Số hóa đơn (chính xác từng ký tự).
- Mã xác thực (nếu hóa đơn đã kích hoạt).
- Mã Captcha (nếu bị yêu cầu).
Bước 4: Nhấn Tra cứu, chờ tối đa 5s để hệ thống phản hồi.
Nếu gặp lỗi “Không tìm thấy”, kiểm tra lại thông tin hoặc gọi tổng đài GDT: 1900 3451.
Mẹo:
- Sử dụng nút “Tra cứu hàng loạt” với file CSV (nếu doanh nghiệp có số lượng HĐ lớn).
- Lưu sẵn file template CSV do Tổng cục Thuế cung cấp để tiết kiệm thời gian
Tra cứu hoá đơn điện tử trên Hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế
(Áp dụng cho doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Bước 1: Truy cập vào hệ thống Hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn và Đăng nhập bằng tài khoản được cơ quan Thuế cấp khi đăng ký sử dụng HĐĐT.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, tại giao diện chính, chọn menu “Tra cứu”, sau đó nhấp tiếp vào mục “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Tại đây, bạn có thể lựa chọn tra cứu:
- Hóa đơn bán ra
- Hóa đơn mua vào
Điền đầy đủ các thông tin sau để tra cứu chính xác:
- Mã số thuế của bên bán
- Loại hóa đơn (ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng)
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm”, hệ thống sẽ trả về danh sách hóa đơn phù hợp.
Tra cứu qua phần mềm của nhà cung cấp
Ngoài việc tra cứu hóa đơn trên Cổng Thông Tin của Tổng cục Thuế, người dùng – đặc biệt là doanh nghiệp và hộ kinh doanh – còn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử ngay tại hệ thống quản lý của đơn vị phát hành hóa đơn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp uy tín triển khai như:
- VNPT Invoice
- FPT eInvoice
- Hilo Invoice
- Viettel Invoice
Ưu điểm nổi bật khi tra cứu qua phần mềm nhà cung cấp:
- Giao diện dễ dùng
- Có thể tải bản PDF hoặc XML của hóa đơn
- Lưu trữ lịch sử hóa đơn đã tra cứu
Những lưu ý khi tra cứu hoá đơn điện tử
Tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu bất cẩn một bước nhỏ, bạn có thể gặp rắc rối không đáng có. Để đảm bảo tra cứu thành công và đúng quy định, bạn nên ghi nhớ một vài điểm sau:
- Nhập đúng, đủ và chính xác thông tin: Hóa đơn điện tử yêu cầu tra cứu theo mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn… chỉ cần sai một ký tự là hệ thống có thể không hiển thị kết quả.
- Chỉ truy cập các cổng tra cứu chính thức: Hãy đảm bảo bạn đang sử dụng đúng website của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm nhà cung cấp uy tín. Tránh các đường link lạ có thể chứa mã độc hoặc lừa đảo.
- Lưu lại hóa đơn sau khi tra cứu: Dù là ảnh chụp màn hình, file PDF hay in ra giấy, việc lưu trữ sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra lại khi cần đối chiếu, đặc biệt trong quá trình quyết toán thuế hoặc bảo hành sản phẩm.
- Bảo mật mã tra cứu và thông tin hóa đơn: Không chia sẻ mã tra cứu, file hóa đơn cho người không liên quan. Điều này giúp tránh rủi ro bị khai thác trái phép thông tin doanh nghiệp.
Giải pháp tích hợp hoá đơn điện tử từ máy tính tiền trên ứng dụng Sổ Bán Hàng – Tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng
Để việc tra cứu hóa đơn điện tử diễn ra thuận tiện, chính xác và đảm bảo đúng quy định pháp lý, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử là lựa chọn thông minh cho các cửa hàng, hộ kinh doanh nhỏ và doanh nghiệp vừa.
Sổ Bán Hàng – Hỗ trợ quản lý bán hàng thông minh mà còn tích hợp tra cứu, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo chuẩn quy định.
Khi sử dụng Sổ Bán Hàng, bạn có thể:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Đặc biệt, khi lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử từ VNPT, tích hợp trực tiếp trong phần mềm Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực trong việc tra cứu và quản lý hóa đơn:
- Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Kết nối nhanh với hệ thống VNPT chỉ trong vài bước, hỗ trợ khởi tạo và tra cứu hóa đơn thuận tiện hơn rất nhiều so với quy trình thủ công.
- Tính chính xác cao: Dữ liệu hóa đơn đồng bộ ngay khi phát hành, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo thông tin đầu ra đúng chuẩn quy định.
- Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung ngay trong phần mềm, giúp bạn dễ dàng tra cứu, đối chiếu hoặc xuất bản sao khi cần.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Thông tin khách hàng và hóa đơn đều được mã hóa, đảm bảo an toàn và ngăn chặn các rủi ro rò rỉ dữ liệu.
- Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Có thể xuất hóa đơn sang PDF, XML hoặc các định dạng yêu cầu để gửi khách, gửi thuế hoặc lưu trữ nội bộ.
- Tích hợp toàn diện: Phối hợp chặt chẽ với các chức năng bán hàng, tồn kho, doanh thu giúp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh chỉ trên một phần mềm.
Ưu đãi đặc quyền dành riêng cho chủ doanh nghiệp sử dụng Sổ Bán Hàng
Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng – nhận ngay ưu đãi cực kỳ hấp dẫn khi đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên:
✨ Tặng trọn gói phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000 VND
✨ Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí đầu tiên giúp bạn khởi động thuận lợi
Dù bạn bán hàng online hay mở quán nhỏ, tra cứu hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp kiểm tra giao dịch rõ ràng, tránh rủi ro thuế theo quy định mới nhất từ cơ quan Thuế.
>>Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Phần mềm máy tính tiền cho điện thoại: In bill và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi