Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32
Nhiều chủ kinh doanh từng rơi vào cảnh hoang mang: hóa đơn mình xuất ra liệu có đúng chuẩn? Hóa đơn nhận từ đối tác có hợp lệ không? Đến khi cần đối chiếu kế toán, hoàn thuế hay giải trình với cơ quan thuế thì lại không biết tra cứu ở đâu, bắt đầu từ đâu. Sau khi Thông tư 32 chính thức có hiệu lực, quy định về hóa đơn điện tử GOV trở nên nghiêm ngặt hơn, khiến không ít chủ kinh doanh loay hoay với chính những tờ hóa đơn mình đang sử dụng mỗi ngày.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV (Tổng cục Thuế Việt Nam) dễ dàng và chuẩn Thông tư 32 hiện nay.
>> Mời bạn xem thêm:
Thuế khoán và thuế kê khai: Phân biệt chi tiết cho chủ kinh doanh
Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng
So sánh Thông tư 78 và Thông tư 32 về hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
Hóa đơn điện tử GOV là gì?
Hóa đơn điện tử GOV (hoặc hóa đơn điện tử trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn) là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, xử lý và lưu trữ hoàn toàn trên nền tảng điện tử do Tổng cục Thuế Việt Nam (GDT) quản lý và vận hành. Đây là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy truyền thống, có đầy đủ giá trị pháp lý và được ký bằng chữ ký số, giúp doanh nghiệp và người nộp thuế dễ dàng tạo, gửi, nhận và tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật.
Cụ thể:
- Hóa đơn được phát hành qua hệ thống chính thức của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn, nơi doanh nghiệp có thể đăng nhập để lập, phát hành và tra cứu hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử GOV có mã xác thực do cơ quan thuế cấp, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Người dùng có thể tra cứu thông tin hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ, tình trạng phát hành và mã số thuế của bên bán hoặc bên mua ngay trên hệ thống này.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử GOV giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, giảm thiểu rủi ro sai sót và thuận tiện trong việc quản lý, kê khai thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Bán hàng trên Facebook và tại cửa hàng: Cách tính thuế thế nào cho đúng?
Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32?
Thông tư 32/2022/TT-BTC là văn bản pháp lý quan trọng quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi hoạt động mua bán, đặc biệt với cơ quan nhà nước và đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn cơ quan Thuế. Việc tra cứu đúng cách giúp:
- Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp
- Phòng tránh hóa đơn giả, sai thông tin
- Dễ dàng đối chiếu, hoàn thuế, lưu trữ
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cho quán trà sữa: Bộ thiết bị chuẩn cần có 2025
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32
Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (có dấu * màu đỏ), gồm: mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn.”
Lưu ý: Khi điền ký hiệu hóa đơn, hãy bỏ ký tự số ở đầu chuỗi. Ví dụ: 1C22TYY → C22TYY. Đồng thời, cần điền đầy đủ thông tin về tổng tiền thanh toán
Bước 3: Nhập Mã captcha và nhấn “Tìm kiếm”
Bước 4: Kiểm tra kết quả hiển thị để xác nhận thông tin hóa đơn điện tử đã nhập.
Tại bước này, chủ kinh doanh cần lưu ý rằng:
- Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái ‘Đã cấp mã hóa đơn’ (như minh họa ở hình trên).
- Ngược lại, nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc sai thông tin, hệ thống sẽ báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.
>> Mời bạn xem thêm: So sánh 4 dòng máy tính tiền bằng thẻ đáng mua nhất hiện nay
Những lưu ý quan trọng khi kiểm tra hóa đơn điện tử
- Kiểm tra cả file PDF và XML: PDF chỉ là bản thể hiện để xem nội dung, còn XML mới là định dạng gốc có giá trị pháp lý và phục vụ tra cứu, đối chiếu.
- Cảnh giác với hóa đơn gửi từ email lạ: Không mở hoặc sử dụng hóa đơn điện tử được gửi từ địa chỉ email không xác định hoặc thiếu mã xác thực từ cơ quan thuế.
- Đối chiếu kỹ nội dung hóa đơn: Hãy đảm bảo thông tin trên hóa đơn khớp với hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc phiếu giao hàng để tránh sai lệch và tranh chấp sau này.
- Lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống trong thời gian quy định để phục vụ kiểm toán hoặc thanh tra thuế khi cần.
- Đối soát định kỳ hàng tháng: Tạo thói quen kiểm tra và đối chiếu hóa đơn thường xuyên theo chu kỳ (tốt nhất là hàng tháng) để phát hiện sớm sai sót, xử lý kịp thời.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh và cá thể kinh doanh khác nhau như thế nào? Phân biệt chi tiết và dễ hiểu!
Các lỗi thường gặp khi tra cứu hóa đơn điện tử GOV và cách xử lý
1. Nhập sai mã số thuế
Biểu hiện: Hệ thống báo không tìm thấy hóa đơn, hoặc hiển thị sai đơn vị phát hành.
Cách xử lý:
- Kiểm tra lại mã số thuế được in trên hóa đơn gốc hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị phát hành.
- Tránh nhầm lẫn giữa mã số thuế cá nhân và doanh nghiệp, hoặc điền thiếu dấu chấm/phẩy/ký tự.
- Nếu không chắc chắn, có thể tra cứu mã số thuế trên trang thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
2. Mã tra cứu không tồn tại
Biểu hiện: Nhập mã nhưng hệ thống báo lỗi “Không tìm thấy hóa đơn” hoặc “Mã không hợp lệ”.
Cách xử lý:
- Kiểm tra độ chính xác của mã tra cứu (viết hoa, không có khoảng trắng, đúng thứ tự ký tự).
- Mã tra cứu thường gồm chuỗi ký tự riêng biệt được cấp bởi hệ thống Tổng cục Thuế khi hóa đơn được ký số.
- Nếu mã vẫn không hợp lệ, liên hệ đơn vị phát hành hóa đơn (bên bán hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử) để xác minh lại và xin cấp lại mã đúng.
4. Trang web báo lỗi, không tải được, hoặc load chậm
Biểu hiện: Không truy cập được trang hoadondientu.gdt.gov.vn, hoặc truy cập chậm, trang đứng hình.
Cách xử lý:
- Đợi khoảng 10–15 phút rồi truy cập lại vào giờ thấp điểm (ngoài giờ hành chính).
- Kiểm tra lại kết nối Internet hoặc đổi trình duyệt khác (nên dùng Google Chrome hoặc Edge).
- Tránh thao tác vào lúc hệ thống bị nghẽn, như các ngày cuối tháng/quý (thời điểm quyết toán, khai báo nhiều).
5. Hóa đơn không hiển thị đầy đủ thông tin
Biểu hiện: Hóa đơn tra cứu được nhưng thiếu nội dung như: số tiền, tên hàng hóa, mã số thuế, chữ ký số…
Cách xử lý:
- Xác nhận xem hóa đơn đã được ký số thành công hay chưa. Hóa đơn chưa ký số sẽ không thể tra cứu đầy đủ.
- Yêu cầu bên phát hành hóa đơn gửi lại phiên bản đã hoàn thiện và có ký số đầy đủ.
- Kiểm tra file XML thay vì chỉ dựa vào bản PDF, vì XML là bản gốc chứa đầy đủ dữ liệu pháp lý.
6. Không tải được file hóa đơn (PDF/XML)
Biểu hiện: Nhấn vào liên kết tải hóa đơn nhưng không mở được hoặc báo lỗi.
Cách xử lý:
- Thử đổi sang trình duyệt khác hoặc xóa bộ nhớ cache của trình duyệt hiện tại.
- Kiểm tra phần mềm máy tính có hỗ trợ mở file PDF/XML (nên cài sẵn Adobe Reader và Notepad++ hoặc phần mềm XML Viewer).
- Nếu vẫn không tải được, yêu cầu bên phát hành gửi lại hóa đơn qua email chính thức.
>> Mời bạn xem thêm: Máy order cảm ứng 2025: Báo giá, tính năng và cách triển khai hiệu quả
Từ đơn hàng đến hóa đơn điện tử – Nhanh chóng, chuẩn xác với Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm:
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí đăng ký chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Làm sao truy xuất thuế theo đúng quy định? Cách truy xuất chứng từ và thuế TNCN đã nộp mới nhất 2025
Cài phần mềm thuế như thế nào? Hướng dẫn cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.3.6 mới nhất
Máy tính tiền quán nhậu: Chi tiết bộ thiết bị chuẩn cho quán ăn