Hướng dẫn chi tiết cách tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh

Việc tạo hóa đơn bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mỗi hộ kinh doanh. Một hóa đơn hợp pháp không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người mua, người bán mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, tránh các rủi ro về thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết về việc tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh, từ các yêu cầu cơ bản đến lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

>> Mời bạn xem thêm:

Hướng dẫn bán hàng trên Amazon chi tiết, siêu dễ cho người mới bắt đầu

Top 10 mặt hàng bán chạy nhất hiện nay cho kinh doanh online hiệu quả

[Recap] Webinar 2026: Thay đổi chính sách, hiểu và tối ưu thuế cho hình thức Hộ kinh doanh

Hướng dẫn tự chạy quảng cáo Facebook giúp tăng đơn cho người mới

Tầm quan trọng của việc tạo hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là một chứng từ pháp lý do người bán lập để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ với người mua. Đây cũng là căn cứ để tính thuế và ghi nhận các khoản chi phí trong hoạt động kinh doanh.

Lý do tại sao hộ kinh doanh cần phải tạo hóa đơn?

• Bảo vệ quyền lợi của người bán và người mua: Hóa đơn giúp xác nhận giá trị giao dịch và các điều khoản của hợp đồng mua bán, bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Theo quy định của pháp luật, hộ kinh doanh bắt buộc phải phát hành hóa đơn cho các giao dịch bán hàng. Việc không phát hành hóa đơn có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
• Đảm bảo tính minh bạch: Việc có hóa đơn giúp cả người mua và người bán đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong việc quản lý thuế và tài chính.

Các yêu cầu cơ bản khi tạo hóa đơn bán hàng

Các thông tin cần có trong hóa đơn

Để hóa đơn bán hàng hợp lệ, bạn cần đảm bảo rằng các thông tin sau được ghi đầy đủ và chính xác:

• Tên và địa chỉ của hộ kinh doanh
• Thông tin khách hàng: Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng (nếu có).
• Mô tả sản phẩm, dịch vụ và số lượng: Phải liệt kê rõ ràng các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được bán.
• Giá trị thanh toán và thuế GTGT
• Ngày phát hành hóa đơn

Các loại hóa đơn phổ biến

• Hóa đơn giấy: Hóa đơn giấy là loại hóa đơn truyền thống, được lập và lưu giữ trên giấy, sử dụng khi không có phần mềm hóa đơn điện tử hoặc trong các trường hợp đặc biệt. Hóa đơn giấy có thể có nhiều liên, ký tay và đóng dấu đỏ để xác nhận.
• Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được phát hành, ký số, lưu trữ và truyền tải dưới dạng dữ liệu điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí in ấn. Đồng thời đảm bảo an toàn, dễ tra cứu và quản lý hơn hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử không có liên như hóa đơn giấy và có ký hiệu riêng kết thúc bằng chữ “E”
• Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán lẻ:
  • Hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) áp dụng cho các giao dịch có thuế GTGT, dùng để kê khai thuế, có thể khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hóa đơn bán lẻ thường không có thuế GTGT hoặc áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ không chịu thuế GTGT. Đây là hóa đơn đơn giản hơn, thường dùng cho các giao dịch bán lẻ nhỏ lẻ, không kê khai thuế GTGT.

Các bước tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh

Chuẩn bị và xác định thông tin cần thiết

• Xác định loại hóa đơn: Phân biệt hóa đơn bán hàng (chỉ có chữ ký người bán) và hóa đơn GTGT (có thuế suất và tiền thuế).
• Thu thập thông tin:
  • Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp bạn.
  • Người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng.
  • Hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Kiểm tra quy định: Đảm bảo các thông tin được nhập vào hóa đơn tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là đối với hộ kinh doanh đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Các bước tạo hóa đơn

• Cách 1: Sử dụng Microsoft Word (cho hóa đơn giấy hoặc mẫu cơ bản)
  • Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Word trên máy tính.
  • Bước 2: Tìm và chọn một mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu của bạn (thường có sẵn trong mục “New” hoặc “Invoice”).
  • Bước 3: Sửa đổi và điền đầy đủ các thông tin cần thiết như đã chuẩn bị ở trên vào mẫu hóa đơn.
  • Bước 4: Chọn “Save” để lưu lại mẫu hóa đơn bạn vừa chỉnh sửa.

• Cách 2: Sử dụng Phần mềm hóa đơn điện tử
  • Bước 1: Truy cập vào trang web hoặc ứng dụng của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sử dụng.
  • Bước 2: Chọn chức năng quản lý hóa đơn, hóa đơn điện tử.
  • Bước 3: Chọn “Khởi tạo mẫu” hoặc “Thêm mới” để tạo một mẫu hóa đơn mới.
  • Bước 4: Thiết lập và điền thông tin:
    • Chọn loại hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT.
    • Chọn khổ giấy phù hợp (A4, A5).
    • Nhập đầy đủ thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu của phần mềm.
  • Bước 5: Hoàn tất các bước theo hướng dẫn của phần mềm để có được hóa đơn hoàn chỉnh.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh

• Tiết kiệm thời gian và chi phí Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp tự động hóa quá trình tạo hóa đơn, từ đó giảm thiểu công sức và chi phí in ấn. Hộ kinh doanh không cần phải lo lắng về việc in hóa đơn giấy hay lưu trữ hóa đơn thủ công.
• Tuân thủ pháp luật Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh dễ dàng tuân thủ quy định của cơ quan thuế, giảm thiểu rủi ro bị phạt về thuế và các vi phạm hành chính.
• Quản lý dễ dàng và hiệu quả Hệ thống phần mềm giúp bạn quản lý hóa đơn và báo cáo tài chính một cách dễ dàng và hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

Những lưu ý khi tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh

Lưu ý về thuế GTGT và các khoản phí liên quan

• Hộ kinh doanh cần hiểu rõ về thuế GTGT, đặc biệt giữa thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào để tính toán chính xác khoản thuế trên hóa đơn.
• Thuế GTGT được tính theo tỷ lệ phần trăm (%) trên giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ nếu thuộc diện chịu thuế GTGT. Chủ hộ phải kiểm tra sản phẩm, dịch vụ của mình có chịu thuế GTGT hay không để lập hóa đơn đúng quy định.

Kiểm soát hóa đơn đúng quy định

• Hộ kinh doanh cần kiểm soát, kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi xuất, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (nếu có), cũng như thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ.
• Theo quy định mới, từ 1/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm hoặc thuộc nhóm lĩnh vực bán lẻ, vận tải, dịch vụ ăn uống… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từng lần phát sinh.
• Ngoài thuế GTGT, hộ kinh doanh phải nộp đầy đủ các loại thuế và phí phát sinh theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Việc tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn giúp tăng cường quản lý tài chính và thuế cho doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.