Hướng dẫn chủ kinh doanh tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn trên Petrolimex

Khi mua xăng dầu phục vụ cho hoạt động kinh doanh, chủ kinh doanh có thể đã nhận được hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử kèm theo thông tin như số hóa đơn, ký hiệu, mã số thuế bên bán,… Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chủ kinh doanh chỉ còn giữ lại một phần thông tin, ví dụ như số hóa đơn và cần kiểm tra lại để phục vụ việc kê khai chi phí, làm báo cáo thuế hoặc đối soát sổ sách, nhưng lại không biết bắt đầu tra cứu ở đâu, gây ảnh hưởng đến thủ tục Thuế.

Ngay trong bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chủ kinh doanh cách tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn nhanh chóng.

>> Mời bạn xem thêm:

7 Bước tra cứu hóa đơn mua vào cho chủ kinh doanh quản lý và vận hành dễ dàng

Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Số hóa đơn là gì? Quy định về mẫu số và ký hiệu HĐĐT mới nhất cho hộ kinh doanh

Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay

Chi tiết cách tra cứu hóa đơn hợp lệ với từng loại hóa đơn

Tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn là gì?

Tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn là thao tác kiểm tra thông tin hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua xăng dầu) thông qua số hóa đơn và các thông tin liên quan như mẫu số, ký hiệu, mã số thuế bên bán,… trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử.

Mục đích của việc tra cứu là để xác minh hóa đơn có được phát hành hợp lệ không, có đúng với quy định về hóa đơn điện tử hay không. Đây là cơ sở quan trọng để đảm bảo rằng khoản chi phí mua xăng được hạch toán đúng và có thể kê khai thuế một cách hợp pháp.

Việc tra cứu này đặc biệt cần thiết khi chủ kinh doanh chỉ còn giữ lại số hóa đơn, hoặc cần kiểm tra lại thông tin mà không có file hóa đơn điện tử đi kèm. Thao tác này giúp chủ kinh doanh nhanh chóng kiểm chứng tính xác thực của hóa đơn, tránh sử dụng hóa đơn sai, hóa đơn giả hoặc hóa đơn không có giá trị pháp lý.

>> Mời bạn xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70 cho hộ kinh doanh

Vì sao cần tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn?

1. Xác minh hóa đơn có hợp lệ, đúng mẫu, đúng quy định của Tổng cục Thuế hay không

Khi nhận được hóa đơn xăng dầu, chủ kinh doanh cần kiểm tra xem hóa đơn có thực sự được phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử hợp pháp không. Việc tra cứu giúp xác thực tính pháp lý của hóa đơn, đảm bảo không bị làm giả hoặc xuất sai định dạng. Đây là bước quan trọng để tránh bị từ chối khi kê khai thuế.

2. Đảm bảo khoản chi mua xăng dầu được ghi nhận chính xác, đủ điều kiện tính vào chi phí hợp lý

Chỉ những hóa đơn hợp lệ và tra cứu được trên hệ thống Tổng cục Thuế mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu sử dụng hóa đơn không xác minh được, chi phí đó có thể bị loại khỏi báo cáo tài chính. Việc tra cứu giúp đảm bảo quyền lợi thuế và ghi nhận chi phí đúng quy định.

3. Hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế do sai lệch thông tin hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Trong các kỳ thanh tra, quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào. Nếu phát hiện hóa đơn bị sai mã số thuế, sai ký hiệu, không tồn tại trên hệ thống, khoản chi sẽ bị loại. Việc chủ động tra cứu từ đầu sẽ giúp chủ kinh doanh tránh các khoản truy thu và xử phạt không đáng có.

>> Mời bạn xem thêm: 3 Bước nhận hóa đơn điện tử online trên Shopee – Chủ kinh doanh cần biết ngay!

Nội dung trên hóa đơn điện tử dịch vụ cung cấp xăng dầu

Theo Khoản 1, Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể bao gồm:

Đối với ngành kinh doanh xăng dầu, hóa đơn điện tử vẫn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định chung của pháp luật. Tuy nhiên, khi người mua là cá nhân không kinh doanh, một số thông tin trên hóa đơn được phép lược bỏ theo quy định tại Điểm c, Khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cụ thể, các nội dung có thể được bỏ trống bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: không bắt buộc thể hiện khi đối tượng mua là cá nhân tiêu dùng cuối.
• Thông tin người mua như họ tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký điện tử: được phép không ghi nếu người mua không yêu cầu xuất chi tiết.
• Chữ ký số của người bán và thuế suất GTGT: trong một số tình huống đơn giản hóa, các nội dung này có thể không cần thể hiện trên hóa đơn.

Mặc dù vậy, để đảm bảo hóa đơn vẫn hợp lệ và minh bạch, các thông tin cơ bản như tên hàng hóa (xăng/dầu), số lượng, đơn giá, thành tiền,… vẫn bắt buộc phải thể hiện rõ ràng trên hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Cách kiếm tiền trên TikTok: 7 hình thức phổ biến và hiệu quả nhất 2025

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử xăng dầu

Theo quy định tại Điểm i, Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:

Như quy định tại Điểm i, Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn điện tử trong hoạt động bán lẻ xăng dầu là ngay tại thời điểm kết thúc việc bán hàng cho từng giao dịch.

Một số điểm cần lưu ý như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn phải được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm (dương lịch). Đây là mốc thời gian ghi nhận chính thức giao dịch phát sinh.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký lên hóa đơn điện tử, cũng được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm (dương lịch).
• Trong trường hợp thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế sẽ căn cứ theo thời điểm lập hóa đơn, không phải thời điểm ký số.

Bên cạnh đó, người bán có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng quy định, đảm bảo khả năng tra cứu và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

Lưu ý: Những quy định này áp dụng cho cả khách hàng cá nhân không kinh doanh và cá nhân kinh doanh – không có ngoại lệ về thời điểm xuất hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh

Tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn trên cổng thông tin Petrolimex

Bước 1: Truy cập website của Petrolimex tại đây.

Bước 2: Chọn chức năng “Tra cứu theo thông tin ” trên thanh công cụ tại Website

Bước 3: Chủ kinh doanh nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn, bao gồm: mã số thuế đơn vị xuất bán; mẫu số hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn

Bước 4: Chủ kinh doanh nhập “Mã xác thực” và tích chọn “Tìm kiếm”

Bước 5: Chủ kinh doanh tích chọn “Xem” trên dòng thông tin hiển thị về hóa đơn

Bước 6: Xem và in hóa đơn (nếu cần)

>> Mời bạn xem thêm: Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Một số lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn

1. Hóa đơn xăng dầu thường được phát hành thông qua máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của từng cửa hàng

Tùy vào quy mô và phương thức quản lý, mỗi đơn vị bán xăng dầu có thể sử dụng hệ thống phát hành hóa đơn khác nhau. Một số dùng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp ký số tự động, trong khi một số khác sử dụng máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Vì vậy, định dạng và cách lưu trữ hóa đơn có thể không hoàn toàn giống nhau giữa các bên bán.

2. Không phải hóa đơn nào cũng được gửi lên hệ thống Tổng cục Thuế ngay sau khi phát hành.

Trong một số trường hợp, nhất là với hệ thống máy tính tiền, dữ liệu hóa đơn có thể được chuyển theo lô định kỳ trong ngày, hoặc gửi trễ nếu gặp sự cố kỹ thuật. Điều này có thể khiến chủ kinh doanh chưa tra cứu được ngay sau khi nhận hóa đơn, dù hóa đơn đó vẫn hợp lệ. Do đó, nếu không tìm thấy thông tin tra cứu, nên kiểm tra lại sau một khoảng thời gian ngắn hoặc liên hệ bên bán để xác minh.

3. Nếu hóa đơn được in từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, việc tra cứu sẽ theo cơ chế khác so với hóa đơn điện tử thông thường.

Thông tin tra cứu có thể không hiển thị đầy đủ trên Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế như với hóa đơn có mã. Trong trường hợp này, chủ kinh doanh nên sử dụng đường dẫn tra cứu riêng mà nhà cung cấp hóa đơn (thường là cửa hàng xăng dầu hoặc hệ thống quản lý) cung cấp, hoặc truy cập qua mã QR được in trực tiếp trên hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Tri ân khách hàng: 4 Bí quyết giữ chân người mua hiệu quả nhất

Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn Thông tư 32 cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn là bước quan trọng giúp chủ kinh doanh xác minh tính hợp lệ của chứng từ, nhằm đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng quy định và tránh rủi ro khi kê khai thuế. Chủ kinh doanh thực hiện đúng quy trình tra cứu không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính hộ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm:

Top 5 app bán hàng online chuyên nghiệp, tốt nhất 2025

7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ

Hóa đơn ăn uống: Quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần biết!