Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng thông thường cho chủ kinh doanh

Rất nhiều chủ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường mỗi ngày để ghi nhận đơn hàng, thu chi, hoặc gửi cho khách làm căn cứ xác nhận giao dịch. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít chủ kinh doanh vẫn ghi sai thông tin, thiếu sót dòng bắt buộc, hoặc sử dụng mẫu không hợp lệ, dẫn đến khó kiểm tra, đối chiếu, thậm chí gây mất uy tín với khách hàng.

Vì vậy, dù hóa đơn bán hàng là hình thức đơn giản, không bắt buộc như hóa đơn điện tử, chủ kinh doanh vẫn cần nắm rõ cách tạo hóa đơn đúng chuẩn để quản lý hiệu quả và thể hiện sự chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập và viết hóa đơn bán hàng thông thường chính xác cho hộ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: 

Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Tải mẫu hóa đơn bán hàng Excel mới nhất cho hộ kinh doanh

7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ

100+ STT tương tác: Bí quyết tăng like, comment và đơn hàng hiệu quả

Ngày tốt khai trương mở hàng tháng 8 năm 2025

Hóa đơn bán hàng thông thường là gì?

Hóa đơn bán hàng thông thường, còn được gọi là hóa đơn trực tiếp, là loại hóa đơn do chi cục Thuế phát hành cho cá nhân, hộ kinh doanh hoặc tổ chức kê khai và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Ngoài ra, loại hóa đơn này cũng có thể được cấp lẻ cho các cá nhân không kinh doanh hoặc kinh doanh không thường xuyên khi phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh

Khi nào được lập hóa đơn bán hàng

Chủ kinh doanh được lập hóa đơn bán hàng khi việc chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua đã hoàn tất, không phát sinh tranh chấp, và giao dịch được xác nhận là hợp lệ. Đây là thời điểm ghi nhận doanh thu theo đúng quy định.

Trường hợp người mua không yêu cầu lấy hóa đơn tài chính, người bán vẫn phải lập hóa đơn bán hàng để ghi nhận giao dịch. Nếu không có thông tin cụ thể của người mua, có thể ghi tại ô “Tên người mua” là “Khách lẻ không lấy hóa đơn”.

Đối với các giao dịch bán lẻ không lấy hóa đơn phát sinh trong cùng một ngày, người bán được phép lập một bảng kê chi tiết kèm theo. Trên tờ hóa đơn, phần “Tên hàng hóa, dịch vụ” cần ghi nội dung mang tính chất tổng quát, phản ánh đúng đặc điểm hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.

Việc lập hóa đơn đầy đủ, đúng thời điểm không chỉ phục vụ công tác kế toán mà còn là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu doanh thu của doanh nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm: 7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ

Đối tượng được sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp

Tương tự như các loại hóa đơn khác, việc sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp (hay còn gọi là hóa đơn thông thường) chỉ áp dụng đối với một số đối tượng cụ thể theo quy định của pháp luật. Cụ thể, các đối tượng được phép sử dụng hóa đơn này bao gồm:

Tổ chức kinh doanh không phải là doanh nghiệp, bao gồm:

• Nhà thầu nước ngoài
• Hợp tác xã
• Ban quản lý dự án

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh mới thành lập, chưa đủ điều kiện hoặc chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, tức là tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.

Hộ kinh doanh có rủi ro cao về thuế theo đánh giá của cơ quan thuế, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in thay vì hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh đã từng vi phạm về sử dụng hóa đơn, bao gồm các trường hợp trốn thuế, gian lận thuế và đã bị xử phạt vi phạm hành chính, buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn đặt in hoặc tự in theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Việc xác định đúng đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp là cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, tránh các sai phạm trong quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 app bán hàng online chuyên nghiệp, tốt nhất 2025

Hướng dẫn ghi thông tin trên hóa đơn bán hàng thông thường

1. Chỉ tiêu “Ngày… tháng… năm”

• Đây là ngày lập hóa đơn.
• Ngày ghi trên hóa đơn phải cùng ngày hoặc sau ngày ký hợp đồng (nếu có).
• Cách xác định ngày lập cụ thể theo loại hoạt động:
  • Bán hàng hóa: Là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
  • Cung cấp dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
  • Hoạt động xây dựng: Là ngày nghiệm thu và bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.

2. Thông tin người bán

• Đơn vị bán hàng: Ghi đúng tên công ty hoặc hộ kinh doanh theo đăng ký.
• Mã số thuế: Ghi mã số thuế của đơn vị bán hàng.
• Địa chỉ: Ghi đúng địa chỉ đăng ký kinh doanh của người bán.
• Điện thoại/Fax: Ghi số điện thoại và số fax (nếu có).
• Số tài khoản: Ghi số tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế (mẫu 08). Nếu không có thì có thể để trống.

3. Thông tin người mua

• Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ tên cá nhân mua hàng. Nếu không có thông tin, có thể để trống.
• Tên đơn vị: Ghi đúng tên công ty mua hàng (nếu có). Lưu ý: Không được nhầm lẫn giữa tên người mua và tên đơn vị.
• Địa chỉ: Ghi đúng địa chỉ doanh nghiệp người mua. Có thể viết tắt một số từ phổ biến như:
  • “Phường” thành “P.”, “Thành phố” thành “TP.”
  • “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “Việt Nam” thành “VN”, v.v.
  • Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố nhận diện như số nhà, tên đường, phường, quận, thành phố và trùng khớp với địa chỉ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
• Mã số thuế: Ghi đúng mã số thuế của người mua. Có thể tra cứu trước trên website của cơ quan thuế để tránh sai sót.
• Hình thức thanh toán: Ghi rõ “Tiền mặt” hoặc “Chuyển khoản”. Nếu chưa xác định, có thể ghi “TM/CK”.
• Số tài khoản người mua: Không bắt buộc phải ghi. Nếu có và cần đối chiếu giao dịch, có thể điền thêm.

Lưu ý: Từ 01/07/2025, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNCN.

4. Cách ghi thông tin hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn bán hàng

Khi lập hóa đơn bán hàng, người lập cần ghi đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, cụ thể như sau:

Số thứ tự

• Đánh số theo thứ tự lần lượt (1, 2, 3,…) tương ứng với từng dòng hàng hóa, dịch vụ.
• Sắp xếp theo thứ tự xuất hiện trong hợp đồng hoặc phiếu xuất kho.

Tên hàng hóa, dịch vụ

• Ghi rõ ràng, cụ thể tên từng loại hàng hóa hoặc dịch vụ được bán.
• Tránh viết tắt gây khó hiểu hoặc không đúng với hợp đồng.

Đơn vị tính

• Ghi đơn vị đo lường phù hợp với từng mặt hàng như: chiếc, cái, bộ, kg, m, lít,…

Số lượng và đơn giá

• Ghi đúng số lượng đã giao và đơn giá bán chưa có thuế GTGT.
• Thông tin này cần đối chiếu với hợp đồng, báo giá hoặc đơn đặt hàng.

Thành tiền

• Là kết quả của phép tính: Số lượng × Đơn giá
• Khuyến khích lập bảng tính riêng trước khi điền vào hóa đơn để tránh sai sót.

Thuế suất GTGT

• Ghi rõ mức thuế suất tương ứng: 5% hoặc 10%, tùy theo loại hàng hóa/dịch vụ.
• Trường hợp cùng một hóa đơn có các mặt hàng chịu thuế suất khác nhau, kế toán cần tách riêng thành hai hóa đơn theo từng mức thuế.

Cộng tiền hàng

• Là tổng giá trị các dòng thành tiền, chưa bao gồm thuế GTGT.

Tiền thuế GTGT

• Tính bằng cách lấy tổng tiền hàng nhân với thuế suất tương ứng.
• Ví dụ: Tổng tiền hàng × 10% hoặc × 5%.

Tổng cộng tiền thanh toán

• Là tổng của: Cộng tiền hàng + Tiền thuế GTGT

Số tiền bằng chữ

• Viết đầy đủ số tiền thanh toán bằng chữ.
• Ký tự đầu tiên phải viết hoa. Kết thúc dòng bằng dấu “./.”

Ghi chú

• Trong trường hợp hóa đơn thể hiện tổng giá đã bao gồm thuế GTGT, kế toán cần tách giá trị thuế và giá trị hàng hóa riêng:
  • Đối với thuế GTGT 10%: Tổng giá trị đã bao gồm thuế ÷ 1.1
  • Đối với thuế GTGT 5%: Tổng giá trị đã bao gồm thuế ÷ 1.05

Việc ghi đầy đủ, chính xác và đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán, kê khai thuế và đối chiếu về sau.

>> Mời bạn xem thêm: Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng

Từ đơn hàng đến hóa đơn điện tử – Nhanh chóng, chuẩn xác với Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

>> Mời bạn xem thêm:  Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

Việc lập và viết hóa đơn bán hàng một cách chính xác không chỉ giúp chủ kinh doanh kiểm soát doanh thu hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của cơ quan thuế. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để bạn thực hiện đúng và chuyên nghiệp trong từng giao dịch.

>> Mời bạn xem thêm: 

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32

Hướng dẫn tải và in hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/ Inv cho chủ kinh doanh

2 Cách tra cứu hóa đơn theo Thông tư 32 – Chủ kinh doanh cần cập nhật ngay!