Hóa đơn khách sạn: Cập nhật nhanh mẫu & quy định mới nhất
Hóa đơn khách sạn không chỉ là chứng từ bán hàng mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ sở kinh doanh lưu trú như khách sạn, homestay hay căn hộ dịch vụ. Trong bối cảnh pháp lý liên tục thay đổi hiện nay, nhiều chủ cơ sở vẫn còn gặp khó khăn trong việc lập, quản lý và xuất hóa đơn đúng quy định. Việc hiểu rõ và cập nhật kịp thời các quy định về hóa đơn khách sạn sẽ giúp doanh nghiệp/ hộ kinh doanh tránh sai sót, minh bạch tài chính và dễ dàng làm việc với cơ quan thuế.
Nếu bạn đang là chủ kinh doanh khách sạn và vẫn còn lúng túng với các quy định mới về hóa đơn? Hãy đọc ngay bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ mách bạn những quy định mới nhất và mẫu hoá đơn cho ngành khách sạn.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh có cần làm báo cáo thuế không? Hướng dẫn làm báo cáo thuế dành chi tiết cho HKD
Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử ngành bán lẻ: Đơn giản – chính xác – chuẩn Thuế
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để đáp ứng Nghị định 70 về xuất HĐĐT từ máy tính tiền?
Tài khoản hộ kinh doanh là gì? 5 lí do thuyết phục nên tạo tài khoản HKD trước 2026
Hóa đơn khách sạn là gì?
- Hóa đơn khách sạn là chứng từ do cơ sở lưu trú lập để ghi nhận dịch vụ cung cấp cho khách hàng (lưu trú, ăn uống, giặt là…).
- Được xem là hóa đơn giá trị gia tăng nếu khách sạn là doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Các loại hình cần xuất hóa đơn: khách sạn, nhà nghỉ, resort, homestay, căn hộ dịch vụ…
>> Mời bạn xem thêm: Bộ máy tính tiền siêu thị là gì? Thành phần, lợi ích và cách chọn
Quy định về hoá đơn khách sạn mà chủ kinh doanh cần nắm
Hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống, giải trí… giữa cơ sở kinh doanh và khách hàng. Đây không chỉ là bằng chứng pháp lý cho việc cung cấp dịch vụ mà còn thể hiện rõ giá trị chuyển giao giữa hai bên.
Bên cạnh đó, hóa đơn còn đóng vai trò như một chứng từ kế toán quan trọng, hỗ trợ chủ khách sạn theo dõi hiệu quả kinh doanh theo từng thời điểm. Đồng thời, nó giúp bộ phận kế toán xử lý nghiệp vụ đúng quy định, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ lưu trú tại khách sạn được quy định rõ như sau:
>> Mời bạn xem thêm: Đề xuất giảm 2% thuế VAT đến hết 2026 – “Cú đúp” kích cầu tiêu dùng, hộ kinh doanh hưởng lợi!
Nội dung cần có trên hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ
Khi lập hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau để đáp ứng quy định pháp luật và yêu cầu kế toán:
- Tên loại hóa đơn
- Địa chỉ của người mua và người bán
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số
- Tên liên hóa đơn
- Thông tin bên bán và bên mua: họ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)
- Ngày lập hóa đơn
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: như phòng nghỉ, ăn uống, giặt ủi, giải trí…
- Số lượng & đơn giá dịch vụ
- Tổng tiền thanh toán (ghi bằng số và bằng chữ)
- Phương thức thanh toán: hình thức thanh toán, thuế GTGT và tổng tiền sau thuế
Với đặc thù ngành lưu trú, lượng khách mỗi ngày thường lớn, đặc biệt vào dịp lễ, Tết hoặc mùa cao điểm. Khách hàng đến từ nhiều địa phương và quốc gia khác nhau, khiến nhu cầu xuất hóa đơn mỗi ngày rất cao.
Bên cạnh đó, sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng đặt phòng trực tuyến như Agoda, Booking, Traveloka… càng làm tăng số lượng giao dịch phát sinh. Điều này đòi hỏi khách sạn, nhà nghỉ phải xử lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và đúng chuẩn để đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách.
>> Mời bạn xem thêm:
Chủ kinh doanh cần biết: Hóa đơn đầu vào có bắt buộc với tất cả sản phẩm?
Tin vui dành cho ngành dịch vụ: Ra mắt tính năng “Tạo dịch vụ và thanh toán theo giờ”
Cách trình bày mẫu hóa đơn thanh toán khách sạn chuyên nghiệp
1. Bố cục rõ ràng, dễ đọc
Một mẫu hóa đơn chuyên nghiệp cần được thiết kế với bố cục logic, dễ nhìn. Sử dụng phông chữ đơn giản, kích thước phù hợp cùng màu sắc hài hòa giúp người xem dễ dàng tiếp nhận thông tin. Những mục quan trọng như “Tổng tiền thanh toán” nên được làm nổi bật để khách hàng dễ nhận biết ngay lập tức.
2. Minh bạch từng khoản chi phí
Hóa đơn nên thể hiện chi tiết từng dịch vụ: giá phòng, dịch vụ ăn uống, giặt ủi, thuế, phụ phí… Việc liệt kê cụ thể giúp khách hàng nắm rõ những gì họ đang chi trả, đồng thời làm tăng sự minh bạch, chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro tranh chấp phát sinh sau này.
3. Tích hợp mã QR thanh toán
Việc chèn mã QR vào hóa đơn không chỉ hiện đại mà còn mang đến sự tiện lợi tối đa cho khách hàng. Họ chỉ cần dùng điện thoại quét mã để thanh toán nhanh chóng, không cần thao tác nhập số tài khoản hay thông tin ngân hàng thủ công.
4. Đồng bộ với phiếu xác nhận đặt phòng
Một mẫu hóa đơn chuyên nghiệp cần được liên kết chặt chẽ với thông tin từ phiếu xác nhận đặt phòng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác xuyên suốt từ lúc đặt dịch vụ đến khi hoàn tất thanh toán, tránh nhầm lẫn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền shop quần áo: Nên chọn loại nào cho cửa hàng của bạn?
Những lưu ý khi thiết kế mẫu hóa đơn và phiếu xác nhận đặt phòng
1. Tuân thủ quy định pháp luật
Mẫu hóa đơn cần được xây dựng đúng theo quy định hiện hành về thuế và kế toán. Việc đảm bảo tính pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn tạo sự tin tưởng cho khách hàng khi nhận chứng từ giao dịch hợp lệ.
2. Bảo mật thông tin khách hàng
Tất cả dữ liệu liên quan đến giao dịch và thông tin cá nhân của khách hàng phải được bảo vệ tuyệt đối. Khách sạn cần triển khai các biện pháp bảo mật như mã hóa, phân quyền truy cập và lưu trữ an toàn để tránh rò rỉ dữ liệu.
3. Tùy biến linh hoạt theo đối tượng khách
Mẫu hóa đơn và xác nhận đặt phòng nên có tính tùy biến cao – dễ dàng điều chỉnh theo loại khách hàng (khách lẻ, doanh nghiệp, khách quốc tế…). Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm dịch vụ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và thân thiện từ phía đơn vị cung cấp.
4. Tích hợp mã QR để tối ưu thanh toán
Việc tích hợp mã QR vào mẫu hóa đơn mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng và an toàn cho khách hàng. Chỉ với một thao tác quét mã đơn giản, khách có thể hoàn tất thanh toán mà không cần nhập liệu thủ công – tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
>> Mời bạn xem thêm: Các loại máy tính tiền phổ biến: Ưu nhược điểm và cách chọn phù hợp
Các mẫu hóa đơn và mẫu xác nhận thường dùng trong khách sạn
1. Mẫu hóa đơn thanh toán tiêu chuẩn
Mẫu hóa đơn thanh toán tiêu chuẩn đóng vai trò như một chứng từ quan trọng, phản ánh đầy đủ và rõ ràng các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong suốt thời gian lưu trú. Không chỉ giúp khách hàng kiểm soát chi phí, mẫu hóa đơn này còn cần được trình bày khoa học, dễ tra cứu và đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định.
2. Mẫu hóa đơn xác nhận đặt phòng
Mẫu hóa đơn xác nhận đặt phòng là chứng từ quan trọng dành cho khách hàng đã đặt phòng trước và thanh toán tiền cọc. Mẫu này cần thể hiện rõ các thông tin như: thời gian lưu trú, loại phòng, số lượng khách, mức giá, số tiền đã đặt cọc và số tiền còn lại cần thanh toán. Việc gửi hóa đơn xác nhận không chỉ giúp khách hàng an tâm về giao dịch, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quy trình đặt phòng của khách sạn.
3. Mẫu hóa đơn gửi khách hàng kèm mã QR
Mẫu hóa đơn có tích hợp mã QR mang đến giải pháp thanh toán nhanh chóng và tiện lợi cho khách hàng. Chỉ cần quét mã bằng điện thoại di động, khách có thể dễ dàng thực hiện thanh toán trực tuyến hoặc xác nhận thông tin các dịch vụ đã sử dụng. Không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng, hình thức này còn giúp khách sạn tối ưu quy trình thu tiền và quản lý giao dịch hiệu quả, minh bạch hơn.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền shop quần áo: Nên chọn loại nào cho cửa hàng của bạn?
Sổ Bán Hàng – Giải pháp xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thuế cho chủ kinh doanh
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Tóm lại, hóa đơn không chỉ là giấy tờ hợp thức hóa doanh thu, mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp quản lý dòng tiền, tránh rủi ro thuế và tăng uy tín với khách hàng. Với những cập nhật trên, hy vọng chủ kinh doanh đã nắm rõ cách lập hóa đơn khách sạn chuẩn chỉnh, đúng quy định và chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền siêu thị mã vạch – Công cụ không thể thiếu trong ngành bán lẻ
Phân biệt mã hoá đơn M1 và M2: Các loại hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Chủ kinh doanh cần biết: Hóa đơn đầu vào có bắt buộc với tất cả sản phẩm?