Hóa đơn điện tử thuế cho hộ kinh doanh: Những điều cần biết

Trong thời đại công nghệ số, hóa đơn điện tử thuế đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các hộ kinh doanh. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, hóa đơn điện tử còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc kê khai thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử thuế là gì, cách thức sử dụng và đăng ký hóa đơn điện tử để tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

>> Mời bạn xem thêm:

Hóa đơn nháp là gì? Lợi ích và cách sử dụng cho hộ kinh doanh

Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ: Cách nhận biết và phòng tránh rủi ro

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu số hóa đơn điện tử

Gợi ý mẫu hóa đơn đẹp và chuẩn chỉnh cho chủ kinh doanh hiện đại

Hóa đơn điện tử thuế là gì?

Hóa đơn điện tử thuế là loại hóa đơn được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. Hóa đơn này được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ và được sử dụng để kê khai thuế. Hóa đơn điện tử thuế thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp quá trình giao dịch và kê khai thuế trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Tại sao cơ quan thuế bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử?

Cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu gian lận thuế và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn điện tử dễ dàng theo dõi và quản lý, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí và sai sót trong việc phát hành, lưu trữ.

Phân biệt giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn giấy: Cần in ra và lưu trữ bằng giấy, dễ bị thất lạc và khó quản lý khi có nhiều giao dịch.
• Hóa đơn điện tử: Được phát hành, lưu trữ và truyền tải qua hệ thống điện tử, giảm thiểu chi phí, dễ quản lý và kiểm tra, đồng thời dễ dàng nộp thuế trực tuyến.

Quy định về hóa đơn điện tử thuế đối với hộ kinh doanh

Ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thuế?

Theo quy định của cơ quan thuế, tất cả các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ/năm đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với các hộ kinh doanh nhỏ, việc chuyển sang hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch.

Thời hạn áp dụng theo quy định mới nhất của cơ quan thuế

• Theo quy định của cơ quan thuế, các hộ kinh doanh bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, một số hộ kinh doanh ở vùng kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy tối đa 12 tháng kể từ ngày này.
• Ngoài ra, từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới. Việc áp dụng hóa đơn điện tử có thể được thực hiện sớm hơn nếu hộ kinh doanh đã chuẩn bị đầy đủ hệ thống, phần mềm và có điều kiện công nghệ phù hợp để triển khai.

Các trường hợp hộ kinh doanh được miễn sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh sẽ được miễn sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ như các doanh nghiệp có quy mô quá nhỏ hoặc không đủ điều kiện công nghệ để phát hành hóa đơn điện tử.

Lợi ích của hóa đơn điện tử thuế cho hộ kinh doanh

Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn

Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các công ty dịch vụ in ấn và chi phí văn phòng phẩm.

Hạn chế sai sót trong kê khai thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai thuế, vì các dữ liệu sẽ được tự động điền vào hệ thống thuế điện tử của cơ quan thuế, giảm thiểu lỗi nhập liệu.

Dễ quản lý chứng từ, minh bạch với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử giúp quản lý chứng từ dễ dàng, giúp hộ kinh doanh kiểm soát mọi giao dịch và có thể dễ dàng gửi hóa đơn cho cơ quan thuế khi cần. Điều này cũng đảm bảo tính minh bạch trong quá trình kê khai thuế.

Hỗ trợ hộ kinh doanh nhỏ quản lý doanh thu hiệu quả hơn

Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh nhỏ quản lý doanh thu và chi phí hiệu quả, từ đó giúp lập báo cáo tài chính chính xác và dễ dàng hơn.

Cách đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử thuế cho hộ kinh doanh

Điều kiện để hộ kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần đảm bảo có thiết bị và phần mềm hỗ trợ hóa đơn điện tử, đồng thời phải đăng ký với cơ quan thuế.

Quy trình đăng ký với cơ quan thuế

• Bước 1: Lập thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu 01/ĐKT-HĐĐT
• Bước 2: Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc, phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký.
• Bước 4: Sau khi được chấp nhận, hộ kinh doanh cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử, ký hợp đồng dịch vụ nếu sử dụng nhà cung cấp bên ngoài, và bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp

Hộ kinh doanh cần lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín như Sổ Bán Hàng giúp việc phát hành và lưu trữ hóa đơn được đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn điện tử thuế hộ kinh doanh cần biết

Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn điện tử bán hàng)

• Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất dành cho hộ kinh doanh không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Ghi nhận các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm thông tin về sản phẩm, đơn giá, giá trị giao dịch, tổng tiền thanh toán.
• Dùng cho hộ kinh doanh nộp thuế khoán hoặc các trường hợp không áp dụng thuế GTGT đầu ra.

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử

• Áp dụng khi giao dịch có phát sinh thuế GTGT.
• Hóa đơn này dùng để kê khai thuế đầu vào và đầu ra theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
• Bao gồm các thông tin về thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền sau thuế.
• Áp dụng cho hộ kinh doanh có đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp này.

Hóa đơn bán lẻ

• Áp dụng cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đơn giản hơn về nội dung so với hóa đơn GTGT.
• Dùng để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ trong những trường hợp không yêu cầu sử dụng hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn bán lẻ có thể là hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Những sai lầm thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử thuế

Nhập sai thông tin người mua hàng: Lỗi này có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế hoặc làm chậm quá trình đối chiếu thuế với cơ quan thuế.

Lập hóa đơn điện tử nhưng không gửi cho khách: Điều này làm mất tính hợp lệ của hóa đơn, dẫn đến việc không thể sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế.

Quên ký số trên hóa đơn: Ký số là bắt buộc để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

Không lưu trữ hóa đơn đúng quy định: Việc không lưu trữ hóa đơn đúng cách có thể gây ra vấn đề trong kiểm tra và đối chiếu với cơ quan thuế.

Cách xử lý khi hóa đơn điện tử thuế có sai sót

Trường hợp lập sai thông tin (tên, địa chỉ, MST khách hàng)

• Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thay vì hủy hóa đơn và lập lại như trước đây, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho các hóa đơn sai sót trong cùng tháng của cùng một người mua.
• Trường hợp người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của người bán.

Trường hợp sai giá trị tiền hàng

• Không được phép hủy hóa đơn sai mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
• Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh so với hóa đơn ban đầu, thể hiện số tiền điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm).
• Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng và cùng một người mua.
• Cần có văn bản thỏa thuận giữa hai bên khi người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
• Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo công khai.

Quy định hủy/điều chỉnh hóa đơn điện tử

Cơ quan thuế quy định rằng nếu có sai sót trên hóa đơn, hộ kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh và phát hành hóa đơn điều chỉnh để thay thế.

Giải pháp tối ưu cho hộ kinh doanh khi dùng hóa đơn điện tử thuế

Sử dụng phần mềm/ứng dụng quản lý hóa đơn điện tử

Các phần mềm như Sổ Bán Hàng giúp hộ kinh doanh phát hành và quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.

Cách tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng/ứng dụng quản lý sổ sách

Việc tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng giúp tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn và kê khai thuế.

Sử dụng công cụ giúp hộ kinh doanh kê khai và nộp thuế dễ dàng

Các công cụ hỗ trợ kê khai và nộp thuế trực tuyến giúp hộ kinh doanh thực hiện các nghĩa vụ thuế một cách nhanh chóng và chính xác.

Hóa đơn điện tử thuế không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích về chi phí, thời gian và quản lý doanh thu. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bước đi quan trọng giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.