Làm sao để kiểm tra hóa đơn điện tử tôi đang dùng có hợp lệ hay không?
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh, chính xác trên cổng Tổng cục Thuế hoặc ngay trong phần mềm phát hành hóa đơn của chủ kinh doanh.
Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ hiện nay đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng không ít người vẫn băn khoăn: “Liệu hóa đơn mình đang dùng có thực sự hợp lệ không?”. Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn không chỉ giúp chủ kinh doanh tuân thủ quy định thuế, mà còn bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp hoặc quyết toán sau này. Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu cách kiểm tra nhanh và chính xác nhất nhé!
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng tối ưu trải nghiệm trên Máy tính bảng: Sang xịn – Mượt mà – Tiện lợi
Ngày tốt mở cửa hàng khai trương tháng 11 năm 2025: Chọn ngày đẹp mở hàng kinh doanh thuận lợi
Nếu hệ thống hóa đơn điện tử bị lỗi, chủ hộ kinh doanh phải làm gì?
Làm sao để kiểm tra hóa đơn điện tử tôi đang dùng có hợp lệ hay không?
Bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu mã cơ quan thuế được in trên hóa đơn. Một hóa đơn hợp lệ phải có mã của cơ quan thuế, đầy đủ thông tin người mua – người bán, và đúng định dạng chuẩn XML theo quy định hiện hành.
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Được lập đúng thời điểm và có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
- Có đầy đủ thông tin bắt buộc: tên, mã số thuế người bán và người mua, ngày lập, mô tả hàng hóa/dịch vụ, tổng tiền, thuế suất, chữ ký điện tử.
- Được phát hành từ tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp với cơ quan thuế.
- Dữ liệu hóa đơn đã được truyền đến và ghi nhận trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không
Cách 1: Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử”
- Nhập các thông tin:
- Mã số thuế người bán
- Số hóa đơn
- Mã tra cứu hoặc mã cơ quan thuế cấp
- Nhấn “Tra cứu” → Nếu hóa đơn hiển thị đầy đủ thông tin (mã, ký hiệu, ngày, người bán, người mua…), nghĩa là hóa đơn hợp lệ.
Cách 2: Kiểm tra qua phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng
- Hầu hết các phần mềm như Sổ Bán Hàng đều kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Khi hóa đơn được cấp mã thành công, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Đã được cơ quan thuế chấp nhận” hoặc “Hóa đơn hợp lệ”.
- Nếu hóa đơn chưa có mã hoặc bị trả lại, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo để bạn kịp thời xử lý.
Dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử không hợp lệ
- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (đối với loại hóa đơn có mã).
- Thông tin người bán hoặc người mua không trùng khớp với thông tin đăng ký thuế.
- Thiếu chữ ký điện tử hoặc chữ ký điện tử bị lỗi.
- Mã QR trên hóa đơn bị lỗi hoặc không hợp lệ.
- Dữ liệu hóa đơn không thể tra cứu được trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Nếu gặp một trong các dấu hiệu trên, bạn cần liên hệ với đơn vị phát hành hóa đơn hoặc kiểm tra lại trạng thái gửi hóa đơn đến cơ quan thuế.
Để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hộ kinh doanh có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký hợp pháp. Việc thường xuyên kiểm tra giúp đảm bảo tính pháp lý và tránh sai sót trong quá trình kê khai thuế.
