Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp

Trên thị trường hiện nay, không khó để bắt gặp những lời chào mời như: “Phần mềm hóa đơn điện tử giá rẻ chỉ từ 200.000đ/năm” hoặc “giá rẻ – dùng liền – không cần kế toán”. Nghe thì hấp dẫn, nhưng là chủ kinh doanh, bạn nên đặt một câu hỏi thực tế hơn: Giá rẻ đó có thực sự đủ dùng? Có hợp lệ? Có ổn định lâu dài?

Nếu chủ kinh doanh đang tìm một giải pháp hóa đơn điện tử vừa túi tiền nhưng vẫn an tâm sử dụng thì hãy đọc ngay bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh nhận diện 5 tiêu chí cần có ở một phần mềm hóa đơn điện tử giá rẻ nhưng vẫn chất lượng và hợp pháp.

>> Mời bạn xem thêm:

Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số

Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ

Vì sao hóa đơn điện tử giá rẻ lại được săn đón đến vậy?

Từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc, rất nhiều chủ shop, quán ăn, tiệm nails hay cửa hàng tạp hóa phải chuyển đổi sang phần mềm xuất hóa đơn điện tử. Nhưng khác với doanh nghiệp lớn, chủ kinh doanh nhỏ ngân sách hạn chế hơn nên chỉ cần phần mềm nào dùng được – hợp lệ – càng rẻ càng tốt là ưu tiên hàng đầu.

Nắm bắt tâm lý đó, các nhà cung cấp đua nhau tung ra gói giá rẻ siêu hấp dẫn: chỉ vài trăm nghìn mỗi năm, tặng thêm chữ ký số, khuyến mãi khi tích hợp máy in,… Nhìn bề ngoài thì thấy có vẻ hợp lý, thậm chí là “hời”.

Nhưng sự thật thì không phải phần mềm nào giá rẻ cũng đáng dùng. Có những phần mềm nhìn thì rẻ, nhưng sau một thời gian sẽ bắt đầu:

• Thu thêm phí gia hạn,
• Giới hạn tính năng,
• Không gửi được dữ liệu lên cơ quan thuế,
• Hoặc không hỗ trợ gì khi gặp lỗi.

Vì vậy, giá rẻ chỉ là bề nổi, mà điều quan trọng là giá đó mang lại được gì và có tiềm ẩn rủi ro hay không.

>> Mời bạn xem thêm: Hộ, cá thể kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử không? – Cập nhật quy định 2025

Giá rẻ có đồng nghĩa với chất lượng thấp không?

Câu trả lời là không hẳn vì thị trường hiện nay vẫn có nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín tung ra gói giá rẻ đặc biệt dành riêng cho hộ kinh doanh nhỏ. Họ tối ưu tính năng đơn giản, cắt giảm chi phí vận hành, phục vụ đúng phân khúc nên giữ giá tốt mà vẫn đảm bảo:

• Kết nối được với cơ quan thuế,
• Ký số hợp lệ,
• Tích hợp máy tính tiền,
• Có đội ngũ hỗ trợ rõ ràng.

Tuy nhiên, cũng có những bên “trôi nổi” chào mời cực kỳ hấp dẫn, nhưng sản phẩm bên trong thì… không ổn chút nào. Dùng rồi mới biết:

• Phải nạp thêm tiền mới mở được đầy đủ tính năng,
• Dữ liệu hay lỗi phần mềm không ai xử lý,
• Quan trọng nhất: hóa đơn xuất ra không đúng chuẩn, có thể bị từ chối khi quyết toán thuế.

Nên là chủ kinh doanh không cần phần mềm hiện đại nhất mà chỉ cần phần mềm đáng tin, hợp lý và phù hợp với mô hình kinh doanh của mình là ổn nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn cho hộ kinh doanh

Những sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm hoá đơn điện tử giá rẻ

1. Dùng phần mềm không được cơ quan thuế chấp nhận

Nhiều chủ kinh doanh chọn phần mềm chỉ vì giá rẻ mà không kiểm tra tính hợp lệ. Kết quả là hóa đơn không được chấp nhận, không gửi được lên Tổng cục Thuế, phải chuyển phần mềm khác, khiến mất thời gian, chi phí và dữ liệu.

2. Không đọc kỹ điều khoản sử dụng

Phần mềm giá rẻ thường giới hạn tính năng. Muốn dùng đầy đủ (xuất nhiều mẫu hóa đơn, lưu trữ dữ liệu, kết nối thiết bị…) thì phải mua thêm, dẫn đến chi phí đội lên.

3. Thiếu hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố

Dùng phần mềm mà không có ai hỗ trợ khi lỗi là “ác mộng” của mọi chủ kinh doanh. Hóa đơn không gửi được, chữ ký số hết hạn, hay hệ thống gặp trục trặc mà không ai xử lý kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

>> Mời bạn xem thêm: Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi

5 Tiêu chí chọn phần mềm hóa đơn điện tử giá rẻ nhưng vẫn hiệu quả

1. Hợp pháp là điều kiện bắt buộc

Giá rẻ đến đâu cũng không có ý nghĩa nếu phần mềm không đáp ứng yêu cầu pháp lý. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả hóa đơn điện tử đều phải được kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Vì vậy, trước khi quyết định, chủ kinh doanh cần xác minh:

• Phần mềm có được Tổng cục Thuế chấp thuận chính thức không?
• Có hỗ trợ ký số hợp lệ và đảm bảo việc truyền – nhận dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn?
• Mẫu hóa đơn có tuân thủ đầy đủ các thông tin bắt buộc như: mã số thuế, định danh hóa đơn, ngày lập, chữ ký điện tử, mã xác thực không?

Việc sử dụng phần mềm không hợp lệ có thể dẫn đến việc hóa đơn bị từ chối, không được chấp nhận trong quyết toán thuế và dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đối với bất kỳ mô hình kinh doanh nào.

2. Giá rẻ có đi kèm chi phí ẩn? Kiểm tra kỹ càng trước khi “xuống tiền”

Nhiều nhà cung cấp chào mời gói hóa đơn điện tử “giá rẻ” nhưng lại không công khai toàn bộ chi phí sử dụng thực tế. Chủ kinh doanh nên cảnh giác với các tình huống như:

• Giới hạn số lượng người dùng hoặc thiết bị kết nối,
• Tính phí riêng cho việc lưu trữ dữ liệu, xuất file XML/PDF
• Tính phí gia hạn sau năm đầu mà không thông báo rõ từ đầu

Lời khuyên thực tế cho chủ kinh doanh: Yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng giá chi tiết bằng văn bản, có ghi rõ các chi phí đi kèm, điều kiện sử dụng, thời hạn hiệu lực, cũng như chính sách hoàn tiền (nếu có). Điều này giúp chủ kinh doanh chủ động về chi phí và tránh “bẫy” nâng cấp bắt buộc.

3. Giao diện thân thiện người dùng và dễ thao tác

Đối với hộ kinh doanh, tiểu thương hay các mô hình không có nhân sự kế toán chuyên biệt, một phần mềm phức tạp, khó thao tác có thể khiến quy trình bán hàng bị gián đoạn.

Khi chọn phần mềm, chủ kinh doanh cần ưu tiên các yếu tố sau:

• Giao diện trực quan, dễ hiểu với người không có nền tảng kế toán,
• Có tài liệu hướng dẫn chi tiết bằng video hoặc hình ảnh,
• Có sẵn bộ phận kỹ thuật hỗ trợ qua Zalo, điện thoại hoặc điều khiển từ xa khi cần.

Một phần mềm dễ sử dụng giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian, giảm lỗi sai và không cần phụ thuộc vào bên thứ ba để vận hành.

4. Khả năng tích hợp thiết bị bán hàng là yếu tố cần thiết

Nếu chủ kinh doanh đang sử dụng máy tính tiền, máy POS, hoặc phần mềm quản lý bán hàng, thì phần mềm hóa đơn điện tử bắt buộc phải:

• Tích hợp trực tiếp với hệ thống bán hàng để tự động tạo hóa đơn sau mỗi giao dịch,
• Đồng bộ dữ liệu đơn hàng – mã sản phẩm – giá bán,
• Hạn chế việc thao tác thủ công, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

*Lưu ý: Rất nhiều phần mềm giá rẻ trên thị trường không có tính năng này hoặc chỉ hỗ trợ tích hợp nếu trả thêm phí. Hãy xác minh rõ khả năng mở API, liên kết thiết bị trước khi ký hợp đồng sử dụng.

5. Chính sách hỗ trợ kỹ thuật quyết định trải nghiệm lâu dài

Phần mềm có thể hoạt động tốt ban đầu, nhưng khi gặp sự cố về kỹ thuật, hóa đơn bị lỗi, dữ liệu không truyền đi… chủ kinh doanh cần một đơn vị có cam kết hỗ trợ rõ ràng, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Một nhà cung cấp uy tín cần đảm bảo:

• Có tổng đài hỗ trợ kỹ thuật riêng, thời gian làm việc rõ ràng
• Có thể hỗ trợ từ xa qua TeamViewer/Zalo, không để người dùng tự mò mẫm
• Có hợp đồng hoặc điều khoản sử dụng quy định rõ quyền lợi và trách nhiệm hỗ trợ

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử trên smartphone – Giải pháp nhanh gọn cho các chủ kinh doanh

Sổ Bán Hàng – Giải pháp hoá đơn điện tử tích hợp cùng máy tính tiền thông minh dành cho mọi chủ kinh doanh

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Vì sao hàng ngàn chủ kinh doanh lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử?

• Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
• Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng

Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Nhanh tay hành động để tận dụng ưu đãi đặc biệt này – chỉ dành riêng cho những chủ kinh doanh sẵn sàng bứt phá!

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền quán cà phê có cần kết nối hóa đơn điện tử? Giải đáp chi tiết!

Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!

Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!

Hoá đơn tính tiền: 3 hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải