Hóa đơn điện tử có thay thế hóa đơn giấy hoàn toàn không?
Từ 1/7/2025, hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, chỉ còn dùng bản giấy cho mục đích lưu trữ, kế toán nội bộ.
Nhiều hộ kinh doanh vẫn thắc mắc: liệu hóa đơn điện tử đã thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy chưa, và nếu có thì việc sử dụng hóa đơn giấy còn hợp lệ không? Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử để tránh nhầm lẫn và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Nếu không nhận được hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, tôi phải làm gì?
Hóa đơn điện tử có cần ký số không?
Các loại hóa đơn điện tử nào đang được sử dụng hiện nay?
Hộ kinh doanh cần làm gì để chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử có thay thế hóa đơn giấy hoàn toàn không?
Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung), kể từ ngày 01/7/2025, hóa đơn điện tử chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong hoạt động kinh doanh.
Điều này có nghĩa là:
- Tất cả doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc nộp thuế theo phương pháp kê khai đều phải phát hành hóa đơn điện tử.
- Việc sử dụng hóa đơn giấy cho các giao dịch mới sẽ không còn hợp pháp (trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép).
Hóa đơn giấy chỉ còn được dùng trong các trường hợp đặc thù
Mặc dù bị thay thế trong giao dịch, hóa đơn giấy vẫn tồn tại ở một số mục đích kế toán nội bộ hoặc hành chính, cụ thể:
- Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: doanh nghiệp có thể in ra hóa đơn giấy để lưu trữ chứng từ kế toán hoặc phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
- Hóa đơn giấy chuyển đổi phải đảm bảo đủ điều kiện:
- Giữ nguyên nội dung so với hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng như dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Có chữ ký và họ tên người thực hiện chuyển đổi.
Lưu ý: Hóa đơn giấy chuyển đổi không có giá trị giao dịch, chỉ dùng để làm căn cứ ghi sổ, lưu trữ và đối chiếu nội bộ.
Xử lý hóa đơn giấy còn tồn kho
Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn còn hóa đơn giấy chưa sử dụng cần:
- Liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn cách xử lý.
- Không sử dụng hóa đơn giấy tồn kho cho giao dịch mới sau ngày 01/7/2025, nhằm tránh vi phạm quy định và bị xử phạt hành chính.
Lợi ích khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Việc hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy mang lại nhiều giá trị thiết thực:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ.
- Giảm rủi ro thất lạc, sai sót, gian lận.
- Kết nối trực tiếp dữ liệu với cơ quan thuế, giúp kê khai – đối soát nhanh chóng.
- Hỗ trợ chuyển đổi số, nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp.
Giải pháp HĐĐT từ phần mềm Sổ Bán Hàng
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian. Tất cả được thiết kế tối ưu cho nhu cầu thực tế của hộ kinh doanh nhỏ, hoạt động tại cửa hàng hoặc bán hàng online:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Từ ngày 1/7/2025, hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong mọi giao dịch kinh doanh. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn là bước quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Với Sổ Bán Hàng, bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi dễ dàng, an toàn và đúng chuẩn, đảm bảo mọi hóa đơn luôn hợp lệ – hợp pháp – sẵn sàng tra cứu bất cứ lúc nào.
