Hóa đơn điện tử có cần ký số không?
Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý, tính hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận.
Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thường thắc mắc: có bắt buộc phải ký số hay không? Đây là yếu tố quan trọng quyết định giá trị pháp lý của hóa đơn. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định và vai trò của chữ ký số trong hóa đơn điện tử.
>> Mời bạn xem thêm:
Mới: Quét mã vạch & QR sản phẩm, tối ưu giao diện trang chủ app Sổ Bán Hàng
Hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng cho tất cả hộ kinh doanh không?
Cần có phần mềm nào để sử dụng và xuất hóa đơn điện tử?
Cập nhật tháng 9: Đăng nhập bằng tài khoản MXH – 14 ngày dùng thử – Gói tháng linh hoạt
Hóa đơn điện tử có bắt buộc ký số không?
Có. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số hợp lệ của người bán mới được coi là có giá trị pháp lý. Chữ ký số được xem như “con dấu điện tử” nhằm xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ và chống gian lận trong giao dịch.
Cơ sở pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Luật Giao dịch điện tử 2005: chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp.
- Luật Quản lý thuế 2019: hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán để được chấp nhận trong kê khai, khấu trừ và hạch toán thuế.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: quy định hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ, trừ một số trường hợp đặc thù được miễn chữ ký người mua.
Vai trò của chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Xác nhận người bán đã lập và phát hành hóa đơn hợp lệ.
- Đảm bảo hóa đơn không bị chỉnh sửa, giả mạo sau khi phát hành.
- Là căn cứ pháp lý khi đối chiếu, kiểm tra hoặc tranh chấp.
- Giúp cơ quan thuế dễ dàng xác thực hóa đơn trong hệ thống quản lý.
Các trường hợp áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Bắt buộc ký số: đối với tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử.
- Có thể miễn chữ ký người mua: nếu hai bên có thỏa thuận trước và đáp ứng quy định (ví dụ: hóa đơn bán lẻ cho khách hàng cá nhân).
- Khai thác dịch vụ công cộng: một số đơn vị cung cấp dịch vụ điện, nước, viễn thông… có thể được miễn chữ ký số của người mua theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử
- An toàn & bảo mật: ngăn chặn nguy cơ giả mạo hóa đơn.
- Hợp pháp & chuẩn thuế: đáp ứng đúng quy định của Nhà nước.
- Nhanh chóng: ký số và phát hành hóa đơn chỉ trong vài giây.
- Tiện lợi: dễ dàng tích hợp vào phần mềm kế toán và quản lý bán hàng.
Như vậy, chữ ký số là yêu cầu bắt buộc để hóa đơn điện tử được công nhận hợp pháp, hợp lệ và an toàn. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp HKD kê khai thuế thuận lợi mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý và gian lận.
