Giá vốn hàng bán: Cách tính, công thức và cách kiểm tra chi tiết

Trong kinh doanh, giá vốn hàng bán (COGS) là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận thực tế. Hiểu rõ cách tính và kiểm soát giá vốn không chỉ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả mà còn tối ưu chiến lược kinh doanh, từ đó tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết này.

>> Mời bạn xem thêm:

Nguồn hàng sỉ giá rẻ tìm ở đâu?

Cách đặt tên shop hay và ấn tượng: Hướng dẫn và gợi ý

Mách bạn nguồn sỉ mỹ phẩm chính hãng, giá tốt và uy tín nhất

Kinh doanh thời trang: Bí quyết kéo khách về hiệu quả

Top 3 cách tìm nguồn hàng sỉ giá rẻ để kinh doanh

Giá vốn hàng bán là gì?

Giá vốn hàng bán (tiếng Anh: Cost of Goods Sold – COGS) là tổng chi phí trực tiếp phát sinh để sản xuất hoặc mua ra những sản phẩm đã được bán trong kỳ kế toán. Trong ngữ cảnh doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán bao gồm giá mua hàng, chi phí vận chuyển nhập, thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí trực tiếp liên quan đến đưa hàng vào kho sẵn sàng bán. Với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung (manufacturing overhead) đã được phân bổ vào sản phẩm và chi phí chuyển đổi sản phẩm thành phẩm.

Định nghĩa chi tiết và những gì được (không) gồm

• Bao gồm: chi phí mua/bù đắp hàng hóa, chi phí chế tạo trực tiếp (NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp), chi phí vận chuyển mua hàng (freight-in), chi phí đóng gói liên quan trực tiếp đến sản phẩm, và các khoản phụ phí nhập hàng làm tăng chi phí hàng tồn kho.
• Không bao gồm: chi phí bán hàng (marketing, hoa hồng bán), chi phí quản lý doanh nghiệp, lãi vay, và thuế TNDN — những khoản này được ghi nhận ở các mục chi phí khác trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Về mặt kế toán, giá vốn hàng bán được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và là căn cứ để tính lợi nhuận gộp (Gross Profit = Doanh thu thuần − Giá vốn hàng bán).

Tầm quan trọng của giá vốn hàng bán trong quản lý kinh doanh và kế toán

Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận: Giá vốn hàng bán quyết định lợi nhuận gộp — chỉ số đầu tiên phản ánh khả năng sinh lợi của sản phẩm. Nếu tính sai giá vốn, mọi phân tích về biên lợi nhuận, định giá sản phẩm hoặc ra quyết định khuyến mại đều bị sai lệch.

Hỗ trợ định giá và chiến lược bán hàng: Nắm rõ giá vốn giúp nhà quản trị xác định giá bán tối thiểu, lên chương trình khuyến mãi mà vẫn đảm bảo biên lợi nhuận, hoặc quyết định thay đổi nhà cung cấp để hạ chi phí.

Quản trị tồn kho và vòng quay vốn: Giá vốn chính xác giúp đo lường vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) và hiệu quả sử dụng vốn lưu động — rất quan trọng với doanh nghiệp bán lẻ hoặc có vốn hàng tồn kho lớn.

Báo cáo tài chính và tuân thủ thuế: Giá vốn hàng bán là cơ sở để lập báo cáo kết quả hoạt động và quyết toán thuế. Sai sót trong cách tính có thể dẫn tới báo cáo không phản ánh đúng tình hình và rủi ro thanh tra thuế.

Phân tích chi phí sản xuất: Với nhà sản xuất, tách bạch rõ chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung giúp tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và nâng cao năng suất.

Công thức tính giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán = Tồn kho đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ − Tồn kho cuối kỳ

Trong đó:

Tồn kho đầu kỳ (Beginning Inventory) Là giá trị hàng tồn kho (tính theo chi phí) tại thời điểm bắt đầu kỳ kế toán. Đây là số dư tồn kho được chuyển từ kỳ trước. Giá trị này đã bao gồm các chi phí đã phân bổ vào hàng tồn (chi phí mua, freight-in, thuế nhập khẩu nếu không được khấu trừ…).

Hàng mua trong kỳ (Purchases / Net Purchases) Là tổng chi phí phát sinh để đưa hàng vào kho trong kỳ, thường được ghi nhận như:

• Giá mua hàng (invoice price)
  • Chi phí vận chuyển nhập (freight-in) — nếu doanh nghiệp chịu phí vận chuyển đến kho
  • Phí nhập khẩu, thuế không được hoàn (nếu có)
• − Trừ: Chiết khấu mua hàng, trả lại hàng (purchase returns), giảm giá mua (purchase discounts) Lưu ý: freight-out (vận chuyển giao hàng cho khách) là chi phí bán hàng, không tính vào hàng mua.

Tồn kho cuối kỳ (Ending Inventory) Là giá trị hàng tồn kho tại cuối kỳ (sau khi kiểm kê thực tế và đã điều chỉnh hao hụt, hư hỏng, phải giảm giá nếu hàng tồn lỗi thời). Giá trị này phải được đánh giá theo phương pháp định giá tồn kho doanh nghiệp áp dụng (FIFO, LIFO, bình quân gia quyền, giá đích danh).

4 Bước thực hiện chung khi áp dụng công thức (cách tính giá vốn hàng bán)

• Lấy Tồn kho đầu kỳ (giá trị sổ sách sau điều chỉnh).
• Cộng Hàng mua trong kỳ (tổng mua ròng: mua − trả lại − chiết khấu + freight-in + các phụ phí liên quan).
• Xác định Tồn kho cuối kỳ bằng phương pháp định giá tồn kho đã chọn (sau kiểm kê thực tế).
• Áp công thức để ra Giá vốn hàng bán (COGS).

Liên hệ đến các tình huống thực tế

Doanh nghiệp thương mại (bán buôn, bán lẻ)

Đặc điểm: tập trung vào mua — bán, không phát sinh chi phí sản xuất.

Áp dụng công thức trực tiếp: tồn kho đầu kỳ + mua ròng − tồn kho cuối kỳ = giá vốn hàng bán.

Ví dụ (minh họa rõ ràng từng bước):

• Tồn kho đầu kỳ = 100 đơn vị × 50.000 VND = 5.000.000 VND
• Mua trong kỳ = 300 đơn vị × 60.000 VND = 18.000.000 VND
• Tổng chi phí hàng có sẵn để bán = 5.000.000 + 18.000.000 = 23.000.000 VND
• Tổng số đơn vị có sẵn = 100 + 300 = 400 đơn vị
• Nếu áp bình quân gia quyền: giá bình quân = 23.000.000 / 400 = 57.500 VND/đơn vị
• Tồn kho cuối kỳ = 120 đơn vị × 57.500 = 6.900.000 VND
• Giá vốn hàng bán = 23.000.000 − 6.900.000 = 16.100.000 VND

Ghi chú: nếu doanh nghiệp dùng phương pháp FIFO hoặc LIFO, giá trị tồn kho cuối và COGS có thể khác — điều này ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận gộp và thuế (nên nhất quán phương pháp).

Doanh nghiệp sản xuất

Đặc điểm: phải tính giá thành sản xuất (từ NVL đến thành phẩm) trước khi xác định COGS. Công thức thường dùng:

• COGM (Cost of Goods Manufactured) = Tồn kho dở dang đầu kỳ + Tổng chi phí sản xuất trong kỳ − Tồn kho dở dang cuối kỳ Trong đó, Tổng chi phí sản xuất = Nguyên vật liệu trực tiếp (DM) + Nhân công trực tiếp (DL) + Chi phí sản xuất chung (OH).
• COGS = Tồn kho thành phẩm đầu kỳ + COGM − Tồn kho thành phẩm cuối kỳ

Ví dụ (tóm tắt):

• Nguyên vật liệu tiêu thụ = 30.000.000 VND
• Nhân công trực tiếp = 18.000.000 VND
• Chi phí sản xuất chung = 12.000.000 VND
• Tồn kho dở dang đầu kỳ = 2.000.000 VND
• Tồn kho dở dang cuối kỳ = 3.000.000 VND
• Tồn kho thành phẩm đầu kỳ = 15.000.000 VND
• Tồn kho thành phẩm cuối kỳ = 20.000.000 VND

Tổng chi phí sản xuất = 30.000.000 + 18.000.000 + 12.000.000 = 60.000.000 VND COGM = 2.000.000 + 60.000.000 − 3.000.000 = 59.000.000 VND COGS = 15.000.000 + 59.000.000 − 20.000.000 = 54.000.000 VND

Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

• Chi phí trực tiếp (Direct costs): Những chi phí có thể gán thẳng cho một sản phẩm cụ thể, như: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp. Với doanh nghiệp thương mại, giá mua hàng là chi phí trực tiếp chính.
• Chi phí gián tiếp (Indirect costs / Overhead): Là chi phí không thể gán trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm, bao gồm: chi phí sản xuất chung (điện nước xưởng, khấu hao máy móc, lương quản lý phân xưởng), chi phí kho bãi chung, chi phí bảo trì… Những chi phí này phải được phân bổ hợp lý vào giá thành sản phẩm theo cơ sở phân bổ (giờ công, số lượng sản phẩm, chi phí trực tiếp,…).

Lưu ý phân loại khi tính COGS:

• Với doanh nghiệp sản xuất: COGS = chứa cả chi phí trực tiếp và phần chi phí gián tiếp đã phân bổ vào sản phẩm (qua COGM).
• Với doanh nghiệp thương mại: phần lớn là chi phí mua (direct purchase costs); overhead (như kho bãi, quản lý) thường được ghi nhận là chi phí bán/chi phí quản lý, không nằm trong COGS trừ khi liên quan trực tiếp tới việc đưa hàng vào kho (ví dụ: chi phí nhập kho trực tiếp).

Một số lưu ý thực tế khi áp dụng công thức

• Luôn ghi nhận mua ròng (mua − trả lại − giảm giá) chứ không dùng giá niêm yết chưa điều chỉnh.
• Freight-in tính vào hàng mua; freight-out tính là chi phí bán hàng.
• Kiểm kê thực tế để điều chỉnh hao hụt, mất mát, hàng hỏng dẫn tới điều chỉnh tồn kho cuối kỳ.
• Chọn phương pháp định giá tồn kho phù hợp và áp dụng nhất quán (quy định kế toán yêu cầu tính nhất quán giữa các kỳ).
• Khi có chương trình khuyến mãi, chiết khấu bán hàng, hoa hồng… cần phân biệt chi phí bán (không vào COGS) để tránh sai lệch lợi nhuận gộp.

Cách kiểm tra giá vốn hàng bán chính xác

Sau khi đã xác định công thức và phương pháp tính, bước quan trọng tiếp theo là kiểm tra lại giá vốn hàng bán để đảm bảo số liệu đúng đắn, minh bạch. Một con số giá vốn sai lệch có thể dẫn đến báo cáo lợi nhuận không chính xác, gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định kinh doanh và cả rủi ro về thuế.

Hướng dẫn kiểm tra số liệu qua báo cáo tài chính

Đối chiếu số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

• Trên báo cáo này, mục “Giá vốn hàng bán” được trình bày ngay sau “Doanh thu thuần”.
• Doanh nghiệp cần so sánh COGS với tổng giá trị nhập – xuất – tồn để đảm bảo tính khớp.

Đối chiếu với sổ chi tiết hàng tồn kho

• Kiểm tra công thức: Tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
• Nếu số liệu hàng tồn kho không khớp với giá vốn hàng bán đã hạch toán, cần rà soát lại phiếu nhập – xuất, chứng từ vận chuyển.

Đối chiếu với sổ cái tài khoản 632 (theo chế độ kế toán Việt Nam)

• Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán” phải được định khoản đúng:
  • Nợ 632: Khi xuất bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ.
  • Có 632: Khi kết chuyển cuối kỳ sang 911 (xác định kết quả kinh doanh).
• Đối chiếu số phát sinh Nợ TK 632 với báo cáo tài chính để kiểm chứng tính nhất quán.

So sánh tỷ lệ COGS/Doanh thu

• Với ngành bán lẻ, tỷ lệ này thường dao động trong khoảng 60 – 80% doanh thu.
• Nếu tỷ lệ quá cao hoặc quá thấp bất thường, cần kiểm tra lại cách ghi nhận tồn kho, chi phí mua hàng hoặc lỗi nhập liệu.

Phần mềm hỗ trợ tính và kiểm tra giá vốn – Sổ Bán Hàng

Để giảm thiểu sai sót thủ công, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hỗ trợ. Một trong số đó là Sổ Bán Hàng, được thiết kế dành riêng cho các hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ.

• Đồng bộ nhập – xuất – tồn: Khi nhập hoặc bán hàng, hệ thống cập nhật tồn kho và giá vốn ngay lập tức, giúp tránh sai lệch số liệu.
• Báo cáo minh bạch: Chủ kinh doanh có thể xem báo cáo giá vốn, lợi nhuận gộp từng ngày/tháng, từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động.
• Dễ sử dụng: Không yêu cầu kiến thức kế toán sâu, phù hợp với cửa hàng bán lẻ, quán ăn, siêu thị mini.

Việc áp dụng công cụ như Sổ Bán Hàng giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro sai số và luôn có dữ liệu chính xác để ra quyết định.

Các lỗi thường gặp khi tính giá vốn và cách khắc phục

Trong quá trình hạch toán, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải những sai sót khiến số liệu giá vốn hàng bán bị sai lệch. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính mà còn gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục.

Không cập nhật đầy đủ chi phí liên quan

Một trong những lỗi thường gặp là bỏ sót các khoản chi phí gắn liền với hàng hóa như vận chuyển nhập kho, thuế nhập khẩu hay các loại phụ phí. Khi những chi phí này không được tính vào giá vốn mà tách riêng thành chi phí bán hàng, con số tính toán sẽ không phản ánh đúng thực tế. Để khắc phục, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ tất cả chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng về kho vào giá trị hàng mua, đảm bảo giá vốn được phản ánh chính xác.

Nhầm lẫn giữa chi phí bán hàng và giá vốn

Nhiều doanh nghiệp có thói quen đưa chi phí vận chuyển giao hàng cho khách (freight-out) vào giá vốn, trong khi thực tế khoản này phải được hạch toán vào chi phí bán hàng. Chỉ những chi phí vận chuyển liên quan đến việc đưa hàng về kho (freight-in) mới được tính vào giá vốn. Việc tách bạch rõ ràng hai loại chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chính xác và tránh sai lệch trong báo cáo.

Không kiểm kê thực tế tồn kho cuối kỳ

Một sai sót khác là chỉ dựa vào số liệu sổ sách mà không tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho cuối kỳ. Điều này dễ dẫn đến việc giá vốn bị tính sai, đặc biệt trong trường hợp có hao hụt hoặc chênh lệch hàng tồn. Giải pháp là doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê định kỳ, so sánh với số liệu trên sổ sách và điều chỉnh kịp thời các chênh lệch để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Sử dụng phương pháp định giá tồn kho không nhất quán

Có doanh nghiệp tùy tiện thay đổi phương pháp định giá tồn kho giữa FIFO, LIFO hoặc bình quân, dẫn đến số liệu các kỳ không thể so sánh được. Điều này gây khó khăn trong việc phân tích và dự báo tài chính. Cách khắc phục là lựa chọn một phương pháp định giá phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và áp dụng nhất quán theo chuẩn mực kế toán, tránh việc thay đổi đột ngột gây méo mó số liệu.

Sai sót nhập liệu hoặc định khoản kế toán

Ngoài ra, lỗi nhập sai đơn giá, số lượng hoặc định khoản sai tài khoản 632 cũng là nguyên nhân khiến giá vốn bị sai lệch. Đây là những sai sót thường phát sinh trong quá trình nhập liệu thủ công. Doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro này bằng cách rà soát chặt chẽ phiếu nhập – xuất, đồng thời thiết lập quy trình kiểm tra chéo giữa thủ kho và kế toán nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các lỗi phát sinh.

Ý nghĩa của việc nắm vững giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán (COGS) không chỉ là một con số trong báo cáo kế toán, mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và tối ưu hoạt động. Khi nắm vững giá vốn, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát lợi nhuận, lập kế hoạch dài hạn và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.

Kiểm soát lợi nhuận

Việc theo dõi sát sao giá vốn hàng bán giúp doanh nghiệp tính toán lợi nhuận gộp một cách chính xác, từ đó đánh giá khả năng sinh lời. Nếu giá vốn tăng nhưng doanh thu không đổi, lợi nhuận sẽ bị giảm đáng kể. Bên cạnh đó, việc kiểm soát giá vốn cũng cho phép doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện những bất thường trong chi phí nhập hàng hay sản xuất, giúp kịp thời điều chỉnh. Khi hiểu rõ từng khoản chi phí cấu thành giá vốn, doanh nghiệp còn có thể tối ưu hoạt động như thương lượng giá nhập, giảm hao hụt trong sản xuất hoặc quản lý tồn kho hiệu quả hơn.

Lập kế hoạch kinh doanh và dự báo tài chính

Giá vốn hàng bán đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính. Nắm rõ giá vốn giúp doanh nghiệp dự báo dòng tiền cần thiết để nhập hàng hoặc sản xuất, từ đó xây dựng kế hoạch sử dụng vốn hợp lý. Đồng thời, doanh nghiệp cũng xác định được nhu cầu vốn lưu động phù hợp, tránh rơi vào tình trạng thiếu hụt. Việc dự báo chính xác giá vốn còn hỗ trợ quá trình lập kế hoạch lợi nhuận, xây dựng mục tiêu kinh doanh và cung cấp cơ sở đáng tin cậy cho các báo cáo tài chính trình bày với nhà đầu tư.

Ra quyết định điều chỉnh giá bán và chiến lược kinh doanh

Hiểu rõ giá vốn hàng bán là nền tảng để doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược. Việc định giá bán hợp lý dựa trên giá vốn đảm bảo sản phẩm vừa cạnh tranh vừa mang lại lợi nhuận. Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập các chương trình khuyến mãi, chiết khấu dựa trên tỷ lệ giá vốn/doanh thu mà vẫn giữ được mức lãi cần thiết. Hơn thế nữa, phân tích giá vốn cho phép doanh nghiệp xác định sản phẩm nào có biên lợi nhuận cao để tập trung phát triển, đồng thời loại bỏ các mặt hàng kém hiệu quả để tối ưu danh mục sản phẩm.

Những lưu ý khi tính giá vốn hàng bán

Tính đúng và đủ các chi phí liên quan

Khi xác định giá vốn hàng bán, doanh nghiệp cần đảm bảo tính đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đưa hàng hóa đến trạng thái sẵn sàng bán. Ngoài chi phí mua hàng hoặc nguyên vật liệu, giá vốn còn bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, cũng như hao hụt trong định mức cho phép. Nếu bỏ sót những chi phí này, số liệu giá vốn sẽ thấp hơn thực tế, khiến lợi nhuận trên báo cáo bị sai lệch và không phản ánh đúng tình hình kinh doanh.

Cập nhật kịp thời số liệu kho

Một yếu tố quan trọng trong công thức tính giá vốn là tồn kho đầu kỳ và tồn kho cuối kỳ. Do đó, việc cập nhật kịp thời và chính xác số liệu kho là bắt buộc. Doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP để tự động hóa quá trình ghi nhận dữ liệu. Đồng thời, cần kiểm kê định kỳ và đối chiếu giữa số liệu thực tế với sổ sách nhằm phát hiện sớm chênh lệch, hạn chế rủi ro thất thoát.

Tránh nhầm lẫn giữa giá vốn và chi phí khác

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là nhầm lẫn giữa giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Thực tế, giá vốn chỉ bao gồm các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc mua bán hàng hóa. Trong khi đó, chi phí bán hàng (quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển đến khách hàng) và chi phí quản lý (tiền lương nhân viên văn phòng, điện nước tại trụ sở) cần được hạch toán riêng biệt. Nếu không phân loại rõ ràng, báo cáo tài chính sẽ thiếu minh bạch, gây khó khăn cho việc phân tích và ra quyết định kinh doanh.

Việc nắm vững giá vốn hàng bán sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, lập kế hoạch tài chính chính xác và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Đây chính là nền tảng để tối đa hóa lợi nhuận và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.