Hướng dẫn thay thế, điều chỉnh hoá đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Hướng dẫn thay thế, điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP với quy trình 4 bước xử lý sai sót hóa đơn điện tử đúng quy định.
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã chính thức thay thế quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót à thay bằng lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quy định mới giúp doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn minh bạch, hạn chế rủi ro và thống nhất quy trình với cơ quan thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước xử lý sai sót hóa đơn theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
>> Mời bạn xem thêm:
Bỏ thuế khoán từ 2026, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì ngay bây giờ?
Các trường hợp tiền vào tài khoản cá nhân phát sinh nghĩa vụ thuế
7 lưu ý hộ kinh doanh cần nhớ khi chuyển sang kê khai thuế!
GÓC FLEXING TỪ SỔ BÁN HÀNG: “ỨNG DỤNG 5 SAO” TRONG MẮT KHÁCH HÀNG
Recap Webinar 25/11 – Tiếp sức hộ kinh doanh 60 ngày cao điểm chuyển đổi sang hình thức thuế kê khai
Khi nào cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn?
Hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi có các sai sót sau:
Các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Sai tên, địa chỉ người mua, sai mã số thuế.
- Sai thuế suất, sai tiền thuế.
- Sai số lượng, đơn giá, quy cách, chất lượng hàng hóa.
- Điều chỉnh tăng/giảm tiền hàng sau thanh toán, sau đối chiếu công nợ.
- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa.
- Có thay đổi số lượng, tiền hàng, tiền thuế GTGT.
- Hóa đơn sai nhưng đã gửi cho người mua hoặc đã gửi dữ liệu cho Cơ Quan Thuế.
Tùy mức độ sai, doanh nghiệp sẽ chọn hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Một số trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng khi hóa đơn gốc có sai sót nhưng không cần lập hóa đơn thay thế, thường rơi vào các trường hợp sai thông tin nhưng không làm thay đổi bản chất giao dịch hoặc chỉ điều chỉnh tăng/giảm một phần giá trị. Một số tình huống phổ biến gồm:
- Các trường hợp sai sót nhưng giá trị hóa đơn không đổi
- Đơn vị tính thay đổi nhưng tổng giá trị hóa đơn giữ nguyên.
- Tên hàng hóa thay đổi nhưng giá trị không đổi.
- Mã số thuế của bên mua sai nhưng số tiền và thuế không thay đổi.
- Các trường hợp giá trị thanh toán thay đổi
- Số lượng tăng, đơn giá và thuế suất giữ nguyên → tổng tiền thanh toán tăng.
- Số lượng giảm, đơn giá và thuế suất giữ nguyên → tổng tiền thanh toán giảm.
- Đơn giá tăng, số lượng và thuế suất giữ nguyên → tổng tiền thay đổi.
- Đơn giá giảm, số lượng và thuế suất giữ nguyên → tổng tiền thay đổi.
- Các trường hợp thay đổi về thuế suất
(Trong khi số lượng, đơn giá, thành tiền không thay đổi)
- Thuế suất giảm → tổng giá trị hóa đơn thay đổi.
- Thuế suất tăng → tổng giá trị hóa đơn thay đổi.
- Các trường hợp thay đổi về thành tiền hoặc tổng thanh toán
(Trong khi số lượng, đơn giá, thuế suất không thay đổi)
- Thành tiền giảm → tổng thanh toán giảm.
- Thành tiền tăng → tổng thanh toán tăng.
- Các trường hợp trả lại hàng hóa
- Người bán xuất hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hàng hóa.
- Người bán xuất hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại một phần hàng hóa.
- Trường hợp hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hàng:
- Người mua lập hóa đơn điện tử gửi người bán.
- Hai bên kê khai thuế theo quy định như một giao dịch bán hàng ngược lại.
>>Mời bạn xem thêm:
Bộ tài chính đề xuất áp thuế trên lợi nhuận đối với Hộ kinh doanh thay vì tính theo doanh thu
HKD doanh thu 200 triệu-1 tỷ: Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay chỉ cần ghi chép doanh thu?
Bước 1: Thỏa thuận với người mua
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi nhận sai sót và thống nhất cách xử lý.
Đây là bắt buộc, giúp tránh tranh chấp khi làm việc với cơ quan thuế.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Hóa đơn điều chỉnh
Dùng trong trường hợp sai sót không làm thay đổi số tiền hoặc thuế của hóa đơn gốc.
Trên hóa đơn phải có dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”
Hóa đơn thay thế
Dùng khi sai sót làm thay đổi số tiền, thuế GTGT hoặc sai nghiêm trọng thông tin người mua.
Trên hóa đơn phải có dòng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”
Lưu ý quan trọng: Ngày lập hóa đơn thay thế = ngày lập mới, không dùng ngày hóa đơn cũ.
Bước 3: Gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế
Sau khi lập hóa đơn:
- Nếu là hóa đơn không có mã, người bán gửi dữ liệu lên Cơ Quan Thuế để cấp mã.
- Nếu là hóa đơn đã có mã, chỉ cần gửi trực tiếp cho người mua.
Bước 4: Kê khai thuế
- Các hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được kê khai vào kỳ tính thuế phát sinh sai sót.
- Người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung khi có thay đổi về tiền thuế, số tiền hàng.
Trường hợp lập nhiều hóa đơn sai
Nếu trong tháng có nhiều hóa đơn lập sai đối với cùng một người mua, người bán chỉ cần lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất cho toàn bộ các hóa đơn sai sót này và kèm theo bảng kê các hóa đơn đã lập sai (mẫu 01/BK-ĐCTT).
Các lưu ý quan trọng
- Không còn được hủy hóa đơn điện tử khi sai sót: Quy định hủy hóa đơn đã được thay bằng điều chỉnh/thay thế để đảm bảo tính minh bạch.
- Phải lưu giữ đầy đủ chứng từ bao gồm:
- Văn bản thỏa thuận giữa người mua – người bán
- Hóa đơn gốc
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế
- Bảng kê đối chiếu (nếu có)
Điều chỉnh hoặc thay thế nhiều hóa đơn trong tháng là hợp pháp, miễn là có bảng kê chi tiết.
Quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP giúp doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn điện tử một cách minh bạch, thống nhất và đúng luật. Chỉ cần thực hiện theo quy trình 4 bước sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và giảm thiểu sai phạm trong quá trình sử dụng HĐĐT.
