Cung cấp thông tin xuất hoá đơn muộn có bị từ chối không? Giải đáp theo quy định mới nhất
Chủ kinh doanh đã từng rơi vào tình huống sau khi bán hàng cho khách vài ngày nhưng quên xuất hóa và nộp cho Cơ quan Thuế đúng thời gian quy định? Đây là một tình trạng phổ biến ở nhiều hộ kinh doanh, gồm cửa hàng, spa, hoặc doanh nghiệp nhỏ hiện nay. Câu hỏi đặt ra là cung cấp thông tin xuất hoá đơn muộn, liệu có bị Cơ quan Thuế từ chối không?
Để giải đáp rõ câu hỏi này của chủ kinh doanh, Sổ Bán Hàng đã cập nhật những quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn theo chuẩn Nghị định 70 hiện nay.
>> Mời bạn xem thêm:
Doanh thu dưới 200 triệu/ năm có phải đóng thuế không? Giải đáp chi tiết!
Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay
Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
Quy định về thời điểm lập và xuất hóa đơn theo quy định pháp luật
1. Đối với hàng hoá
Căn cứ pháp lý hiện hành tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đã nêu rõ thời điểm lập hóa đơn trong giao dịch bán hàng như sau:
Tức là khi chủ kinh doanh bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập và xuất ngay tại thời điểm giao hàng cho khách, tức là khi khách đã nhận hàng và chủ kinh doanh chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho họ và không quan trọng khách đã trả tiền hay chưa.
Nếu chủ kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, thì có thể chủ động chọn thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất là ngày làm việc liền sau ngày mà hàng được thông quan (tức là đã hoàn tất thủ tục hải quan để xuất đi).
2. Đối với cung cấp dịch vụ
Nếu chủ kinh doanh cung cấp dịch vụ cho khách (kể cả khách nước ngoài), thì phải xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, dù khách đã thanh toán hay chưa.
Tuy nhiên, nếu chủ kinh doanh thu tiền trước hoặc thu trong quá trình đang làm dịch vụ, thì phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
Ngoại trừ những trường hợp chỉ là thu tạm ứng hoặc đặt cọc để giữ hợp đồng, ví dụ như các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế, giám sát, hay lập dự án đầu tư xây dựng. Những trường hợp này chưa cần xuất hóa đơn ngay lúc thu tiền.
3. Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Căn cứ khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ như sau:
Nếu chủ kinh doanh giao hàng nhiều đợt hoặc bàn giao dịch vụ theo từng hạng mục/công đoạn, thì mỗi lần giao đến đâu, phải lập hóa đơn đến đó, theo đúng số lượng, giá trị đã giao hoặc đã hoàn thành.
Ví dụ:
- Chủ kinh doanh bán thiết bị văn phòng và chia thành 3 lần giao → Mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho phần đó.
- Chủ kinh doanh làm dịch vụ thiết kế theo từng giai đoạn → Mỗi lần bàn giao một phần (như bản phác thảo, bản chi tiết…), đều cần xuất hóa đơn tương ứng.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn VAT: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân/ khách lẻ chi tiết và dễ hiểu cho chủ kinh doanh
Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể
| Thời điểm xuất hóa đơn | Trường hợp xuất hóa đơn cụ thể | Căn cứ pháp lý |
| Hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. | Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên (viễn thông, điện, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính, ngân hàng, xổ số điện toán, thu phí đường bộ, v.v.)Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm a, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ, chậm nhất 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước | Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin (bao gồm trung gian thanh toán) | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b, Khoản 4, Điều 9 |
| Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng | Dịch vụ viễn thông bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng, khách không yêu cầu hóa đơn GTGT | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b, Khoản 4, Điều 9 |
| Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành | Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm c, Khoản 4, Điều 9 |
| Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm d.1, Khoản 4, Điều 9 |
| Theo khoản 1 (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm d.2, Khoản 4, Điều 9 |
| Chậm nhất 05 ngày kế tiếp kể từ ngày xuất chứng từ dịch vụ trên website/thương mại điện tử | Dịch vụ vận tải hàng không mua qua website, hệ thống thương mại điện tử | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm đ, Khoản 4, Điều 9 |
| Xác định giá bán chính thức | Tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu thô | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm e, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Xác định khối lượng khí giao trong tháng, chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm e, Khoản 4, Điều 9 |
| Theo thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ | Bán dầu thô, khí thiên nhiên có thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm e, Khoản 4, Điều 9 |
| Đối soát số liệu thanh toán, chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán điện của công ty phát điện trên thị trường điện | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm h, Khoản 4, Điều 9 |
| Theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Công Thương | Bán điện của công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm h, Khoản 4, Điều 9 |
| Kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán | Bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm i, Khoản 4, Điều 9 |
| Hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 tháng sau tháng phát sinh | Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm k, Khoản 4, Điều 9 |
| Kỳ hạn thu lãi theo hợp đồng tín dụng; thu lãi trước hạn; hoặc khi thu được tiền lãi | Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm l, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Thời điểm đổi ngoại tệ hoặc hoàn thành dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ | Đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm l, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Kết thúc chuyến đi | Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi sử dụng phần mềm tính tiền | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm m, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Cuối ngày (tổng hợp dịch vụ) hoặc khi khách yêu cầu; khi thanh toán với BHXH | Khám chữa bệnh (khách không lấy hóa đơn hoặc yêu cầu hóa đơn; thanh toán với bảo hiểm xã hội) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm m, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Ngày xe qua trạm thu phí hoặc cuối tháng (định kỳ) | Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm o, Khoản 4, Điều 9 |
| Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm | Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm p vào Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết, chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo | Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay (vé in sẵn) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm q vào Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00-23h59 cùng ngày) | Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng, kèm chuyển dữ liệu theo Mẫu 01/TH-DT | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm r vào Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng
Mức phạt nếu chủ kinh doanh xuất thông tin hóa đơn sai thời điểm quy định
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập thông tin xuất hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt với các mức cụ thể như sau.
- Cảnh cáo được áp dụng đối với trường hợp người nộp thuế lập hóa đơn sai thời điểm, không ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ theo quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm, nhưng hành vi này không gây chậm trễ trong việc kê khai, nộp thuế theo quy định tại khoản 3, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm mà không thuộc các trường hợp được cảnh cáo hoặc xử phạt nhẹ hơn, căn cứ theo điểm a, khoản 4, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
>> Mời bạn xem thêm: Kinh doanh gì năm 2025 vốn ít mà hiệu quả cao?
Cung cấp thông tin xuất hóa đơn muộn có bị từ chối không?
Qua những khoản phạt được nêu trên, việc cung cấp thông tin xuất hóa đơn muộn (xuất hóa đơn sai thời điểm) không bị từ chối nhưng sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành. Cụ thể:
- Nếu lập thông tin xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo.
- Nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế, mức phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng.
- Nếu lập hóa đơn sai thời điểm mà không thuộc hai trường hợp trên, mức phạt sẽ cao hơn, từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
Ngoài phạt tiền, hộ kinh doanh còn phải chịu thuế và có thể bị truy thu thuế kèm theo các khoản lãi phát sinh nếu việc cung cấp thông tin xuất hóa đơn muộn làm chậm nộp thuế, gây tổn thất tài chính và ảnh hưởng đến uy tín của hộ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Kinh doanh hàng độc và lạ: 20+ ý tưởng hái ra tiền 2025
Sổ Bán Hàng – Giải pháp bán hàng thông minh kết nối hóa đơn điện tử đúng chuẩn quy định
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn chọn máy tính tiền có in hóa đơn cho hộ kinh doanh
Tìm cơ hội kinh doanh: TOP 5 lĩnh vực đáng đầu tư nhất năm 2025
Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty