Chưa đăng ký với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử có hợp lệ không? – Giải đáp cho chủ kinh doanh
Chủ kinh doanh đang dùng hóa đơn điện tử nhưng chưa đăng ký với cơ quan thuế? Hãy cẩn thận, hóa đơn như thế có thể không được công nhận hợp lệ và không được khấu trừ thuế. “Hóa đơn điện tử có hợp lệ không?” là câu hỏi khiến không ít chủ kinh doanh bối rối, đặc biệt khi sử dụng phần mềm nhưng chưa hoàn tất đăng ký với cơ quan thuế. Chỉ một thao tác thiếu sót cũng có thể khiến hóa đơn bị từ chối, ảnh hưởng đến báo cáo thuế và uy tín của hộ kinh doanh.
Để tránh những rủi ro không đáng có và đảm bảo hóa đơn được công nhận hợp lệ, hãy cùng Sổ Bán Hàng đọc ngay bài viết dưới đây để áp dụng và tuân thủ đúng quy trình đăng ký hoá đơn điện tử với cơ quan thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Doanh thu trên 1 tỷ/ năm thì đóng thuế như thế nào? Giải đáp chi tiết cho hộ kinh doanh
Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng
Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
Phần mềm hóa đơn cho SME là gì? 5 tính năng cần có để vận hành chuyên nghiệp
Đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn Nghị định 123 và Thông tư 78
Vì sao phải đăng ký hoá đơn điện tử với cơ quan thuế?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) đến cơ quan thuế để được chấp thuận.
Việc đăng ký này không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn giúp đảm bảo:
- Hóa đơn của chủ kinh doanhđược cơ quan thuế công nhận và lưu trữ.
- Được phép khấu trừ thuế và hạch toán chi phí hợp lệ.
- Tránh bị xử phạt hành chính khi kiểm tra thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Máy POS tính tiền in HĐĐT kết nối cơ quan Thuế từ 1/6/2025: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Chưa đăng ký với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử có hợp lệ không?
Không hợp lệ. Theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trước khi phát hành hóa đơn điện tử, chủ kinh doanh bắt buộc phải hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan thuế. Nếu chưa đăng ký hoặc chưa nhận được xác nhận chấp thuận, mọi hóa đơn điện tử phát hành ra đều không có giá trị pháp lý, kể cả khi hóa đơn đó được in, gửi cho khách hoặc thể hiện đầy đủ thông tin giao dịch, bởi vì:
- Hoá đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế
- Không nằm trong hệ thống dữ liệu của Tổng cục thuế
- Vi phạm quy trình phát hành theo pháp luật tại Nghị định 123
Nếu không tuân thử đúng Nghị định, chủ kinh doanh có thể đối mặt với những điều sau:
- Hóa đơn không có giá trị khấu trừ thuế, không được chấp nhận khi quyết toán.
- Có thể bị xử phạt từ 4–8 triệu đồng.
- Gây mất uy tín với khách hàng và đối tác khi không xuất được hóa đơn hợp lệ.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!
Cách đăng ký hoá đơn điện tử: Không còn câu hỏi “Chưa đăng ký với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử có hợp lệ không?”
Bước 1: Xác định loại hóa đơn điện tử áp dụng
Trước hết, chủ kinh doanh cần xác định mình thuộc nhóm sử dụng loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã.
- Có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho phần lớn doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhỏ và vừa. Loại hóa đơn này sẽ được cơ quan thuế cấp mã xác thực cho từng hóa đơn thông qua hệ thống phần mềm kết nối.
- Không có mã của cơ quan thuế: Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp đủ điều kiện (theo tiêu chí về uy tín thuế và cơ sở hạ tầng kỹ thuật). Doanh nghiệp sẽ tự phát hành và gửi hóa đơn cho khách nhưng phải truyền dữ liệu cho cơ quan thuế định kỳ.
Hầu hết chủ kinh doanh nhỏ, quán ăn, nhà thuốc, cửa hàng… đều thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử có mã.
Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Chủ kinh doanh cần nộp mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử) đến Tổng cục Thuế. Có 2 cách thực hiện:
- Gửi trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Chủ kinh doanh truy cập tại đây, chọn thẻ “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” và điền mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tuyến với đầy đủ thông tin.
- Hoặc gửi thông qua phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ đã được Tổng cục Thuế chứng nhận tích hợp. Nhiều phần mềm có hỗ trợ sẵn mẫu và gửi trực tiếp không cần đăng nhập riêng.
Bước 3: Chờ cơ quan thuế phản hồi chấp thuận
Sau khi nộp tờ khai đăng ký, trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và trả lời:
- Chấp thuận: chủ kinh doanh được phép phát hành hóa đơn điện tử theo loại đã đăng ký.
- Từ chối: hồ sơ sai hoặc thiếu thông tin → cần chỉnh sửa và gửi lại.
Kết quả phản hồi sẽ được gửi về hệ thống phần mềm hoặc email đã đăng ký.
Bước 4: Bắt đầu phát hành hóa đơn sau khi được duyệt
Chỉ khi chủ kinh doanh đã nhận được xác nhận chấp thuận từ cơ quan thuế, chủ kinh doanh mới được phép:
- Phát hành hóa đơn cho khách hàng.
- Gửi hóa đơn kèm mã xác thực (đối với loại có mã).
- Đồng bộ dữ liệu về cơ quan thuế theo quy định.
Nếu phát hành hóa đơn trước khi có phản hồi, thì toàn bộ các hóa đơn đó đều sẽ bị coi là không hợp lệ, dù có đầy đủ thông tin và chữ ký số.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ, cá thể kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử không? – Cập nhật quy định 2025
Một số tình huống thực tế thường gặp mà chủ kinh doanh hay mắc phải
Trong thực tế triển khai hóa đơn điện tử, nhiều chủ kinh doanh vô tình mắc lỗi khiến hóa đơn không được công nhận hợp lệ, dù đã phát hành và gửi cho khách hàng. Dưới đây là ba tình huống điển hình:
1. In hóa đơn từ máy tính tiền nhưng chưa đăng ký hóa đơn điện tử
Trường hợp này phổ biến tại các cửa hàng, quán ăn dùng máy tính tiền để in hóa đơn. Nếu thiết bị không tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, hóa đơn in ra chỉ là phiếu tính tiền nội bộ, không có giá trị pháp lý, không được khấu trừ thuế hay kê khai hợp lệ.
2. Gửi hóa đơn qua email hoặc ứng dụng nhắn tin nhưng không có mã xác thực
Nhiều chủ kinh doanh gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc Zalo dưới dạng PDF, nhưng nếu hóa đơn không có mã xác thực từ cơ quan thuế, thì vẫn bị xem là không hợp lệ và không được chấp nhận khi kê khai thuế.
3. Phát hành hóa đơn điện tử nhưng chưa có chữ ký số
Chữ ký số là bắt buộc trên mọi hóa đơn điện tử. Nếu chủ kinh doanh phát hành hóa đơn mà chưa ký số, dù đã có mã xác thực, thì hóa đơn vẫn không hợp lệ về mặt pháp lý.
>> Mời bạn xem thêm: Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ
Lời khuyên cho chủ kinh doanh
Để tránh những rủi ro về thuế, sổ sách và pháp lý, dưới đây là những lời khuyên thực tiễn dành cho các chủ hộ, doanh nghiệp nhỏ hoặc đang mới chuyển sang dùng hóa đơn điện tử:
1. Luôn kiểm tra lại tình trạng đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế
Dù chủ kinh doanh đã từng gửi đăng ký trước đó, hãy chắc chắn rằng hồ sơ đã được chấp thuận chính thức từ cơ quan thuế. Nếu thay đổi phần mềm, máy tính tiền, hoặc hình thức hoạt động, cần kiểm tra lại trạng thái đăng ký và cập nhật kịp thời.
2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đạt chuẩn Tổng cục Thuế
Không phải phần mềm nào cũng đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ. Hãy ưu tiên phần mềm:
- Có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế;
- Hỗ trợ lập và gửi mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
- Tích hợp mã xác thực, chữ ký số, và đồng bộ hóa đơn theo thời gian thực;
- Có khả năng lưu trữ và truy xuất hóa đơn khi cần kiểm tra.
Một số phần mềm phổ biến được sử dụng nhiều: Sổ Bán Hàng, Viettel Invoice, VNPT Invoice, Fast eInvoice…
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm: Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi
3. Tập huấn nhân sự bán hàng và kế toán thường xuyên
Không chỉ chủ kinh doanh mà nhân viên vận hành, thu ngân, kế toán cũng cần được đào tạo về quy trình xuất hóa đơn hợp lệ:
- Khi nào được phép phát hành hóa đơn;
- Cách kiểm tra mã xác thực và chữ ký số;
- Cách xử lý khi sai sót trong hóa đơn;
- Cách truyền dữ liệu đúng định kỳ cho cơ quan thuế.
Tập huấn định kỳ giúp hạn chế rủi ro từ lỗi thao tác, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong dịch vụ.
Tóm lại, là chủ kinh doanh, bạn không chỉ cần quan tâm đến doanh thu mà còn phải hiểu rõ những quy định pháp lý trong quá trình phát hành hóa đơn. Qua bài viết này, Sổ Bán Hàng đã giúp chủ kinh doanh giải quyết câu hỏi “Chưa đăng ký với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử có hợp lệ không?” một cách rõ ràng.
Hãy thực hiện đúng quy trình từ đầu, lựa chọn phần mềm phù hợp, và đảm bảo tất cả hóa đơn xuất ra đều đúng chuẩn pháp luật để yên tâm vận hành, phát triển lâu dài và không còn lo lắng khi cơ quan thuế “ghé thăm”.
>> Mời bạn xem thêm:
Tất tần tật về máy tính tiền in hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan Thuế
App hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ: Giải pháp tiết kiệm và hiệu quả
Máy tính tiền quầy thu ngân: Giải pháp gỡ rối giờ cao điểm cho chủ kinh doanh