Làm sao để cập nhật thông tin của hóa đơn điện tử khi có sai sót?
Khi hóa đơn điện tử bị sai sót, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định để đảm bảo hợp lệ và tránh bị xử phạt.
Nhiều hộ kinh doanh sau khi phát hành hóa đơn điện tử mới phát hiện sai sót – có thể là sai tên khách hàng, mã số thuế hay số tiền. Vậy trong trường hợp này, có thể chỉnh sửa trực tiếp được không? Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn cách cập nhật sai sót hóa đơn điện tử đúng quy định, giúp hóa đơn vẫn hợp lệ và không ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?
Nếu hệ thống hóa đơn điện tử bị lỗi, chủ hộ kinh doanh phải làm gì?
Chính thức bỏ thuế khoán: HKD cần chuẩn bị gì theo Quyết định 3389/QĐ-BTC?
Làm sao để cập nhật thông tin của hóa đơn điện tử khi có sai sót?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc ngày lập, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành. Thay vào đó, HKD cần thực hiện các bước điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính để đảm bảo tính hợp lệ và tránh bị xử phạt.
Xác định loại sai sót của hóa đơn
Trước tiên, cần xác định mức độ sai sót để chọn hình thức xử lý phù hợp:
- Sai thông tin không ảnh hưởng đến số tiền, thuế suất (ví dụ: tên, địa chỉ, ký hiệu) → sử dụng hóa đơn điều chỉnh.
- Sai thông tin ảnh hưởng đến số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa → cần lập hóa đơn thay thế.
Trường hợp 1 – Lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu hóa đơn đã cấp mã hoặc gửi cho khách hàng nhưng phát hiện sai sót nhỏ (như sai địa chỉ, tên công ty, mã số thuế…), bạn làm như sau:
- Lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên (bên bán và bên mua).
- Phát hành hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung cần điều chỉnh, đồng thời tham chiếu đến số, ký hiệu hóa đơn gốc.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh lên hệ thống của Tổng cục Thuế để cấp mã mới (nếu là hóa đơn có mã).
Trường hợp 2 – Lập hóa đơn thay thế
Nếu hóa đơn bị sai nghiêm trọng (như sai thuế suất, sai tiền hàng, sai sản phẩm), bạn cần lập hóa đơn thay thế:
- Lập văn bản hủy bỏ hóa đơn cũ có sự đồng ý của bên mua.
- Tạo hóa đơn điện tử mới với nội dung chính xác, đánh dấu là “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
- Gửi hóa đơn thay thế lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã và thông báo lại cho người mua.
Trường hợp hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế
Nếu hóa đơn mới lập nhưng chưa gửi lên hệ thống của cơ quan thuế, bạn có thể xóa và lập lại hóa đơn mới mà không cần lập văn bản điều chỉnh hay thay thế.
Lưu ý khi cập nhật sai sót hóa đơn điện tử
- Mọi hoạt động điều chỉnh hoặc thay thế phải được lưu trữ kèm chứng từ gốc và văn bản xác nhận giữa hai bên.
- Không tự ý chỉnh sửa file XML hoặc PDF hóa đơn gốc, vì điều này khiến hóa đơn mất hiệu lực pháp lý.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như Sổ Bán Hàng, giúp thao tác nhanh, đảm bảo đồng bộ với cơ quan thuế.
Việc cập nhật sai sót hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy trình để tránh vi phạm quy định thuế. Bạn nên thường xuyên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn và ưu tiên dùng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Sổ Bán Hàng, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa sai sót theo đúng quy định, lưu trữ an toàn và tự động cập nhật với cơ quan thuế.
