Cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử xăng dầu cho hộ kinh doanh

Ngành xăng dầu là một trong những lĩnh vực có tính đặc thù cao, đòi hỏi việc quản lý hóa đơn, chứng từ cực kỳ chặt chẽ. Đối với hộ kinh doanh xăng dầu, nhất là các cây xăng tư nhân thì việc cập nhật và tuân thủ các quy định mới về hóa đơn điện tử là bắt buộc để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ tổng hợp những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử xăng dầu cho chủ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm:

Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Ngày tốt khai trương mở hàng tháng 8 năm 2025

100+ STT tương tác: Bí quyết tăng like, comment và đơn hàng hiệu quả

Cách kiếm tiền trên TikTok: 7 hình thức phổ biến và hiệu quả nhất 2025

Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt

Phần mềm tải video: Top 10 công cụ download video miễn phí tốt nhất

Hóa đơn xăng dầu là gì?

Hóa đơn xăng dầu là chứng từ được lập và phát hành bởi các cửa hàng, đại lý bán lẻ xăng dầu khi cung cấp xăng, dầu hoặc các sản phẩm nhiên liệu cho người mua. Tùy vào đối tượng giao dịch, loại hóa đơn có thể là:

• Hóa đơn điện tử GTGT: Được sử dụng trong giao dịch với tổ chức, doanh nghiệp. Đây là loại hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí.
• Hóa đơn bán lẻ: Thường áp dụng khi bán cho khách hàng cá nhân, không bắt buộc có thông tin người mua và không đủ điều kiện để khấu trừ thuế.

Để hóa đơn xăng dầu được công nhận là hợp lệ trong hồ sơ kê khai thuế và tính chi phí hợp lý, hộ kinh doanh cần đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật, bao gồm: định dạng chuẩn theo Bộ Tài chính, thông tin đầy đủ và được phát hành qua hệ thống hóa đơn điện tử hợp pháp.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh

Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu

1. Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Luật Quản lý thuế 2019

Theo khoản 1, Điều 90 của Luật Quản lý thuế năm 2019, một trong những nguyên tắc quan trọng khi lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử là:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

2. Quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

2.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu

Theo quy định tại điểm i, khoản 4, Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được hướng dẫn bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán xăng dầu được xác định là ngay tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa cho người mua, tức khi xăng dầu đã được xuất kho và bàn giao tại cửa hàng bán lẻ hoặc đại lý phân phối.

4.Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”

Điều này có nghĩa là, hộ kinh doanh xăng dầu phải lập và xuất hóa đơn điện tử ngay khi hoàn tất giao dịch, kể cả đối với khách hàng cá nhân không yêu cầu lấy hóa đơn, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và minh bạch doanh thu.

2.2. Nội dung hóa đơn điện tử xăng dầu

Căn cứ theo điểm c, khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại điểm d, khoản 7, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có quy định:

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ tất cả các thông tin.

Cụ thể, đối với hóa đơn điện tử xuất khi bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, thì không bắt buộc phải ghi các thông tin sau:

• Tên người mua
• Địa chỉ người mua
• Mã số thuế người mua
• Chữ ký số của người mua

Quy định này giúp đơn giản hóa thủ tục cho hộ kinh doanh xăng dầu trong các giao dịch bán lẻ, đồng thời vẫn đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn theo pháp luật hiện hành.

2.3. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử xăng dầu

Như đã đề cập ở phần trên, trong trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh và giao dịch chỉ phục vụ mục đích tiêu dùng cá nhân, thì hóa đơn điện tử bán xăng dầu không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.

Quy định này nhằm đơn giản hóa thủ tục lập hóa đơn trong các giao dịch bán lẻ phổ biến tại cửa hàng xăng dầu, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn khi sử dụng cho mục đích báo cáo, kê khai doanh thu hoặc lưu trữ.

2.4. Quy định về truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử xăng dầu lên cơ quan thuế

Theo khoản 1, Điều 58, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động trong một số lĩnh vực trọng yếu, bao gồm xăng dầu – có trách nhiệm thực hiện hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế.

Cụ thể, các đơn vị này phải:

• Sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế công bố;
• Kết nối, chia sẻ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ, tùy theo quy định hướng dẫn cụ thể.

Đối với hộ kinh doanh xăng dầu, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ, cần đảm bảo phần mềm đó đã được tích hợp hệ thống truyền nhận dữ liệu tự động đến Tổng cục Thuế, nhằm đáp ứng yêu cầu giám sát doanh thu và tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

2.5. Quy định về xử lý sai sót hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử xăng dầu được chia thành hai nhóm chính tùy theo mức độ và tính chất sai lệch:

Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác)

• Người bán không cần lập lại hóa đơn.
• Chỉ cần thông báo cho người mua biết về sai sót.
• Đồng thời, gửi thông báo hóa đơn sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Đây là hình thức xử lý đơn giản, áp dụng khi thông tin sai không ảnh hưởng đến giá trị và nội dung chính của hóa đơn.

Trường hợp sai các nội dung quan trọng như:

• Mã số thuế người mua
• Số tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT
• Tên, quy cách, chất lượng hàng hóa/dịch vụ

→ Chủ kinh doanh được lựa chọn một trong hai phương án xử lý:

• Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu muốn giữ số hóa đơn cũ, điều chỉnh số liệu tăng/giảm); hoặc
• Lập hóa đơn thay thế (hủy hóa đơn cũ, xuất hóa đơn mới hoàn toàn đúng thông tin).

Việc lựa chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế cần được thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ, đồng thời tuân thủ quy trình gửi lại dữ liệu cho cơ quan thuế theo quy định.

>> Mời bạn xem thêm: Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt

3. Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 80/2023/NĐ-CP

Ngày 17/11/2023, Chính phủ ban hành Nghị định 80/2023/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Nghị định 83/2014/NĐ-CP về hoạt động kinh doanh xăng dầu.

Tại khoản 9, Điều 1 của Nghị định 80/2023/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 9 và khoản 10 Điều 26 Nghị định 83/2014/NĐ-CP), có quy định rõ:

Điều 26. Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh xăng dầu đối với cửa hàng bán lẻ xăng dầu

“10. Thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.”

Nội dung này xác lập nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với tất cả các thương nhân đầu mối, thương nhân phân phối, đại lý bán lẻ xăng dầu, bao gồm cả hộ kinh doanh, trong việc:

• Sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, đúng chuẩn dữ liệu;
• Kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế theo đúng hướng dẫn;
• Tuân thủ các quy định mới nhất từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế về định dạng, thời điểm lập, xử lý sai sót hóa đơn.

Quy định này giúp đảm bảo minh bạch trong chuỗi phân phối xăng dầu, tăng cường khả năng giám sát của cơ quan quản lý, đồng thời bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực bán lẻ nhiên liệu.

Tại khoản 14, Điều 1 của Nghị định 80/2023/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung điểm đ, khoản 2, Điều 40 Nghị định số 83/2014/NĐ-CP) có quy định như sau:

“Điều 40. Trách nhiệm của các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân

2. Bộ Tài chính

đ) Ban hành các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 9 Điều 1 Nghị định này phù hợp với quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.”

Điều này khẳng định rằng việc áp dụng hóa đơn điện tử trong ngành xăng dầu không chỉ là bắt buộc, mà còn được giám sát và điều phối trực tiếp bởi Bộ Tài chính thông qua các văn bản hướng dẫn cụ thể. Do đó, hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu cần chủ động theo dõi các hướng dẫn mới nhất, đảm bảo thực hiện đúng quy định, tránh sai phạm và rủi ro pháp lý.

>> Mời bạn xem thêm: Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu

Petrolimex hiện cung cấp công cụ trực tuyến giúp khách hàng dễ dàng tra cứu và xuất hóa đơn điện tử ngay trên website chính thức. Để thực hiện tra cứu, chủ kinh doanh hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website của Petrolimex tại đây.

Bước 2: Nhập mã tra cứu HĐ được nhân viên bán hàng cung cấp tại thời điểm giao dịch để xác định chính xác hóa đơn điện tử tương ứng với lần mua xăng dầu của bạn => Nhấn “Tìm kiếm”

Bước 3: Sau khi tra cứu thành công, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn tương ứng.

• Nhấn “Xem” để xem chi tiết nội dung hóa đơn.
• Nhấn “Tải” để lưu hóa đơn điện tử về máy dưới dạng file PDF.

>> Mời bạn xem thêm: Cung cấp thông tin xuất hoá đơn muộn có bị từ chối không? Giải đáp theo quy định mới nhất

Một số lưu ý quan trọng để xuất hóa đơn xăng dầu hợp lệ

1. Ghi rõ tên hàng hóa – tuyệt đối tránh ghi chung chung

Khi lập hóa đơn, cần ghi cụ thể tên loại xăng dầu như: “Xăng RON 95-IV”, “Dầu DO 0.05S”,… nhằm đảm bảo minh bạch và chính xác. Tuyệt đối không dùng các cụm từ mơ hồ như “nhiên liệu”, “hàng hóa khác” – vì sẽ dễ bị cơ quan thuế loại chi phí do không đủ căn cứ hợp lý khi quyết toán.

2. Ghi biển số xe: không bắt buộc nhưng rất nên làm

Pháp luật không quy định bắt buộc ghi biển số xe trên hóa đơn xăng dầu. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có chi phí liên quan đến phương tiện vận hành, giao hàng, công tác, việc ghi thêm biển số xe giúp:

• Tăng tính liên kết giữa hóa đơn và hoạt động kinh doanh thực tế
• Dễ chứng minh tính hợp lý của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra

3. Chỉ sử dụng hóa đơn từ đơn vị có đăng ký kinh doanh và mã số thuế hợp lệ

Hóa đơn xăng dầu chỉ có giá trị pháp lý nếu được phát hành bởi:

• Doanh nghiệp/hộ kinh doanh đã đăng ký hoạt động hợp pháp
• Có mã số thuế hợp lệ, đang hoạt động bình thường trên hệ thống thuế

Trường hợp sử dụng hóa đơn từ đơn vị không đủ điều kiện (đã ngừng hoạt động, không có mã số thuế…), chi phí sẽ bị loại toàn bộ và nguy cơ bị truy thu, xử phạt thuế là rất cao.

4. Tránh gom hóa đơn hoặc mượn hóa đơn để hợp thức hóa chi phí

Hộ kinh doanh và doanh nghiệp không được gom nhiều hóa đơn lẻ hoặc mượn hóa đơn từ người khác để khai báo chi phí đầu vào. Đây là hành vi vi phạm, dễ bị xem là:

• Gian lận chi phí, che giấu doanh thu
• Vi phạm quy định về chứng từ kế toán và hóa đơn

Nếu bị phát hiện, bạn có thể bị xử phạt hành chính, truy thu thuế và ảnh hưởng đến độ tin cậy của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý.

5. Lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn và đúng cách

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn, có thể tra cứu, truy xuất trong thời gian tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Hộ kinh doanh nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng lưu trữ lâu dài hoặc sao lưu định kỳ để phòng rủi ro mất dữ liệu.

6. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số và phát hành

Trước khi ký số và gửi hóa đơn đi, chủ kinh doanh nên kiểm tra lại:

• Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá
• Thông tin người mua (nếu có)
• Biển số xe (nếu muốn kê khai chi phí vận hành)

Việc sửa hóa đơn sau khi đã phát hành rất phức tạp và cần báo cáo lại với cơ quan thuế.

7. Tránh sử dụng hóa đơn điện tử giả hoặc không được cấp mã

Chủ kinh doanh chỉ sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp được phát hành qua:

• Cổng hóa đơn của Tổng cục Thuế (đối với hóa đơn có mã)
• Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép

Hóa đơn tự tạo hoặc phần mềm trôi nổi không qua cấp mã có thể khiến bạn bị phạt hành chính, truy thu thuế, hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý.

>> Mời bạn xem thêm: Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng

Xuất hóa đơn điện tử nhanh – chuẩn – đúng luật từ máy tính tiền cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.

>> Mời bạn xem thêm:

Hướng dẫn tải và in hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/ Inv cho chủ kinh doanh

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025