Bật mí 3 cách sử dụng hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

Từ 06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh bắt buộc phải dùng hoá đơn điện tử khi bán hàng. Nhiều chủ kinh doanh lo lắng phải chi quá nhiều tiền cho đầu tư khoản này hay tốn thêm chi phí hàng tháng. Vậy chủ kinh doanh có biết? Vẫn có những cách để triển khai hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh một cách tiết kiệm, dễ thao tác và hợp lệ nếu biết chọn giải pháp phù hợp.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ gợi ý 3 cách đơn giản và tiết kiệm giúp chủ kinh doanh dùng hoá đơn điện tử đúng chuẩn và đúng quy định pháp luật.

>> Mời bạn xem thêm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Vì sao hộ kinh doanh bắt buộc phải dùng hoá đơn điện tử?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay không còn là quyền lựa chọn, mà đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiện đại hóa công tác quản lý thuế và phòng tránh gian lận thương mại.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nhà nước yêu cầu mọi tổ chức, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ/ năm phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử. Nếu không tuân thủ đúng quy định, chủ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế, chưa kể các rủi ro về quản lý dòng tiền, minh bạch sổ sách và khó khăn khi chứng minh chi phí đầu vào – đầu ra.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn giúp hộ kinh doanh:

• Ghi nhận doanh thu chính xác hơn
• Dễ dàng theo dõi tình hình bán hàng
• Tăng độ tin cậy với khách hàng và cơ quan quản lý

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử miễn phí trong những trường hợp nào?

Các trường hợp được cấp sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí đã được quy định rất rõ trong nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành về một số quy định liên quan đến các hóa đơn, chứng từ điện tử và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

Căn cứ Khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những trường hợp được phép sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí có mã của cơ quan thuế mà không phải trả bất kỳ tiền dịch vụ nào trong khoảng thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng là:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá nhân, hợp tác xã tại vị trí kinh doanh có điều kiện kinh tế, xã hội khó khăn, không thuận lợi hoặc tại vị trí kinh doanh có điều kiện kinh tế, xã hội đặc biệt khó khăn.
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác theo như đề nghị của UBND tỉnh hay thành phố trực thuộc trung ương gửi cho Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, loại trừ những doanh nghiệp hoạt động tại các khu công nghiệp, khu công nghệ cao hay các khu kinh tế.

Trước đây theo như quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí là 5 trường hợp. Tuy nhiên, trong quy định mới nhất năm 2020, những trường hợp được phép sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí đã rút lại chỉ còn 2 trường hợp.

Tổ chức thực hiện cung cấp cho những đơn vị nêu trên về dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí có mã của cơ quan thuế sẽ là Tổng cục thuế hoặc Tổng cục thuế tiến hành ủy thác cho một tổ chức khác.

Những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay hộ kinh doanh cá nhân mà không thuộc 1 trong 2 trường hợp phía trên thì khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bắt buộc phải thực hiện trả tiền dịch vụ theo như hợp đồng ký với bên tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

3 Cách sử dụng hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

1. Sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Bước 1: Kiểm tra điều kiện

Xác định bạn có thuộc diện sử dụng hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh không (khu vực kinh tế khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định).

Bước 2: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Để đăng ký, chủ kinh doanh truy cập vào website Hoá đơn điện tử

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí

• Đăng nhập bằng mã số thuế của hộ kinh doanh.
• Điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí.
• Ký số hoặc ký điện tử theo hướng dẫn (nếu có).

Bước 4: Chờ phê duyệt

Sau khi gửi đăng ký, cơ quan thuế sẽ xử lý và phản hồi trong vòng 15 phút đến 1 ngày làm việc.

Bước 5: Sử dụng hóa đơn điện tử

• Khi được cấp tài khoản, hộ kinh doanh đăng nhập vào hệ thống để tạo, phát hành hóa đơn điện tử miễn phí.
• Xuất hóa đơn cho khách hàng theo quy định.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quán cà phê có cần kết nối hóa đơn điện tử? Giải đáp chi tiết!

2. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí do tổ chức được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí

• Tìm hiểu và chọn tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí được Tổng cục Thuế công nhận (ví dụ: Viettel, VNPT,…)

Bước 2: Đăng ký sử dụng phần mềm

• Truy cập website hoặc liên hệ nhà cung cấp để đăng ký tài khoản sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí.
• Cung cấp đầy đủ thông tin hộ kinh doanh (mã số thuế, tên, địa chỉ…).

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua phần mềm

• Thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm theo hướng dẫn.
• Đăng ký chữ ký số (nếu phần mềm yêu cầu).

Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế

Chờ cơ quan thuế phê duyệt đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 5: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi được phê duyệt, chủ kinh kinh doanh có thể tạo, phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay trên phần mềm miễn phí.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!

3. Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bước 1: Trang bị máy tính tiền có phần mềm hóa đơn điện tử

Chủ kinh doanh có thể mua hoặc nâng cấp máy tính tiền có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua phần mềm máy tính tiền hoặc trực tiếp với cơ quan thuế.
• Đăng ký chữ ký số để gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Bước 3: Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử trên máy tính tiền

• Khi bán hàng, nhân viên sử dụng máy tính tiền để tạo hóa đơn điện tử cho khách hàng.
• Hóa đơn không cần ký số trực tiếp trên hóa đơn khi bán hàng.

Bước 4: Gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Cuối ngày, dữ liệu hóa đơn điện tử được gửi tự động hoặc thủ công từ phần mềm máy tính tiền đến cơ quan thuế qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Chủ kinh doanh lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và quản lý dữ liệu bán hàng trên phần mềm máy tính tiền.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!

Những điều cần lưu ý khi dùng hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

Việc sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí là lựa chọn thông minh với các hộ kinh doanh nhỏ. Tuy nhiên, để đảm bảo hợp lệ và tránh rắc rối, chủ kinh doanh cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

1. Chọn nhà cung cấp được Tổng Cục Thuế cấp phép

Không phải phần mềm nào cũng đủ điều kiện phát hành hóa đơn hợp lệ. Hãy kiểm tra xem nhà cung cấp mà cửa hàng đang dùng có nằm trong danh sách được Tổng Cục Thuế chấp thuận hay không. Chủ kinh doanh có thể tra cứu tại website của Tổng Cục Thuế hoặc hỏi trực tiếp đơn vị cung cấp.

2. Đảm bảo phần mềm có kết nối với cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử phải được gửi, lưu trữ và đồng bộ dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế trực tiếp hoặc thông qua trung gian được uỷ quyền (như VNPT, Viettel,…) Nếu không có kết nối, hóa đơn đó có thể bị xem là không hợp lệ về mặt pháp lý.

3. Sao lưu dữ liệu định kỳ

Một số phần mềm miễn phí không tự động lưu trữ lâu dài. Vì vậy, chủ kinh doanh cần:

• Xuất file lưu trữ định kỳ
• Tải hóa đơn về máy hoặc lưu trên Google Drive/USB
• Đảm bảo dữ liệu không bị mất khi đổi máy hoặc khi phần mềm ngừng hỗ trợ

4. Kiểm tra kỹ nội dung hoá đơn trước khi xuất

Tránh sai sót và gây phiền phức về sau, chủ kinh doanh nên:

• Kiểm tra đúng định dạng XML và PDF
• Mã số thuế, tên khách hàng, hàng hóa – dịch vụ phải chính xác
• Hóa đơn cần có chữ ký số (hoặc ký hiệu mã xác thực) hợp lệ

Một lỗi nhỏ như thiếu dấu phẩy, sai mã số thuế… cũng có thể khiến hóa đơn bị từ chối hoặc không được khấu trừ thuế.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dễ dàng cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 6/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 lợi ích khi sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hoá đơn điện tử

• Đăng ký dễ dàng và Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập hóa đơn và xuất ra phiếu thu nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý hóa đơn so với hóa đơn giấy.

• Tính chính xác cao: Việc xuất hoá đơn điện tử từ ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp tránh sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác cao.

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các hoá đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc trên một hệ thống quản lý dữ liệu, giúp cho việc quản lý và tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng hơn.

• Bảo mật thông tin: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ được bảo mật hơn, giảm nguy cơ mất mát hoặc đánh cắp thông tin.

• Tính linh hoạt cao: Việc xuất hoá đơn điện tử cho phép doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể chuyển đổi các dữ liệu hóa đơn sang định dạng khác nhau để phù hợp với các yêu cầu khác nhau của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

• Quản lý toàn diện: Tiện lợi tích hợp tất cả trong 1 với hệ thống quản lý, giúp cho việc quản lý kho hàng, theo dõi doanh thu và các hoạt động kinh doanh khác và xuất hoá đơn trở nên thuận tiện hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi dành riêng cho chủ kinh doanh khi sử dụng dịch vụ HĐĐT từ máy tính tiền trên Sổ Bán Hàng

Chỉ cần đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ ưu đãi cực kỳ giá trị:

🎁 Tặng 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ

🎁 Tặng ngay 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí

🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Áp dụng có hạn – Ưu đãi tốt nhất cho những chủ kinh doanh nhanh tay nhất!

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính bán hàng thông minh: Chìa khoá để không bị “phạt nguội” hoá đơn điện tử

Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá

Máy tính tiền cho quán ăn, quán cà phê: Giải pháp gọn nhẹ – hiệu quả – tiết kiệm cho chủ quán