App hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ: Giải pháp tiết kiệm và hiệu quả
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc áp dụng công nghệ vào quy trình bán hàng và quản lý tài chính đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một trong những bước tiến quan trọng không thể bỏ qua chính là sử dụng app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ. Cùng Sổ Bán Hàng khám phá chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.
>> Mời bạn xem thêm:
Tại sao doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng app hóa đơn điện tử?
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc ứng dụng app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ không chỉ là xu thế mà còn là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp nhỏ vẫn còn chần chừ, việc không kịp thời chuyển đổi có thể kéo theo những hậu quả pháp lý nặng nề cũng như đánh mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025
Theo Điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025 phải được khởi tạo từ máy tính tiền, có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử giúp người mua dễ dàng tra cứu và kê khai thuế.
Hóa đơn này được lập trực tiếp từ hệ thống tính tiền của người bán và tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn quy định.
Ngoài ra, theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên (theo Luật Quản lý thuế 2019).
- Các doanh nghiệp hoạt động bán lẻ, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như:
- Trung tâm thương mại, siêu thị;
- Cửa hàng bán lẻ;
- Nhà hàng, quán ăn;
- Khách sạn;
- Dịch vụ vận tải hành khách;
- Các ngành dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim.
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn xác định hàng hóa, dịch vụ sẽ được áp dụng mức thuế GTGT 8%
Mức phạt nào dành cho các chủ kinh doanh khi không tuân thủ?
Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử, sẽ đối mặt với các mức xử phạt nghiêm khắc theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP6:
Mức phạt 1: 10.000.000 – 20.000.000 đồng
Áp dụng cho hành vi:
- Không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định.
Mức phạt 2: 20.000.000 – 50.000.000 đồng
Khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sai nội dung quy định:
- Sử dụng hóa đơn mẫu sai quy định;
- Tự phát hành hóa đơn ngoài hệ thống được cơ quan thuế phê duyệt.
Mức phạt 3: Xử phạt hành vi trốn thuế
Nếu cơ quan thuế xác định hành vi gian lận hóa đơn nhằm trốn thuế:
- Phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn;
- Buộc nộp lại số tiền thuế trốn cùng khoản tiền phạt chậm nộp.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu vận hành
Một lợi ích thiết thực khác khi sử dụng app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ chính là giúp tối ưu chi phí vận hành:
Tiết kiệm chi phí phát hành, in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy: Chủ kinh doanh không cần đầu tư máy in hóa đơn chuyên dụng đắt đỏ. Đồng thời có thể giảm chi phí lưu kho, bảo quản hóa đơn theo yêu cầu của pháp luật (tối thiểu 10 năm).
Tăng tốc độ xử lý hóa đơn: Tạo, phát hành hóa đơn trong vài giây chỉ với vài thao tác trên điện thoại. Dữ liệu hóa đơn được tự động chuyển đến cơ quan thuế, không cần kê khai thủ công.
Giảm thiểu rủi ro sai sót: Hóa đơn điện tử đồng bộ ngay từ lúc phát sinh giao dịch, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền quán cà phê có cần kết nối hóa đơn điện tử? Giải đáp chi tiết!
Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền siêu thị – Giải pháp cho chủ kinh doanh
Máy tính tiền cầm tay và giải pháp toàn diện cho các quy định mới về hóa đơn điện tử
Máy tính tiền cho shop nhỏ: Giải pháp quản lý bán hàng thông minh, gọn nhẹ, dễ dùng
Máy tính tiền cho quán ăn, quán cà phê: Giải pháp gọn nhẹ – hiệu quả – tiết kiệm cho chủ quán
Tiêu chí lựa chọn app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ
Việc lựa chọn đúng app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử với đa dạng tính năng và mức giá khác nhau, khiến nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn khi lựa chọn.
Để đưa ra quyết định chính xác, doanh nghiệp cần căn cứ vào những tiêu chí quan trọng dưới đây:
Được cấp phép bởi Tổng cục Thuế
Tiêu chí đầu tiên và bắt buộc khi lựa chọn app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ là phần mềm đó phải được Tổng cục Thuế cấp phép.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng các ứng dụng hóa đơn điện tử do các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận.
Vì sao tiêu chí này quan trọng?
- Đảm bảo tính pháp lý: Hóa đơn phát hành hợp lệ, dễ dàng kê khai, hạch toán và được cơ quan thuế chấp nhận.
- Tránh các rủi ro về xử phạt: Sử dụng phần mềm không được cấp phép có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Thuận tiện khi đối soát thuế: Dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ tự động truyền về hệ thống của cơ quan thuế theo đúng chuẩn định dạng.
Doanh nghiệp có thể tra cứu danh sách các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép tại Cổng thông tin Tổng cục Thuế Việt Nam.
Dễ sử dụng, giao diện thân thiện
Dễ sử dụng là tiêu chí quan trọng không kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể – nơi nhân sự kế toán còn hạn chế về chuyên môn công nghệ. Một app hóa đơn điện tử lý tưởng cần:
- Giao diện đơn giản, dễ hiểu: Người dùng mới có thể thao tác chỉ sau vài phút làm quen.
- Quy trình phát hành hóa đơn nhanh chóng: Ít bước, rõ ràng, hỗ trợ tạo hóa đơn ngay từ đơn hàng.
- Tích hợp hướng dẫn chi tiết: Có trung tâm hỗ trợ, video hướng dẫn hoặc chatbot giải đáp thắc mắc nhanh.
Việc chọn ứng dụng hóa đơn điện tử dễ sử dụng không chỉ tiết kiệm thời gian đào tạo nhân sự mà còn hạn chế tối đa lỗi vận hành, nhầm lẫn thông tin hóa đơn.
Tính bảo mật cao
Bảo mật thông tin là yếu tố sống còn khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi sang sử dụng app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ. Bởi lẽ, trong hóa đơn điện tử chứa rất nhiều dữ liệu nhạy cảm như:
- Thông tin khách hàng
- Giá trị hợp đồng
- Chi tiết giao dịch tài chính
Các tiêu chuẩn bảo mật cần có ở một app hóa đơn điện tử:
- Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu phải được mã hóa trong quá trình lưu trữ và truyền tải.
- Chứng thư số: Ký điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn.
- Xác thực đa yếu tố (MFA): Đảm bảo chỉ người có quyền mới truy cập được hệ thống.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Phòng trường hợp mất mát dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc tấn công mạng.
Một số app uy tín còn đạt chứng nhận ISO 27001 – tiêu chuẩn quốc tế về quản lý an toàn thông tin, giúp doanh nghiệp an tâm hơn khi vận hành.
>> Mời bạn xem thêm: Gợi ý mua máy tính tiền giá rẻ, chất lượng tốt cho chủ kinh doanh nhỏ
Tính năng hỗ trợ mở rộng
Ngoài chức năng phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nhỏ cũng nên cân nhắc lựa chọn app hóa đơn điện tử có khả năng kết nối mở rộng để đồng bộ quy trình kinh doanh tổng thể.
Các tính năng hỗ trợ nên ưu tiên:
- Kết nối phần mềm kế toán: Tự động ghi nhận doanh thu, công nợ vào hệ thống kế toán.
- Kết nối kho vận: Theo dõi tồn kho, cập nhật số lượng sản phẩm sau mỗi đơn hàng phát sinh hóa đơn.
- Kết nối hệ thống bán hàng (POS, e-commerce): Phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp khi đơn hàng được xác nhận trên các kênh bán hàng online hoặc cửa hàng vật lý.
Nhờ tính năng tích hợp này, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ sinh thái quản lý bán hàng – kế toán – kho vận – chăm sóc khách hàng mượt mà trên cùng một nền tảng, giảm thiểu chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm Sổ Bán Hàng E-Invoice – Giải pháp Hóa đơn điện tử linh hoạt ngay trên điện thoại
Việc lựa chọn một ứng dụng bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử không chỉ đơn giản là chọn phần mềm dễ dùng, mà còn cần đảm bảo khả năng tuân thủ pháp lý, linh hoạt cho nhu cầu vận hành. Sổ Bán Hàng là một trong số ít app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ hội tụ đủ những yếu tố này.
Sổ Bán Hàng không chỉ đơn thuần là một ứng dụng bán hàng, mà còn là nền tảng hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử đạt chuẩn, được thiết kế chuyên biệt cho các mô hình kinh doanh vừa và nhỏ.
- Hợp tác cùng các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo.
- Đáp ứng đầy đủ quy định thuế mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025.
- Kết nối mượt mà với máy tính tiền, chữ ký số, đảm bảo toàn bộ quy trình phát hành hóa đơn được số hóa và tự động hóa.
Những tính năng nổi bật của Sổ Bán Hàng E-Invoice
Một ứng dụng hóa đơn điện tử chất lượng không chỉ dừng lại ở khả năng phát hành hóa đơn mà còn cần nhiều tính năng gia tăng khác hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru. Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp Sổ Bán Hàng E-Invoice trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ.
Kết nối nhanh chóng với hệ thống HĐĐT và chữ ký số
- Tích hợp dễ dàng với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử lớn như FPT, VNPT, M-Invoice, Hilo.
- Hỗ trợ đa dạng chữ ký số: kết nối nhanh với các thiết bị ký số phổ biến trên thị trường.
- Hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký, khai báo thông tin doanh nghiệp ngay trong app.
- Tuân thủ tuyệt đối quy định thuế: Mọi hóa đơn phát hành đều được kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu.
Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ thiết bị di động
- Tạo và phát hành hóa đơn điện tử chỉ với vài thao tác trên điện thoại.
- Chuyển đổi nhanh hóa đơn bán lẻ sang hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu.
- Thông tin sản phẩm, giá bán, thuế suất được tự động cập nhật lên hóa đơn.
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc SMS ngay sau khi phát hành.
Quản lý hóa đơn điện tử tập trung và hiệu quả
- Lưu trữ tập trung tất cả hóa đơn đã phát hành, dễ dàng truy vấn khi cần.
- Tìm kiếm nhanh chóng theo mã hóa đơn, tên khách hàng, ngày phát hành hoặc giá trị.
- Theo dõi trạng thái hóa đơn: đã phát hành, đã gửi, đã xem hoặc đã hủy.
- Báo cáo hóa đơn chi tiết: theo ngày, tuần, tháng, quý.
- Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các chi nhánh, đảm bảo tính nhất quán.
Hỗ trợ lập báo cáo thuế cho nhóm doanh nghiệp khoán thuế
- Tự động tổng hợp doanh thu từ hóa đơn đã phát hành.
- Tạo báo cáo thuế định kỳ (tháng, quý) đúng theo mẫu chuẩn quy định.
- Theo dõi tiến độ kê khai thuế và tình trạng nộp thuế.
- Cảnh báo nhắc hạn nộp báo cáo thuế, giảm nguy cơ trễ hạn hoặc bị phạt.
Tùy chỉnh xuất hóa đơn theo nhu cầu kinh doanh
- Thiết lập ngưỡng giá trị hóa đơn: Hệ thống tự động đề xuất phát hành hóa đơn cho giao dịch trên mức nhất định.
- Tạo nhiều mẫu hóa đơn khác nhau phù hợp từng nhóm khách hàng hoặc sản phẩm.
- Gửi hóa đơn định kỳ cho các khách hàng thân thiết.
- Thiết lập quy trình duyệt hóa đơn đối với giao dịch lớn, tránh sai sót.
- Tự động xuất hóa đơn cuối ngày cho tất cả giao dịch hoàn tất, phù hợp với nhà hàng, quán ăn, shop bán lẻ.
Ưu đãi hấp dẫn khi đăng ký dài hạn
Để hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ dễ dàng tiếp cận và triển khai hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng hiện đang triển khai nhiều ưu đãi cực kỳ hấp dẫn.
- Miễn phí khởi tạo hệ thống hóa đơn điện tử (trị giá 1.100.000 đồng).
- Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên hoàn toàn miễn phí.
- Ưu đãi lên đến 50% khi mua thêm số lượng hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi sang sử dụng app hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ không chỉ là đáp ứng yêu cầu pháp lý, mà còn là bước đi chiến lược để tối ưu hóa vận hành, gia tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với những tính năng vượt trội, khả năng kết nối linh hoạt và sự tuân thủ chặt chẽ các quy định thuế hiện hành, Sổ Bán Hàng E-Invoice đã và đang trở thành người bạn đồng hành tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp nhỏ trên hành trình số hóa kinh doanh.