7 Mẫu hoá đơn điện tử mới nhất chuẩn Thông tư 78: Cập nhật quan trọng cho chủ kinh doanh

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Đặc biệt, với các quy định mới nhất từ Thông tư 78, việc cập nhật và áp dụng đúng các mẫu hoá đơn điện tử là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý và tối ưu hóa quy trình kế toán.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giới thiệu 7 mẫu hóa đơn điện tử mới nhất chuẩn Thông tư 78, giúp các chủ kinh doanh hiểu rõ hơn về những mẫu HĐĐT hiện hành và áp dụng đúng vào quy trình kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn cho hộ kinh doanh

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ điện tử được lập, phát hành, và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng kỹ thuật số trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Theo quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được cấp phát bởi cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận.

Hóa đơn điện tử được tạo lập trên hệ thống phần mềm và được ký điện tử, đồng thời lưu trữ trên các hệ thống điện tử đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất. Loại hóa đơn này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý thuế, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ trong kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Như thế nào là mẫu hoá đơn điện tử hợp lệ?

Mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử từ lúc thông tin được tạo ra cho đến khi hóa đơn hoàn chỉnh.
• Tính toàn vẹn được đánh giá dựa trên việc thông tin vẫn đầy đủ và không bị thay đổi, ngoại trừ các thay đổi về hình thức xảy ra trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn.
• Thông tin trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng đầy đủ khi cần thiết.

Đối với mẫu hóa đơn được phát hành từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Có thể nhận diện được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Không yêu cầu chữ ký số.
• Khoản chi cho hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc bản sao hóa đơn hoặc thông tin tra cứu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được phát hành từ máy tính tiền được xem là khoản chi hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

>> Mời bạn xem thêm: 3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định

Các loại hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử gồm các loại sau:

1. Hoá đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp, sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phạm vi trong nước.
• Vận tải quốc tế.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu.

2. Hoá đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng dành cho các hộ kinh doanh khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phạm vi trong nước.
• Vận tải quốc tế.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu.

3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Hóa đơn điện tử bán tài sản công sử dụng khi bán các tài sản:

• Tài sản kết cấu hạ tầng.
• Tài sản công tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, gồm cả nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước.
• Tài sản của dự án có vốn đầu tư Nhà nước.
• Tài sản công được nhà nước bàn giao cho doanh nghiệp quản lý, không tính phí thành phần vốn Nhà nước.
• Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân.
• Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền.
• Vật liệu, vật tư có được do thu hồi từ xử lý tài sản công.

4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Hóa đơn này được áp dụng trong trường hợp các cơ quan nhà nước bán các mặt hàng dự trữ quốc gia, bao gồm các hàng hóa như lương thực, thực phẩm, vật liệu thiết yếu. Hóa đơn này cũng cần phải ghi rõ các thông tin về người mua, hàng hóa, giá trị, số lượng, và thuế GTGT (nếu có).

5. Tem, vé, thẻ

Tem, vé, thẻ là những loại chứng từ được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến việc bán vé, thẻ, tem cho khách hàng. Ví dụ như vé tàu, vé máy bay, thẻ điện thoại. Đây là những chứng từ có giá trị như hóa đơn và có thể thay thế hóa đơn bán hàng trong các trường hợp đặc biệt.

6. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Loại hóa đơn này được áp dụng trong các giao dịch thu phí vận chuyển hàng không, cước phí vận tải quốc tế, và các dịch vụ ngân hàng. Nó có thể là phiếu thu hoặc chứng từ có giá trị tương đương, ghi nhận các khoản phí dịch vụ liên quan đến vận chuyển và giao dịch ngân hàng.

7. Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Phiếu xuất kho là chứng từ được sử dụng khi hàng hóa được xuất kho để vận chuyển nội bộ hoặc gửi bán tại các đại lý. Đây là hoá đơn ghi nhận các thông tin về hàng hóa, số lượng, địa điểm xuất kho, và các thông tin liên quan khác, đảm bảo việc kiểm soát và giám sát quy trình xuất kho.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh

Tổng hợp 7 mẫu hoá đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo Phụ lục II, Thông tư 78/2021/TT-BTC, các mẫu hóa đơn điện tử được tham khảo như sau:

1. Mẫu hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia

2. Mẫu hóa đơn bán tài sản công

3. Mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)

4. Mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)

5. Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

6. Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành

7. Mẫu Hóa đơn bán hàng do Cục Thuế phát hành

>> Mời bạn xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả

Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm các tiêu thức sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua).
• Tên, đơn vị tính và số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ.
• Chữ ký của người bán, người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn thời điểm người bán ký số hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

>> Mời bạn xem thêm: Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá

Sổ Bán Hàng – Giải pháp hoá đơn điện tử tích hợp máy tính tiền chuẩn Thông tư 78

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử

• Đăng ký nhanh – In hóa đơn dễ: Tạo và in hóa đơn chỉ với vài thao tác, không cần giấy tờ rườm rà.
• Hạn chế sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giảm lỗi nhập sai, tính nhầm.
• Tra cứu tiện lợi: Hóa đơn lưu trữ tập trung trên phần mềm, dễ tìm – khó thất lạc.
• Bảo mật cao: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
• Linh hoạt định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hoặc cơ quan Thuế.
• Quản lý tổng thể: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo – mọi thứ gói gọn trong một ứng dụng.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Việc áp dụng đúng các mẫu hóa đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 78 không chỉ giúp chủ kinh doanh tuân thủ pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Sổ Bán Hàng hy vọng rằng những thông tin trong bài viết sẽ hỗ trợ chủ kinh doanh trong việc cập nhật và sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách.

>> Mời bạn xem thêm:

Hóa đơn điện tử trên smartphone – Giải pháp nhanh gọn cho các chủ kinh doanh

Máy tính tiền quầy thu ngân: Giải pháp gỡ rối giờ cao điểm cho chủ kinh doanh

Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP