5 Lợi ích khi chủ kinh doanh sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc xuất hóa đơn điện tử đã trở thành bước đi thiết yếu giúp các chủ kinh doanh nhỏ và vừa tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế. Vì vậy, một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ chủ kinh doanh chính là phần mềm xuất hóa đơn điện tử. Không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng mà còn đáp ứng đúng các yêu cầu pháp luật về thuế hiện nay.
Chủ kinh doanh còn đang băn khoăn về lợi ích thực sự khi áp dụng phần mềm này? Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ tiết lộ 5 lợi ích vàng giúp chủ kinh doanh thay đổi cách quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng.
>> Mời bạn xem thêm: Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng
Tổng quan về phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là công cụ giúp doanh nghiệp lập, gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn dưới dạng điện tử thay cho phương pháp truyền thống bằng giấy. hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính quy định chuẩn hóa nhằm tăng tính minh bạch, bảo mật và hiệu quả trong quản lý thuế.
Thông qua phần mềm, chủ kinh doanh có thể dễ dàng tạo các loại hóa đơn như hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ… Mọi thao tác đều được thực hiện nhanh chóng trên máy tính hoặc điện thoại, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
>> Mời bạn xem thêm: 5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”
5 Lợi ích vàng khi sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử
Lợi ích 1: Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót khi xuất hóa đơn
Việc lập và xuất hóa đơn thủ công truyền thống không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ gây ra sai sót do nhập liệu bằng tay, ghi nhầm số liệu hoặc đánh sai thông tin khách hàng. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử giúp tự động hóa toàn bộ quá trình này từ khâu tạo hóa đơn đến gửi cho khách hàng chỉ trong vài giây.
Chủ kinh doanh không cần phải mất thời gian chờ in, ký tay hay dán tem hóa đơn giấy. Các thông tin như mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất đều được phần mềm tự động kiểm tra và tính toán chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót. Điều này giúp chủ kinh doanh tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày, đồng thời đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình quản lý hóa đơn.
>> Mời bạn xem thêm: Nhập mã khách hàng, xem hóa đơn VNPT tức thì với 6 cách tra cứu đơn giản
Lợi ích 2: Tuân thủ pháp luật và cập nhật quy định tự động
Quy định về hóa đơn điện tử liên tục được Bộ Tài Chính điều chỉnh nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý thuế. Việc theo dõi từng thay đổi nhỏ trong luật thuế và áp dụng đúng chuẩn hóa đơn không phải điều dễ dàng với chủ kinh doanh, nhất là hộ kinh doanh và các doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu bộ phận chuyên trách.
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử hiện đại sẽ được nhà cung cấp liên tục cập nhật theo các quy định mới nhất, đảm bảo mọi hóa đơn xuất ra đều đúng chuẩn, hợp pháp và được công nhận bởi cơ quan thuế. Nhờ đó, hộ kinh doanh tránh được các rủi ro bị phạt hành chính, mất uy tín hoặc phải làm lại hóa đơn do lỗi không tuân thủ quy định.
>> Mời bạn xem thêm: Xuất hoá đơn đầu ra chính xác: Cẩm nang quan trọng cho chủ kinh doanh
Lợi ích 3: Quản lý hóa đơn dễ dàng, lưu trữ an toàn và truy xuất nhanh chóng
Khác với hóa đơn giấy có thể bị thất lạc, hư hỏng hoặc mất mát theo thời gian, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây hoặc máy chủ bảo mật với khả năng sao lưu tự động và bảo vệ dữ liệu cao cấp.
Khi cần đối soát, kiểm toán hoặc gửi lại hóa đơn cho khách hàng, chủ kinh doanh chỉ cần vài thao tác tra cứu trên phần mềm là có thể tìm thấy hóa đơn nhanh chóng. Việc này giúp giảm thiểu tối đa thời gian và công sức trong công tác quản lý giấy tờ, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin, tránh rủi ro mất mát dữ liệu quan trọng.
>> Mời bạn xem thêm: Điểm danh những sai sót thường gặp khi lập HĐĐT và cách điều chỉnh chuẩn Thông tư 78
Lợi ích 4: Tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao uy tín với khách hàng
Trong kỷ nguyên số, khách hàng không chỉ quan tâm đến sản phẩm mà còn chú trọng trải nghiệm và sự minh bạch trong giao dịch. Việc gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng qua email hoặc ứng dụng tạo cảm giác tiện lợi, hiện đại và chuyên nghiệp cho khách hàng.
Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh uy tín, tin cậy trên thị trường và gây ấn tượng tốt với khách hàng hiện tại cũng như tiềm năng. Một giao dịch rõ ràng với hóa đơn minh bạch sẽ làm tăng sự hài lòng và thúc đẩy khách hàng quay lại mua hàng, góp phần gia tăng doanh số và mở rộng mạng lưới khách hàng trung thành.
Lợi ích 5: Hỗ trợ phân tích, báo cáo và kết nối với các phần mềm quản lý khác
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp chủ kinh doanh tạo và quản lý hóa đơn mà còn tích hợp các tính năng phân tích dữ liệu bán hàng, tổng hợp doanh thu theo ngày, tuần, tháng một cách chính xác và dễ dàng.
Bên cạnh đó, nhiều phần mềm còn có khả năng kết nối linh hoạt với các hệ thống quản lý tài chính, kế toán hoặc ERP, giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời, hiệu quả. Việc này hỗ trợ nâng cao năng suất quản lý và tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hoá đơn VNPT chuẩn xác cho chủ kinh doanh
Lưu ý khi chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử chuẩn cho chủ kinh doanh
Việc lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp không chỉ giúp chủ kinh doanh tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo quá trình quản lý hóa đơn diễn ra suôn sẻ, an toàn và đúng quy định. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà chủ kinh doanh cần cân nhắc khi chọn phần mềm:
1. Phần mềm uy tín và được cấp phép bởi Bộ Tài Chính
Chủ kinh doanh phải đảm bảo chọn phần mềm được cấp phép chính thức bởi Cơ quan Thuế và Bộ Tài Chính để xuất hóa đơn điện tử hợp pháp và được cơ quan thuế công nhận. Tránh sử dụng phần mềm không rõ nguồn gốc gây rủi ro pháp lý và rắc rối trong tương lai.
2. Giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ đa nền tảng
Vì đa số những chủ kinh doanh nhỏ lẻ thường không có nhiều thời gian và chuyên môn cao về công nghệ nên việc chọn phần mềm dễ dùng, có giao diện thân thiện, trực quan, dễ hiểu để mọi người đều có thể thao tác nhanh chóng là điều cần thiết tại thời điểm này.
Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ đa nền tảng, có thể sử dụng trên máy tính, laptop, cũng như trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Tính năng này giúp chủ kinh doanh linh hoạt quản lý và xuất hóa đơn mọi lúc mọi nơi, đặc biệt hữu ích với các cửa hàng hoặc doanh nghiệp hoạt động ngoài hiện trường hoặc có nhiều điểm bán.
3. Tính năng bảo mật cao, lưu trữ an toàn dữ liệu
hóa đơn điện tử chứa nhiều thông tin quan trọng, bao gồm dữ liệu khách hàng, thông tin thuế và doanh thu. Vì vậy, phần mềm xuất hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu khỏi bị rò rỉ, mất mát hoặc tấn công mạng.
4. Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, có chính sách bảo trì và cập nhật thường xuyên
Trong quá trình sử dụng, chắc chắn rằng chủ kinh doanh sẽ khó tránh khỏi việc phát sinh các vấn đề kỹ thuật hoặc cần cập nhật tính năng mới do thay đổi quy định pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử. Một nhà cung cấp phần mềm tốt luôn có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, phản hồi nhanh chóng để giải quyết mọi thắc mắc và sự cố kịp thời.
Ngoài ra, phần mềm cần được bảo trì định kỳ và cập nhật thường xuyên để đảm bảo luôn tương thích với các yêu cầu mới nhất của cơ quan thuế và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm: Doanh thu trên 1 tỷ/ năm thì đóng thuế như thế nào? Giải đáp chi tiết cho hộ kinh doanh
Lập và xuất hóa đơn điện tử chuẩn Cơ quan Thuế cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho mọi chủ kinh doanh
Sổ Bán Hàng được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ thao tác, kể cả với những người không rành công nghệ. Ứng dụng hiện đang hợp tác chặt chẽ với các đơn vị hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo,…, đảm bảo người dùng được trải nghiệm đầy đủ các tiện ích nổi bật:
- Kết nối và khởi tạo với hóa đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Nhanh tay hành động để tận dụng ưu đãi đặc biệt này – chỉ dành riêng cho những chủ kinh doanh sẵn sàng bứt phá!
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số
Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh