3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định
“Như thế nào là phần mềm xuất hoá đơn điện tử tốt nhất?”, đây là câu hỏi khiến không ít chủ kinh doanh, cửa hàng nhỏ và tiểu thương băn khoăn mỗi khi cần triển khai hóa đơn điện tử. Mỗi chủ kinh doanh có tiêu chuẩn và cách chọn máy tính tiền khác nhau, nhưng lại không ít người chọn sai và không phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
Trong bài viết này, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu khái niệm và tiêu chuẩn thực tế của việc chọn phần mềm xuất hoá đơn điện tử tốt nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Phần mềm máy tính tiền cho điện thoại: In bill và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi
Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh
Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay
Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả
TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị
Phần mềm xuất hoá đơn điện tử là gì?
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là một công cụ công nghệ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh phát hành, quản lý và gửi hóa đơn cho khách hàng dưới dạng điện tử (file số hóa) thay vì in giấy như truyền thống.
Phần mềm này cho phép:
- Tạo lập hóa đơn nhanh chóng theo chuẩn của cơ quan Thuế
- Tự động cấp mã hóa đơn từ Tổng cục Thuế (nếu kết nối trực tiếp)
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, Zalo, SMS hoặc in ra khi cần
- Lưu trữ, tra cứu, xuất báo cáo hóa đơn thuận tiện và an toàn
Đây là công cụ bắt buộc sử dụng với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng toàn quốc từ 06/2025).
>> Mời bạn xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền siêu thị – Giải pháp cho chủ kinh doanh
3 Sai lầm nhiều chủ kinh doanh mắc phải khi chọn phần mềm hoá đơn điện tử tốt nhất
1. Sai lầm 1: Chọn phần mềm rẻ nhất để tiết kiệm chi phí
Rất nhiều chủ kinh doanh nghĩ rằng “chỉ cần in được hoá đơn là được” nên đã chọn phần mềm rẻ nhất có thể. Tuy nhiên, chủ kinh doanh có biết rằng phần mềm giá rẻ thường gặp các vấn đề như:
- Giao diện khó thao tác, không thân thiện
- Kết nối cơ quan Thuế chập chờn, lỗi font chữ khi in
- Không có nhân viên hỗ trợ khi cần gấp
Vì vậy, máy tính tiền giá rẻ chính tồn tại nhiều chi phí ẩn mà không hề hay biết, như mất thời gian, công sức, và đôi khi phải mua thêm phần mềm khác để thay thế
2. Sai lầm 2: Chọn phần mềm đắt vì nghĩ “tiền nào của nấy”
Nhiều chủ kinh doanh cho rằng phần mềm càng đắt thì càng tốt, nhưng nếu không đánh giá đúng nhu cầu thực tế, đây có thể là một lựa chọn sai lầm.
Phần mềm giá cao thường phục vụ cho doanh nghiệp lớn, có quy trình phức tạp và yêu cầu tích hợp nhiều hệ thống. Trong khi đó, các cửa hàng nhỏ, tiệm tạp hóa hay hộ kinh doanh cá thể chỉ cần thao tác đơn giản như in hóa đơn, lưu trữ và theo dõi giao dịch.
Việc sử dụng phần mềm quá phức tạp có thể dẫn đến:
- Giao diện khó sử dụng
- Thao tác mất thời gian, dễ sai sót
- Chi phí cao nhưng không khai thác hết tính năng
3. Sai lầm 3: Không xác định rõ nhu cầu kinh doanh của mình
Một trong những sai lầm lớn nhất khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử là bỏ qua bước tự đánh giá nhu cầu kinh doanh của chính mình, vì nhu cầu của một cửa hàng bán lẻ và một doanh nghiệp sản xuất khác nhau rất nhiều. Chủ kinh doanh có biết rằng phần mềm dù tốt đến đâu, nếu không phù hợp với quy mô và cách vận hành của bạn – thì cũng nhanh chóng trở thành gánh nặng.
Trước khi chọn phần mềm, chủ kinh doanh cần tự trả lời:
- Một ngày xuất bao nhiêu hóa đơn?
- Có cần kết nối máy bán hàng, máy quét mã không?
- Ai sẽ thao tác – nhân viên thu ngân hay chủ kinh doanh?
Không có phần mềm nào “tốt nhất cho tất cả”, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với bạn. Để để tìm ra phần mềm xuất hoá đơn điện tử tốt nhất, chủ kinh doanh phải bắt đầu từ chính nhu cầu thật sự của mình.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn
3 Tiêu chí cần có ở một phần mềm hoá đơn điện tử tốt nhất cho chủ kinh doanh
1. Dễ dùng và thao tác nhanh
Một phần mềm tốt cần có giao diện rõ ràng, thao tác in hoá đơn chỉ trong 2-3 bước và không mất quá nhiều thời gian.
2. Kết nối với cơ quan Thuế theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Từ 06/2025, toàn bộ hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế.
Phần mềm bạn chọn cần:
- Có mã số của nhà cung cấp chính thức (được Tổng cục Thuế chấp thuận)
- Gửi dữ liệu tự động, không cần nhập tay
3. Có đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng và dễ dàng liên hệ khi khẩn cấp
Chủ kinh doanh nên chọn những đơn vị cung cấp phần mềm uy tín và hỗ trợ khẩn cấp mọi lúc mọi nơi. Nếu phần mềm bị lỗi lúc đông khách, chủ kinh doanh cần được hỗ trợ ngay qua Zalo, hotline hoặc thậm chí điều khiển từ xa.
>> Mời bạn xem thêm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025
Lời khuyên cho chủ kinh doanh: Chọn phần mềm như chọn bạn đồng hành
Trong kinh doanh, một công cụ phù hợp không chỉ giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm bớt áp lực mỗi ngày. Việc chọn phần mềm hóa đơn điện tử cũng vậy: đừng chọn cái “hay nhất”, hãy chọn cái “phù hợp nhất” với mình.
Trước khi “xuống tiền” đầu tư phần mềm, chủ kinh doanh nên tự hỏi:
- Cần phần mềm cho 1 người dùng hay nhiều người thao tác?
- Có rành công nghệ hay cần giao diện thật đơn giản?
- Ưu tiên tốc độ – sự tối giản – hay cần tích hợp thêm kế toán, quản lý kho?
- Mô hình kinh doanh của mình cần sự hỗ trợ của những tính năng nào nhất? Phần mềm nào có các tính năng này?
>> Mời bạn xem thêm: Từ 100 đến 10.000 follower: Mở khoá bí kíp tăng follow Instagram cho chủ kinh doanh
Câu chuyện thật: Khi “giá rẻ” trở thành cái bẫy
Anh Minh, chủ một cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ tại quận Phú Nhuận, TP.HCM, quyết định triển khai hóa đơn điện tử vào đầu năm 2025. Sau khi tham khảo một vài nhóm trên Facebook, chủ kinh doanh chọn một phần mềm có mức giá “cực kỳ hấp dẫn”- chỉ 500.000 đồng/năm.
Ban đầu, anh cảm thấy rất hài lòng vì tiết kiệm được chi phí và thao tác tạo hóa đơn cũng khá nhanh. Nhưng chỉ sau vài tuần, hàng loạt vấn đề bắt đầu phát sinh:
- Hóa đơn in ra lỗi font chữ, không đúng định dạng theo quy định
- Không thể gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan Thuế, hệ thống thường xuyên báo lỗi kết nối
- Không có tổng đài hỗ trợ kỹ thuật, liên hệ qua email thì “bặt vô âm tín”
Giải pháp bắt đầu khi anh bắt đầu chuyển sang phần mềm chuyên dụng và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Sau gần 3 tuần loay hoay, anh Minh quyết định chuyển sang phần mềm có kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, được giới thiệu bởi một người bạn trong ngành. Phần mềm mới:
- Hỗ trợ lấy mã hóa đơn tự động, gửi thẳng đến cơ quan Thuế
- Giao diện dễ sử dụng, thao tác in hóa đơn chỉ trong vài bước
- Có đội ngũ hỗ trợ qua Zalo, điện thoại, xử lý nhanh mọi tình huống
Sau khi ứng dụng phần mềm vào quy trình kinh doanh, mọi bước xuất hóa đơn tại cửa hàng của anh Minh diễn ra trơn tru. Khách hàng yên tâm khi nhận hóa đơn đúng chuẩn, còn anh thì không còn phải “nơm nớp” lo về lỗi kỹ thuật.
>> Mời bạn xem thêm: Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?
Sổ Bán Hàng – Giải pháp máy tính tiền tích hợp phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 6/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
Chỉ với vài thao tác đơn giản trên app Sổ Bán Hàng, bạn có thể:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 lý do nên chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử
- Đăng ký đơn giản – Tiết kiệm thời gian: Quy trình tạo và phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng, giúp bạn xử lý thanh toán gọn gàng hơn hẳn so với hình thức hóa đơn giấy truyền thống.
- Đảm bảo tính chính xác cao: Hệ thống tự động tính toán và xuất hóa đơn trực tiếp từ ứng dụng, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình lập hóa đơn và kê khai thuế.
- Quản lý và lưu trữ thông minh: Tất cả hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn trên hệ thống, dễ dàng tra cứu – đối chiếu bất cứ khi nào cần, không lo thất lạc như hóa đơn giấy.
- An toàn thông tin: Thông tin của khách hàng và doanh nghiệp được mã hóa và bảo mật tuyệt đối, hạn chế rủi ro rò rỉ hay thất thoát dữ liệu.
- Linh hoạt trong sử dụng: Cho phép chuyển đổi hóa đơn sang nhiều định dạng khác nhau (PDF, XML…) phù hợp với yêu cầu từ khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
- Quản lý kinh doanh toàn diện: Hóa đơn điện tử được tích hợp đồng bộ với hệ thống quản lý bán hàng, kho, thu chi và báo cáo giúp bạn nắm bắt toàn diện hoạt động kinh doanh – tất cả chỉ trong một ứng dụng duy nhất.
Ưu đãi đặc quyền dành riêng cho chủ doanh nghiệp sử dụng Sổ Bán Hàng
Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng – nhận ngay ưu đãi cực kỳ hấp dẫn khi đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên:
✨ Tặng trọn gói phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ
✨ Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí đầu tiên giúp bạn khởi động thuận lợi
✨ Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Quản lý đơn hàng là gì? 4 Bí kíp xây dựng hệ thống hiệu quả
Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử
Tin vui dành cho ngành dịch vụ: Ra mắt tính năng “Tạo dịch vụ và thanh toán theo giờ”
Máy tính tiền cho quán ăn, quán cà phê: Giải pháp gọn nhẹ – hiệu quả – tiết kiệm cho chủ quán
Máy tính tiền cho shop nhỏ: Giải pháp quản lý bán hàng thông minh, gọn nhẹ, dễ dùng