3 Bước nhận hóa đơn điện tử online trên Shopee – Chủ kinh doanh cần biết ngay!
Bạn đang bán hàng trên Shopee và chưa rõ cách nhận hóa đơn điện tử online cho các khoản phí sàn, phí dịch vụ hay giao dịch phát sinh? Hiện nay, hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với nhiều loại hình kinh doanh, bao gồm cả hộ/cá nhân bán hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee. Việc không nắm rõ quy trình nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn có thể khiến bạn gặp rủi ro khi kê khai thuế hoặc bị đánh giá là chưa tuân thủ.
Trong bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ mách chủ kinh doanh 3 bước nhận hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee.
>> Mời bạn xem thêm:
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70 cho hộ kinh doanh
Chi tiết cách tra cứu hóa đơn hợp lệ với từng loại hóa đơn
Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay
Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh
Nhận hóa đơn điện tử online từ Shopee là gì?
Nhận hóa đơn điện tử online từ Shopee là quá trình người bán nhận được hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) do Shopee phát hành, ghi nhận các khoản phí dịch vụ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh trên sàn — như phí thanh toán, phí dịch vụ, phí cố định, phí rút tiền, v.v.
Thay vì phải tự lập và gửi yêu cầu như trước đây, Shopee hiện chủ động phát hành hóa đơn điện tử định kỳ hằng tháng và gửi về email người bán đã đăng ký hoặc thông qua Kênh Người Bán. Hóa đơn được gửi dưới dạng file .xml và .pdf kèm theo mã tra cứu. Việc nhận hóa đơn này giúp người bán dễ dàng lưu trữ, kê khai thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
>> Mời bạn xem thêm: Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt
3 Bước nhận hóa đơn điện tử online trên nền tảng Shopee
Việc tạo hóa đơn điện tử online khi bán hàng trên sàn TMĐT như Shopee không chỉ giúp người bán quản lý giao dịch hiệu quả mà còn là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ quy định thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn tạo và tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Bước 1: Cập nhật thông tin người bán trên Kênh Người Bán Shopee
Trước khi tạo hóa đơn điện tử, người bán cần cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp và mã số thuế trên Kênh Người Bán theo hướng dẫn từ Shopee.
Những thông tin này sẽ được Shopee sử dụng làm cơ sở để phát hành và gửi hóa đơn cho người bán. Do đó, việc cung cấp chính xác là điều bắt buộc để tránh lỗi phát sinh trong quá trình xuất hóa đơn điện tử sau này.
Bước 2: Nhận hóa đơn phí sàn từ Shopee
Đối với các khoản phí phát sinh trên Shopee (gồm phí thanh toán, phí cố định, phí dịch vụ, phí rút tiền, phí dịch vụ TMĐT), người bán sẽ nhận được hóa đơn điện tử hằng tháng do Shopee phát hành.
Vào ngày 15 hằng tháng, Shopee sẽ gửi mã tra cứu hóa đơn (mã nhận hóa đơn) qua mục Thông báo trên Kênh Người Bán. Đây là mã cần thiết để người bán tra cứu và tải hóa đơn điện tử.
2.1. Cách kiểm tra mã nhận hóa đơn:
- Truy cập biểu tượng Chuông thông báo trên Kênh Người Bán Shopee hoặc App Shopee.
- Chọn mục Cập nhật Shopee hoặc Cập nhật Người bán.
- Tìm thông báo có tiêu đề: “Tra cứu hóa đơn tháng xx”, được gửi vào ngày 15 hằng tháng.
Sau khi có mã, người bán có thể sử dụng để tra cứu và tải hóa đơn tại Trang tra cứu hóa đơn của Shopee.
Lưu ý: Mỗi tháng sẽ có một mã hóa đơn khác nhau. Ví dụ, hóa đơn tháng 10/2025 sẽ được gửi thông báo kèm mã nhận vào ngày 15/11/2025.
2.2. Các loại phí khác
Ngoài phí sàn, Shopee còn phát hành hóa đơn Ecom cho các khoản phí khác và gửi trực tiếp đến người bán qua email.
- Hóa đơn được gửi từ địa chỉ email: e-invoice@shopee.vn, dưới dạng file đính kèm với hai định dạng: .xml và .pdf.
- Email sẽ được gửi đến địa chỉ mà người bán đã đăng ký tại mục “Email nhận hóa đơn điện tử” trong phần Thông tin thuế trên Kênh Người Bán.
Lưu ý: Hóa đơn Ecom cho các khoản phí khác sẽ được gửi chậm nhất trước ngày 30 của tháng kế tiếp. Người bán cần kiểm tra email thường xuyên để không bỏ sót thông tin quan trọng.
Bước 3: Tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử Ecom
Sau khi nhận được hóa đơn Ecom từ Shopee qua email, người bán cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn để đảm bảo phù hợp với quy định kế toán và thuế.
Các bước thực hiện:
- Tải xuống tệp hóa đơn đính kèm trong email (định dạng .xml và .pdf) về máy tính hoặc thiết bị di động.
- Truy cập đường dẫn tra cứu hóa đơn được Shopee cung cấp trong:
- Email gửi hóa đơn, hoặc
- Thông báo “Cập nhật Shopee” / “Cập nhật Người bán” trên Kênh Người Bán.
- Làm theo hướng dẫn tại trang tra cứu để kiểm tra tính hợp lệ và tình trạng hóa đơn.
>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh
Quy trình xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee
Hiện tại, Shopee không công khai chi tiết toàn bộ quy trình xử lý và lưu trữ hóa đơn Ecom. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nền tảng có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý về hóa đơn điện tử. Dưới đây là các bước tổng quan mà Shopee đang áp dụng trong việc phát hành, lưu trữ và hỗ trợ người bán tra cứu hóa đơn Ecom:
1. Khởi tạo hóa đơn Ecom
Ngay sau khi giao dịch hoàn tất và người mua đã thanh toán thành công, Shopee sẽ tự động khởi tạo hóa đơn điện tử Ecom cho từng đơn hàng.
Hóa đơn bao gồm đầy đủ thông tin như:
- Mã đơn hàng
- Tên người bán và người mua
- Mã số thuế người bán
- Số tiền thanh toán
- Các khoản phí liên quan (phí dịch vụ, phí sàn…)
- Thông tin khác theo quy định pháp luật
Đối với người bán: Hóa đơn sẽ được gửi về email đăng ký nhận hóa đơn hoặc hiển thị trong mục Thông báo trên Kênh Người Bán. Người bán có thể sử dụng để kê khai thuế và lập báo cáo tài chính.
Đối với người mua: Shopee gửi hóa đơn tới email đã đăng ký hoặc thông qua thông báo trong ứng dụng, tùy thuộc vào hình thức nhận hóa đơn mà người mua lựa chọn.
2. Lưu trữ hóa đơn điện tử
Tất cả hóa đơn điện tử Ecom được Shopee lưu trữ trên hệ thống nội bộ theo chuẩn dữ liệu điện tử và bảo mật cao.
Chủ kinh doanh có thể:
- Truy cập lại hóa đơn bất kỳ lúc nào qua tài khoản Shopee
- Dễ dàng tra cứu, tải về và đối chiếu khi cần
- Đảm bảo tuân thủ quy định lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo pháp luật hiện hành
Việc lưu trữ này giúp việc quản lý giao dịch minh bạch và hỗ trợ quá trình kê khai, đối soát thuế hiệu quả hơn.
3. Điều chỉnh hoặc phát hành lại hóa đơn
Trong trường hợp hóa đơn có sai sót (ví dụ: sai thông tin người bán, số tiền, mã số thuế…), người bán có thể yêu cầu Shopee hỗ trợ điều chỉnh.
- Yêu cầu điều chỉnh được thực hiện bằng cách liên hệ bộ phận hỗ trợ Shopee và gửi thông tin theo mẫu yêu cầu.
- Shopee sẽ tiến hành hủy, thay thế hoặc phát hành hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy trình và thời gian quy định.
Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ việc tái phát hành hóa đơn Ecom nếu người bán cần bổ sung hoặc thay đổi thông tin sau khi hóa đơn đã được lập.
4. Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Dữ liệu hóa đơn điện tử Ecom sau khi phát hành sẽ được Shopee tự động gửi đến hệ thống của cơ quan thuế, giúp:
- Người bán không cần báo cáo thủ công
- Hóa đơn được ghi nhận hợp lệ và minh bạch
- Hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng, hạn chế rủi ro
>> Mời bạn xem thêm: 7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ
Một số lưu ý khi nhận hóa đơn điện tử Ecom trên Shopee
Để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ dữ liệu khi xuất hóa đơn điện tử, từ ngày 12/07/2024, Shopee chính thức ngừng tiếp nhận thông tin qua Mẫu đăng ký xuất hóa đơn Ecom hàng tháng. Thay vào đó, tất cả hóa đơn sẽ được lập dựa trên thông tin thuế và định danh mà Nhà Bán Hàng đã cập nhật tại Kênh Người Bán.
Các điểm cần lưu ý quan trọng:
1. Hóa đơn chỉ phản ánh chi phí của tháng trước
- Mỗi hóa đơn Ecom được phát hành sẽ chỉ bao gồm các khoản phí dịch vụ phát sinh trong tháng liền kề trước đó.
- Shopee sử dụng thông tin thuế cập nhật gần nhất trên Kênh Người Bán tại thời điểm lập hóa đơn làm căn cứ xuất hóa đơn.
2. Quy trình điều chỉnh hóa đơn GTGT
- Nếu người bán phát hiện sai sót và cần điều chỉnh hóa đơn GTGT đã xuất, vui lòng thực hiện theo đúng hướng dẫn được quy định tại Biểu mẫu yêu cầu điều chỉnh hóa đơn GTGT của Shopee.
- Mọi yêu cầu sẽ được tiếp nhận và xử lý thông qua bộ phận Chăm sóc khách hàng Shopee.
3. Bảo mật thông tin và hạn chế rủi ro
- Shopee không khuyến khích người bán sử dụng các công cụ đối soát đơn hàng từ bên thứ ba không rõ nguồn gốc đang được phát tán trên mạng.
- Việc chia sẻ thông tin nhạy cảm như doanh thu, đơn hàng, sản phẩm hoặc thông tin đăng nhập có thể dẫn đến rủi ro mất dữ liệu hoặc rò rỉ thông tin kinh doanh.
- Người bán cần cẩn trọng tuyệt đối khi sử dụng các công cụ không thuộc hệ sinh thái chính thức của Shopee.
>> Mời bạn xem thêm: Top 5 app bán hàng online chuyên nghiệp, tốt nhất 2025
Sổ Bán Hàng: Từ bán hàng đến xuất hóa đơn điện tử – Nhanh gọn chỉ trong 1 chạm!
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:
🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT
*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.
>> Mời bạn xem thêm:
25 Phần mềm chỉnh sửa ảnh trên điện thoại miễn phí được ưa chuộng nhất
Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32