2 Cách tra cứu hóa đơn theo Thông tư 32 – Chủ kinh doanh cần cập nhật ngay!
Từ ngày hộ kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32, việc tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trở nên cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, không ít chủ kinh doanh vẫn lúng túng: “Hóa đơn này có mã xác thực chưa?”, “Liệu khách có nhận được không?”, “Có tra cứu được online không?”
Nếu chủ kinh doanh cũng hoang mang với những câu hỏi trên thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn tra cứu hóa đơn theo Thông tư 32 đơn giản và dễ hiểu.
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
Cung cấp thông tin xuất hoá đơn muộn có bị từ chối không? Giải đáp theo quy định mới nhất
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025
Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng
Vì sao chủ kinh doanh cần tra cứu hóa đơn theo Thông tư 32?
1. Xác minh tính hợp lệ của hóa đơn trước khi sử dụng
Đối với hộ kinh doanh, việc tra cứu hóa đơn giúp kiểm tra xem hóa đơn có được cơ quan thuế cấp mã xác thực hay chưa. Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32 cần có đầy đủ các thông tin như mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, định dạng chuẩn XML và chữ ký số. Việc xác minh này là cần thiết để đảm bảo hóa đơn được chấp nhận khi quyết toán thuế hoặc trong giao dịch với đối tác.
2. Phòng tránh rủi ro liên quan đến hóa đơn giả hoặc hóa đơn không có giá trị pháp lý
Nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ chưa có thói quen kiểm tra hóa đơn sau khi phát hành hoặc nhận được. Điều này tiềm ẩn rủi ro sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn sai thông tin hoặc đã bị thu hồi mà không biết. Nếu sử dụng các hóa đơn như vậy để kê khai, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt, truy thu thuế hoặc gặp rắc rối khi bị kiểm tra sau này.
3. Kiểm soát thông tin trước khi nộp báo cáo thuế định kỳ
Việc tra cứu hóa đơn giúp hộ kinh doanh kiểm tra lại các thông tin đã phát hành, như ngày hóa đơn, số tiền, mã số thuế người mua, từ đó tránh nhầm lẫn khi lập sổ sách hoặc khai thuế. Việc này đặc biệt quan trọng đối với các hộ có quy mô giao dịch thường xuyên, nhằm đảm bảo thông tin hóa đơn khớp với thực tế kinh doanh.
4. Tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử theo lộ trình chung của cơ quan thuế
Theo quy định của Nhà nước, tất cả hộ kinh doanh có đăng ký thuế và phát sinh giao dịch đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tra cứu và kiểm tra hóa đơn sau khi phát hành là một bước trong quy trình thực hiện đúng quy định. Đồng thời, đây cũng là cách để hộ kinh doanh quản lý minh bạch và chuyên nghiệp hơn trong quá trình kinh doanh hiện nay.
>> Mời bạn xem thêm: Kinh doanh gì hot năm 2025? Top 10 xu hướng lãi cao dễ bắt đầu
Hóa đơn hợp lệ theo Thông tư 32 cần đảm bảo những thông tin gì?
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo các yêu cầu chính sau:
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số và số thứ tự hóa đơn.
- Thông tin người bán hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Ngày tháng năm lập hóa đơn.
- Chữ ký số (chữ ký điện tử) của người bán và nếu có, chữ ký người mua (đối với hóa đơn điện tử).
- Quy định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn theo quy định mới của Thông tư 32, áp dụng từ ngày 1/6/2025, bao gồm cả mẫu số mới cho hóa đơn thương mại điện tử.
Đối với hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế, cần có 3 phần chính:
- Tên hóa đơn rõ ràng: “HÓA ĐƠN KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ”.
- Thông tin chi tiết về người bán, người mua (bao gồm thông tin hộ chiếu, quốc tịch nếu là khách hàng nước ngoài).
- Thông tin chi tiết về hàng hóa (tên, đơn vị, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế), nhãn hiệu, model/số seri, số máy (nếu có), và phương thức thanh toán chi tiết.
>> Mời bạn xem thêm: Tìm cơ hội kinh doanh: TOP 5 lĩnh vực đáng đầu tư nhất năm 2025
2 Cách tra cứu hóa đơn theo Thông tư 32
Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (có dấu * màu đỏ), gồm: mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn.”
Lưu ý: Khi điền ký hiệu hóa đơn, hãy bỏ ký tự số ở đầu chuỗi. Ví dụ: 1C22TYY → C22TYY. Đồng thời, cần điền đầy đủ thông tin về tổng tiền thanh toán
Bước 3: Nhập Mã captcha và nhấn “Tìm kiếm”
Bước 4: Kiểm tra kết quả hiển thị để xác nhận thông tin hóa đơn điện tử đã nhập.
Tại bước này, chủ kinh doanh cần lưu ý rằng:
- Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái ‘Đã cấp mã hóa đơn’ (như minh họa ở hình trên).
- Ngược lại, nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc sai thông tin, hệ thống sẽ báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”
>> Mời bạn xem thêm: Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”
Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin bắt buộc (được đánh dấu * màu đỏ), bao gồm: mã số thuế của bên bán hàng hóa dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
Bước 3: Nhập mã xác thực hiển thị trên màn hình và nhấn nút ‘Tìm kiếm’ để bắt đầu tra cứu.
Bước 4: Kiểm tra kết quả hiển thị thông tin hóa đơn điện tử tương tự như hướng dẫn ở Cách 1.
>> Mời bạn xem thêm: Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty
Những lỗi thường gặp khi tra cứu hóa đơn và cách xử lý
| Lỗi phổ biến | Cách khắc phục |
| Nhập sai mã số thuế, ký hiệu | Kiểm tra lại chính xác từng ký tự |
| Hóa đơn chưa được cấp mã xác thực | Liên hệ bộ phận kế toán hoặc nhà cung cấp phần mềm |
| Lỗi hệ thống Cổng thông tin | Thử lại sau vào giờ thấp điểm |
| Không tìm thấy hóa đơn | Kiểm tra lại các thông tin tra cứu hoặc nếu không tìm thấy thì liên hệ với Cơ quan thuế để xác định và hỗ trợ xử lý |
>> Mời bạn xem thêm: Tìm cơ hội kinh doanh: TOP 5 lĩnh vực đáng đầu tư nhất năm 2025
Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn Thông tư 32 cùng Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử
- Đăng ký nhanh – In hóa đơn dễ: Tạo và in hóa đơn chỉ với vài thao tác, không cần giấy tờ rườm rà.
- Hạn chế sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giảm lỗi nhập sai, tính nhầm.
- Tra cứu tiện lợi: Hóa đơn lưu trữ tập trung trên phần mềm, dễ tìm – khó thất lạc.
- Bảo mật cao: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Linh hoạt định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hoặc cơ quan Thuế.
- Quản lý tổng thể: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo – mọi thứ gói gọn trong một ứng dụng.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁Giảm 50% phí Chữ ký số
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp: Phân biệt rõ ràng từ A đến Z
Thuế khoán và thuế kê khai: Phân biệt chi tiết cho chủ kinh doanh
7 bước đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo quy định mới nhất 2025