Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến tại Việt Nam và việc xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại đang trở thành xu hướng mới giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý tài chính hiệu quả hơn. Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cung cấp thông tin chi tiết về việc xuất hóa đơn điện tử thông qua điện thoại thông minh cùng các quy định pháp lý mới sẽ được áp dụng kể từ 1/6/2025.

>>Mời bạn xem thêm: TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị

Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025

Điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc có dữ liệu điện tử giúp người mua có thể tra cứu và kê khai. Hóa đơn này được lập từ hệ thống tính tiền của người bán và tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng quy định

Đồng thời, theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
• Trung tâm thương mại;
• Siêu thị;
• Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
• Ăn uống;
• Nhà hàng;
• Khách sạn;
• Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Vi phạm quy định này không chỉ khiến doanh nghiệp mất cơ hội tiếp cận quản trị hiện đại mà còn phải gánh chịu hậu quả pháp lý nghiêm trọng, được quy định rõ tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Mức 1: Từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng – Áp dụng với hành vi:

• Không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.
• Không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế khi thuộc diện bắt buộc.
• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Đây là khung phạt phổ biến nhất với các đơn vị không triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đúng thời điểm, dù đã nằm trong danh sách bắt buộc chuyển đổi.

Mức 2: Từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng

Mức phạt này được áp dụng khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn không đúng mục đích, sai nội dung theo quy định.

Trường hợp này thường xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mẫu sai, không đủ nội dung, hoặc tự tạo hóa đơn ngoài hệ thống được phê duyệt.

Mức 3: Bị xử phạt hành vi trốn thuế (nặng nhất)

Nếu cơ quan thuế xác định việc không xuất hóa đơn là hành vi trốn thuế, người nộp thuế sẽ bị xử phạt theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với các mức:

• Bị phạt từ 1 đến 3 lần số thuế bị trốn.
• Bị buộc nộp lại toàn bộ số thuế đã trốn, kèm theo khoản tiền chậm nộp.

Những thách thức này đã thúc đẩy sự ra đời và phát triển của các giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử di động, giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền cầm tay và giải pháp toàn diện cho các quy định mới về hóa đơn điện tử

Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Máy tính tiền cho shop nhỏ: Giải pháp quản lý bán hàng thông minh, gọn nhẹ, dễ dùng

Lợi ích của việc xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Khi sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải quay về văn phòng. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng thường xuyên di chuyển hoặc làm việc tại địa điểm của khách hàng.

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, việc chuyển đổi sang HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 60% chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Chi phí này bao gồm tiền giấy, mực in, lưu trữ và nhân công xử lý hóa đơn.

Quản lý tài chính hiệu quả

Các ứng dụng xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại hiện đại thường tích hợp tính năng thống kê, báo cáo tự động, giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí một cách dễ dàng và chính xác. Dữ liệu được đồng bộ hóa giữa các thiết bị và có thể truy cập bất cứ lúc nào, từ đó giúp ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thân thiện với môi trường

Theo báo cáo của Bộ Tài nguyên và Môi trường, mỗi năm Việt Nam tiêu thụ khoảng 500,000 tấn giấy cho mục đích in ấn hóa đơn và chứng từ. Việc chuyển sang xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại góp phần giảm đáng kể lượng giấy tiêu thụ, từ đó bảo vệ môi trường và tài nguyên thiên nhiên.

Tuân thủ quy định pháp luật

Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đều phải sử dụng hóa đơn điện tử [4]. Việc sử dụng ứng dụng hóa đơn điện tử qua điện thoại giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định này một cách dễ dàng và hiệu quả.

Tăng tính chuyên nghiệp

Xuất hóa đơn điện tử ngay tại điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp với khách hàng. Khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức qua email hoặc tin nhắn điện thoại, tăng sự hài lòng và tin tưởng vào doanh nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm: 

Phần mềm máy tính tiền cho điện thoại: In bill và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả

Các yêu cầu cơ bản để xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại

Để có thể xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

Điện thoại thông minh và kết nối internet

Cần có một thiết bị di động chạy hệ điều hành iOS hoặc Android với cấu hình đủ mạnh để vận hành các ứng dụng xuất hóa đơn. Kết nối internet ổn định (3G, 4G, 5G hoặc WiFi) là điều kiện không thể thiếu để đảm bảo việc xuất hóa đơn diễn ra suôn sẻ.

Tài khoản hợp lệ với nhà cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận. Quá trình đăng ký thường yêu cầu các thông tin như mã số thuế, thông tin doanh nghiệp, người đại diện pháp luật và phương thức thanh toán.

Chứng thư số hoặc chữ ký điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán [4]. Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp (như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA)
• Chữ ký số do cơ quan thuế cấp
• Chữ ký điện tử được xác thực qua tài khoản giao dịch thuế điện tử

Thông tin doanh nghiệp chính xác

Các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng cần được cập nhật đầy đủ và chính xác trên hệ thống để đảm bảo hóa đơn điện tử được xuất đúng quy định.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền in bill – Giải pháp tuân thủ quy định hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Phần mềm Sổ Bán Hàng E-Invoice – Giải pháp Hóa đơn điện tử linh hoạt ngay trên điện thoại

Sổ Bán Hàng là một ứng dụng quản lý bán hàng toàn diện, hiện đang được nhiều chủ cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ tin tưởng lựa chọn. Phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho các mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, không chỉ hỗ trợ bán hàng hiệu quả mà còn tích hợp mượt mà với máy tính tiền in hóa đơn và hệ thống hóa đơn điện tử.

Hợp tác cùng các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo, Sổ Bán Hàng mang đến giải pháp xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại tiện lợi, đảm bảo đáp ứng đúng quy định thuế mới theo Nghị định 70, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025.

Những tính năng nổi bật:

Kết nối nhanh chóng với hệ thống HĐĐT và chữ ký số

• Dễ dàng tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử từ các đơn vị uy tín như FPT, VNPT, M-Invoice, Hilo.
• Hỗ trợ kết nối với nhiều nhà cung cấp chữ ký số phổ biến trên thị trường.
• Hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký, khai báo thông tin doanh nghiệp.
• Mọi hóa đơn phát hành đều tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.

Xuất HĐĐT trực tiếp từ thiết bị di động

• Phát hành hóa đơn điện tử nhanh gọn chỉ với vài thao tác trên điện thoại.
• Chuyển đổi hóa đơn bán lẻ sang HĐĐT linh hoạt khi khách hàng yêu cầu.
• Tự động cập nhật thông tin sản phẩm, giá và thuế suất lên hóa đơn.
• Gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc SMS ngay lập tức đến khách hàng.

Quản lý hóa đơn điện tử tập trung và hiệu quả

• Tất cả hóa đơn đã phát hành được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất.
• Tìm kiếm nhanh theo mã hóa đơn, tên khách hàng, ngày lập, hoặc giá trị.
• Theo dõi trạng thái hóa đơn: đã phát hành, gửi, xem hoặc đã hủy.
• Xem báo cáo chi tiết theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.
• Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống.

Hỗ trợ lập báo cáo thuế cho nhóm doanh nghiệp khoán thuế

• Doanh thu từ hóa đơn được tổng hợp tự động.
• Tạo báo cáo thuế định kỳ đúng quy định cho nhóm đóng thuế khoán.
• Theo dõi tiến trình kê khai và tình trạng nộp thuế.
• Hệ thống nhắc nhở hạn nộp báo cáo thuế kịp thời.

Tùy chỉnh xuất hóa đơn theo nhu cầu

• Đặt ngưỡng giá trị hóa đơn để hệ thống tự động đề xuất phát hành.
• Tạo mẫu hóa đơn phù hợp từng nhóm khách hàng hay loại hình kinh doanh.
• Tự động gửi hóa đơn định kỳ cho khách hàng thân thiết.
• Thiết lập quy trình duyệt hóa đơn cho các giao dịch có giá trị lớn.
• Tự động xuất hóa đơn vào cuối ngày cho các giao dịch hoàn tất.

Ưu đãi hấp dẫn khi đăng ký dài hạn

Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ, khách hàng sẽ nhận được:

• Miễn phí khởi tạo hệ thống HĐĐT (trị giá 1.100.000 đồng).
• Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên miễn phí.
• Ưu đãi lên đến 50% khi mua thêm số lượng hóa đơn điện tử.

Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại là giải pháp hiện đại, tiện lợi và phù hợp với xu hướng số hóa trong kinh doanh hiện nay. Với chỉ một thiết bị di động, doanh nghiệp dễ dàng phát hành, quản lý và gửi hóa đơn mọi lúc, mọi nơi – nhanh chóng, tiết kiệm và hoàn toàn tuân thủ quy định pháp luật. Đây là bước tiến quan trọng giúp nâng cao hiệu quả vận hành và chuyên nghiệp hóa quy trình bán hàng.