Xuất hóa đơn công ty: Quy trình, quy định & kinh nghiệm thực tế
Xuất hóa đơn công ty là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các sai sót khi kê khai thuế, việc hiểu rõ quy trình và các quy định liên quan là điều cần thiết. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất hóa đơn công ty, những lưu ý quan trọng và những kinh nghiệm thực tế giúp bạn làm việc này một cách chính xác và hiệu quả.
>>Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
Sổ Bán Hàng áp dụng chính sách giá gói mới với nhiều ưu đãi hấp dẫn từ 08/2025
Giải đáp chi tiết 10 câu hỏi thường gặp về chính sách giá gói mới SoBanHang
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp: 6 lợi ích cần biết ngay!
Hóa đơn công ty là gì?
Khái niệm và mục đích
Hóa đơn công ty là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Mục đích của hóa đơn công ty
Hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin về giao dịch, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng tiền thanh toán, thuế GTGT (nếu có).
- Ngày lập hóa đơn, chữ ký của người bán và người mua (nếu có).
Các loại hóa đơn công ty hiện nay
Phân loại theo mục đích sử dụng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT):Dùng cho các doanh nghiệp kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT thể hiện rõ số tiền thuế GTGT và được sử dụng để khấu trừ thuế.
- Hóa đơn bán hàng: Dùng cho các doanh nghiệp kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các tổ chức không phải kê khai, nộp thuế GTGT.
Phân loại theo hình thức thể hiện:
- Hóa đơn điện tử: Hóa đơn được tạo lập, xử lý trên các phương tiện điện tử, có thể là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn đặt in: Hóa đơn được các doanh nghiệp tự đặt in theo mẫu quy định hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Quy trình xuất hóa đơn công ty
Trình bày quy trình từng bước xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin
Đảm bảo doanh nghiệp đã đăng ký mã số thuế và có đầy đủ thông tin cần thiết: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng, tên và thông tin sản phẩm/dịch vụ.
- Bước 2: Chọn loại hóa đơn phù hợp
Doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn cần xuất (hóa đơn VAT, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn điện tử).
- Bước 3: Lập hóa đơn
Dùng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn. Đảm bảo các thông tin trên hóa đơn chính xác và đầy đủ, bao gồm cả các yếu tố thuế GTGT.
- Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn
Hóa đơn điện tử cần được ký số trước khi gửi cho khách hàng, đảm bảo tính hợp pháp.
- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
Lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra thuế. Đối với hóa đơn giấy, cần lưu trữ đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Lưu ý các quy định và chuẩn mực khi xuất hóa đơn công ty để tránh sai sót, vi phạm.
- Tuân thủ đúng thời điểm lập và xuất hóa đơn
- Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ngay khi hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, không được lùi ngày xuất hóa đơn so với ngày thực tế.
- Thời điểm xuất hóa đơn có thể khác nhau tùy loại hình kinh doanh (dịch vụ viễn thông, xây dựng, bất động sản, vận tải…).
- Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác:
- Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua (nếu có).
- Mô tả rõ ràng hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất VAT áp dụng, tổng tiền chưa thuế, tiền thuế và tổng cộng thanh toán.
- Không được để trống hoặc ghi sai các thông tin trên hóa đơn gây hiểu nhầm hoặc gian lận thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
- Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người có thẩm quyền và được lưu trữ điện tử đảm bảo an toàn, có thể kiểm soát, truy xuất dễ dàng.
- Không được xuất hóa đơn sai quy định
- Không được xuất hóa đơn khống, hóa đơn sai sự thật hoặc sai thông tin.
- Không được xuất hóa đơn lùi ngày, hóa đơn cho các giao dịch không phát sinh thực tế.
- Vi phạm các quy định này bị xử phạt nghiêm theo luật thuế và hành chính.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử uy tín
- Đảm bảo phần mềm có khả năng cập nhật thay đổi pháp luật, bảo mật dữ liệu, hỗ trợ việc ký số và gửi hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
Lợi ích của việc xuất hóa đơn công ty đúng chuẩn
- Tạo ra bằng chứng giao dịch rõ ràng, tránh tranh chấp và nâng cao uy tín doanh nghiệp với khách hàng, đối tác.
- Hóa đơn hợp lệ giúp doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng đúng, đủ, được khấu trừ hợp pháp, giảm thiểu rủi ro vi phạm thuế và các xử phạt liên quan.
- Đặc biệt với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn, đồng thời rút ngắn thời gian lập và gửi hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả.
- Tránh lỗi sai, nhầm lẫn thông tin, đồng thời hạn chế rủi ro sử dụng hóa đơn giả mạo, tăng tính bảo mật và kiểm soát giao dịch.
- Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại, tăng cường độ tin cậy và uy tín trên thị trường.
- Dễ dàng quản lý và lưu trữ, tự động hóa quy trình quản lý, tra cứu nhanh chóng.
Giải pháp hỗ trợ xuất hóa đơn công ty cho doanh nghiệp nhỏ
Tích hợp phần mềm bán hàng & hóa đơn điện tử
Các giải pháp phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tuân thủ quy định thuế dễ dàng hơn, có tính năng đồng bộ hóa đơn với hệ thống bán hàng, tự động tính thuế và lập báo cáo.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình xuất hóa đơn
- Tự động hóa giúp giảm lỗi nhập liệu và sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.
- Quá trình xuất hóa đơn trở nên nhanh chóng và chính xác.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tuân thủ đầy đủ các quy định của cơ quan thuế mà không phải lo lắng về việc sai sót trong kê khai thuế.
Xuất hóa đơn công ty đúng quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu quản lý tài chính. Bài viết này hy vọng giúp bạn nắm rõ quy trình, lưu ý quan trọng và kinh nghiệm thực tế để xuất hóa đơn công ty chính xác. Hãy lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để tránh sai sót và bảo vệ doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm:
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng phù hợp, hiệu quả
Bán hàng trên Shopee mất phí bao nhiêu? Hướng dẫn cách đăng ký dễ nhất
Xu hướng kinh doanh 5 năm tới: 6 Cơ hội bứt phá thời đại số
Học cách làm giàu từ hai bàn tay trắng: 5 Nguyên tắc cốt lõi bạn không nên bỏ qua