Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu số hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy trong các doanh nghiệp Việt Nam, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn mà còn nâng cao tính minh bạch trong quá trình kinh doanh. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn cách tra cứu số hóa đơn điện tử, tại sao việc tra cứu là cần thiết, và các bước thực hiện đơn giản, chính xác.
>> Mời bạn xem thêm:
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ: Cách nhận biết và phòng tránh rủi ro
Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
Bill hóa đơn ăn uống dành cho quán ăn & thức uống phổ biến hiện nay
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng phù hợp, hiệu quả
App ghép mặt: Top phần mềm ghép mặt vào ảnh cực đỉnh 2025
Hóa đơn điện tử là gì?
Định nghĩa và lợi ích của hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử là chứng từ điện tử dùng để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ qua hệ thống điện tử của tổ chức có mã số thuế. Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu và các chứng từ khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phí vận chuyển, v.v. Các hóa đơn này được lập và lưu trữ theo quy định pháp luật, đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liên tục và chỉ sử dụng một lần duy nhất.
- Lợi ích của hóa đơn điện tử:
- Đối với người mua: Giảm thiểu chi phí, dễ dàng tra cứu và đối chiếu hóa đơn, giảm rủi ro mất, hỏng hóa đơn giấy, tạo sự yên tâm khi kiểm tra thông tin qua cơ quan thuế.
- Đối với người bán: Giảm thủ tục hành chính, chi phí gửi, lưu trữ hóa đơn, giảm rủi ro mất hóa đơn, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh.
- Đối với xã hội: Thúc đẩy phát triển thương mại điện tử, cải cách thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
- Đối với cơ quan thuế: Xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn, ngăn chặn gian lận thuế, cải tiến quản lý và giảm chi phí xử lý dữ liệu tự động.
Cách thức hoạt động của hóa đơn điện tử
- Quy trình phát hành: Hóa đơn điện tử được phát hành qua hệ thống của Tổng cục Thuế và được ký số bởi người bán.
- Lưu trữ và truyền tải: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử và có thể truy xuất qua các cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc các ứng dụng hỗ trợ.
>>Mời bạn xem thêm: Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Tại sao cần tra cứu số hóa đơn điện tử?
Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Tra cứu số hóa đơn điện tử giúp xác định xem hóa đơn có thực sự được phát hành và đã được xác nhận bởi cơ quan thuế không.
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Việc tra cứu giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc sai quy định.
Chống gian lận và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp
- Phát hiện hóa đơn giả mạo: Việc kiểm tra hóa đơn giúp doanh nghiệp phát hiện những hóa đơn bị giả mạo hoặc không hợp pháp.
- Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Tra cứu số hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình khi gặp phải các tranh chấp với đối tác hoặc cơ quan thuế.
Cách tra cứu số hóa đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
- Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “Tìm kiếm”.
- Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
- Nếu kết quả thông tin về Hóa đơn hợp lệ: Hiển thị “Đã cấp mã hóa đơn”
- Nếu hóa đơn không tồn tại: Hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”
>>Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
[Thông báo] Sổ Bán Hàng áp dụng chính sách giá gói mới với nhiều ưu đãi hấp dẫn từ 08/2025
Giải đáp chi tiết 10 câu hỏi thường gặp về chính sách giá gói mới SoBanHang
Tra cứu hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.
- Bước 3: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.
- Bước 4: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
- Khi muốn xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”
- Click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML
Tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
- Bước 1: Truy cập vào trang: https://einvoice.fast.com.vn
- Bước 2: Lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.
- Bước 3: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.
- Bước 4: Bấm “Nhận” để tra cứu.
Các lỗi thường gặp khi tra cứu số hóa đơn điện tử
Lỗi không tra cứu được hóa đơn
- Nguyên nhân: Có thể do thông tin nhập không chính xác hoặc hóa đơn chưa được xác nhận từ cơ quan thuế.
- Cách khắc phục: Kiểm tra lại các thông tin nhập vào và liên hệ với đối tác để xác minh tình trạng hóa đơn.
Lỗi thông tin không chính xác
- Nguyên nhân: Thông tin trên hóa đơn không khớp với thông tin trong cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.
- Cách khắc phục: Liên hệ với cơ quan thuế hoặc đơn vị phát hành hóa đơn để điều chỉnh thông tin.
Việc tra cứu số hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, bảo vệ khỏi rủi ro pháp lý và gian lận, đồng thời tối ưu hóa quản lý tài chính. Áp dụng quy trình tra cứu số hóa đơn điện tử định kỳ không chỉ duy trì tính minh bạch mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý. Do đó, doanh nghiệp nên tích cực áp dụng việc tra cứu thường xuyên như một phần trong quy trình kiểm tra nội bộ.
>>Mời bạn xem thêm:
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh
Sổ sách kế toán là gì? Chi tiết các loại sổ sách kế toán cho chủ kinh doanh
Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”
Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty
7 Sổ kế toán là gì? Hiểu đúng khái niệm, chức năng của mỗi sổ trong quản lý tài chính