Tra cứu hóa đơn điện tử bằng QR: Bí quyết quản lý hợp lệ và minh bạch cho chủ kinh doanh

Hiện nay, không ít chủ kinh doanh đã gặp tình huống “hóa đơn trông đúng mà vẫn bị lỗi”. Dù hóa đơn được in từ phần mềm, có mã QR rõ ràng, nhưng khi tra cứu hoá đơn lại không thấy dữ liệu trên hệ thống Tổng cục Thuế. Từ đó, chủ kinh doanh phải “gánh chịu” những hậu quả nghiêm trọng như bị từ chối khấu trừ, bị kiểm tra lại hoặc thậm chí là bị truy thu thuế.

Trong bài viết này, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu rõ ràng tầm quan trọng và cách tra cứu hoá đơn có mã QR, giúp chủ kinh doanh chủ động tránh khỏi những sai sót hoá đơn và rắc rối pháp lý.

>> Mời bạn xem thêm: Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi

Mã QR trên hoá đơn là gì? Tại sao các chủ kinh doanh cần quan tâm?

Mã QR trên hóa đơn điện tử là một dạng mã định danh chứa các thông tin quan trọng như:

• Mã số thuế người bán
• Số hóa đơn, ký hiệu, ngày phát hành
• Đường link truy xuất dữ liệu hóa đơn từ hệ thống quản lý thuế

Với cơ quan Thuế, QR là “chứng chỉ số” xác thực hóa đơn hợp lệ. Với người bán, đây là bằng chứng rõ ràng rằng hóa đơn đã phát hành thành công và có giá trị pháp lý.

*Lưu ý: Một điều mà các chủ kinh doanh cần lưu ý là không phải mã QR nào cũng chuẩn và hợp lệ. Một số phần mềm chỉ tạo QR nội bộ, không kết nối với Tổng cục Thuế, dễ dẫn đến lỗi phát hành.

>> Mời bạn xem thêm: 3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định

Vì sao chủ kinh doanh nên tra cứu hoá đơn có mã QR định kỳ?

Việc chủ động tra cứu hoá đơn sẽ giúp các chủ kinh doanh:

• Kiểm tra hoá đơn do cửa hàng phát hành: Đảm bảo thông tin đúng, không bị lỗi mã hóa, sai MST khách hàng, sai ngày xuất.

• Kiểm tra hoá đơn đầu vào từ nhà cung cấp: Chỉ nhận hóa đơn hợp lệ mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

• Đối chiếu định kỳ để phát hiện sớm sai sót: Chủ kinh doanh có thể tránh những lỗi nhỏ không đáng có trong quá trình quyết toán thuế.

>> Mời bạn xem thêm: Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Cách tra cứu hoá đơn có mã QR nhanh và chuẩn nhất

Cách 1: Sử dụng ứng dụng quét mã QR trên điện thoại

Bước 1: Truy cập camera (iOS) hoặc ứng dụng có chức năng quét mã QR (Android và iOS)

Bước 2: Quét mã QR trên hóa đơn (bản in hoặc PDF).

Bước 3: Kiểm tra link hiển thị:

• Nếu là link từ hoadondientu.gdt.gov.vn → Hóa đơn hợp lệ
• Nếu là link lạ, hoặc không truy cập được → Hóa đơn có thể không được xác thực

Tại đây, chủ kinh doanh nên so sánh dữ liệu hiển thị như MST, tên người bán, số tiền,… với hoá đơn để đảm bảo trùng khớp.

>> Mời bạn xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả

Cách 2: Tra cứu thủ công trên Cổng hóa đơn điện tử

Trong trường hợp chủ kinh doanh quét mã QR không được hoặc bị mờ:

Bước 1: Truy cập đường liên kết của Tổng cục Thuế tại đây

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hoá đơn điện tử”

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin

• MST người bán
• Loại hoá đơn
• Ký hiệu hoá đơn

Bước 4: Nhấn “Tìm kiếm” để kết quả trả về hiển thị chi tiết nếu hóa đơn hợp lệ

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3 lỗi phổ biến khiến việc tra cứu hoá đơn có mã QR không hợp lệ và cách khắc phục

Lỗi thường gặp	Nguyên nhân	Cách khắc phục
QR không dẫn đến website Tổng cục Thuế	Dùng phần mềm không kết nối với cơ quan Thuế	Chọn phần mềm có tích hợp giao diện lập trình ứng dụng kết nối với hệ thống Tổng cục Thuế (API GDT)
Hóa đơn có QR nhưng tra không ra	Hóa đơn nội bộ chưa được gửi chính thức lên hệ thống	Kiểm tra trạng thái hóa đơn trong phần mềm
QR bị mờ, in lỗi	Do máy in hoặc chất lượng PDF thấp	Gửi lại bản PDF gốc, hoặc in lại

*Lời khuyên: Trước khi gửi hóa đơn cho khách, hãy tự quét QR để kiểm tra 1 lần, tránh nhầm lẫn.

>> Mời bạn xem thêm: Hoá đơn tính tiền: 3 hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải

Sổ Bán Hàng – Giải pháp máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử, tra cứu đơn giản, kết nối thẳng cơ quan Thuế

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ, quản lý và tra cứu HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Vì sao hàng ngàn chủ kinh doanh lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử?

• Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
• Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng

Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

💥 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
💥 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
💥 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Nhanh tay hành động để tận dụng ưu đãi đặc biệt này – chỉ dành riêng cho những chủ kinh doanh sẵn sàng bứt phá!

Việc tra cứu hóa đơn QR không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà là thói quen quản lý thông minh giúp chủ kinh doanh chủ động phòng tránh rủi ro thuế, nâng cao uy tín và đảm bảo minh bạch trong từng giao dịch.

>> Mời bạn xem thêm:

Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá

Máy tính bán hàng thông minh: Chìa khoá để không bị “phạt nguội” hoá đơn điện tử

TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị

Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025