Tác động của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử đến hộ kinh doanh
Trong vài năm trở lại đây, cụm từ “chuyển đổi số” không còn xa lạ, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Với các hộ kinh doanh, việc quản lý thu chi, lập hóa đơn, nộp thuế… vốn trước kia chủ yếu làm thủ công, thì nay đang đứng trước yêu cầu thay đổi toàn diện. Một trong những bước ngoặt chính là việc triển khai theo Thông tư 78 về hóa đơn điện tử – một quy định bắt buộc đang tác động mạnh mẽ đến cách thức vận hành tài chính của hàng triệu hộ kinh doanh.
Hộ kinh doanh liệu có đang thắc mắc về tầm ảnh hưởng của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử trong việc kinh doanh hiện nay? Hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu trong bài viết dưới đây, chủ kinh doanh sẽ hiểu rõ từng khía cạnh của quy định này trong việc quản lý tài chính.
>> Mời bạn xem thêm:
Bãi bỏ lệ phí môn bài và thuế khoán từ 2026: Thời cơ chuyển mình cho hộ kinh doanh
Đề xuất giảm 2% thuế VAT đến hết 2026 – “Cú đúp” kích cầu tiêu dùng, hộ kinh doanh hưởng lợi!
Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử ngành bán lẻ: Đơn giản – chính xác – chuẩn Thuế
Tổng quan Thông tư 78 và yêu cầu đối với hộ kinh doanh
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bắt buộc, áp dụng từ 1/7/2022 trên toàn quốc. Đối tượng bao gồm cả doanh nghiệp lẫn hộ kinh doanh cá thể, đặc biệt các hộ có doanh thu cao, thường xuyên giao dịch và cần xuất hóa đơn.
Một số nội dung đáng chú ý:
- Hóa đơn phải có định dạng chuẩn XML.
- Có thể ký số trực tuyến, gửi qua email, Zalo hoặc in khi cần.
- Được kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để đối soát.
>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70? Chủ kinh doanh cần biết!
Tác động tích cực đến quản lý tài chính của hộ kinh doanh
1. Tăng tính minh bạch và kiểm soát dòng tiền
Hóa đơn điện tử giúp ghi nhận chính xác từng giao dịch, đảm bảo thu – chi không bị bỏ sót hay ghi chép nhầm lẫn. Dữ liệu được số hóa và lưu trữ tập trung giúp các hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi dòng tiền theo ngày, tuần, tháng.
Việc đối chiếu doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng trở nên rõ ràng hơn, từ đó hạn chế rủi ro về thuế và giúp xây dựng hồ sơ tài chính minh bạch khi cần vay vốn hay tham gia chương trình hỗ trợ.
2. Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian
Trước đây, việc viết hóa đơn thủ công dễ dẫn đến các lỗi như sai tên khách hàng, sai mã hàng, hoặc điền nhầm thuế suất. Với HĐĐT, các mẫu hóa đơn được cài sẵn theo chuẩn, hệ thống sẽ tự động tính toán và kiểm tra logic thông tin, giảm thiểu tối đa lỗi nhập liệu. Ngoài ra, chỉ mất chưa đầy 1 phút để lập và gửi một hóa đơn, tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp truyền thống.
3. Tiết kiệm chi phí vận hành
Hóa đơn điện tử loại bỏ nhiều chi phí cố định như giấy in, mực, lưu trữ hóa đơn vật lý và cước chuyển phát. Đồng thời, hộ kinh doanh cũng không cần thuê thêm nhân sự để kiểm tra – lưu trữ hóa đơn, vì mọi dữ liệu đã được lưu trữ trên phần mềm. Nhiều nhà cung cấp còn miễn phí sử dụng trong giai đoạn đầu hoặc có các gói hỗ trợ trọn gói giá rẻ, giúp tối ưu chi phí cho cả hộ mới khởi nghiệp.
4. Báo cáo thuế dễ dàng và chuyên nghiệp
Hóa đơn điện tử còn giúp đơn giản hóa quá trình lập báo cáo thuế. Nhờ khả năng kết nối với phần mềm kế toán hoặc hệ thống thuế, dữ liệu doanh thu – chi phí được tổng hợp tự động, hỗ trợ hộ kinh doanh kê khai định kỳ chính xác và đúng hạn. Điều này đặc biệt hữu ích trong mùa cao điểm quyết toán, giúp giảm áp lực và hạn chế rủi ro bị phạt do kê khai sai sót.
5. Tính bảo mật cao
Một lợi ích không thể bỏ qua là tính bảo mật cao. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ điện toán đám mây với nhiều lớp bảo vệ, hạn chế rủi ro thất lạc, hư hỏng như hóa đơn giấy. Đồng thời, HĐĐT dễ dàng tích hợp với các nền tảng bán hàng, ngân hàng, ví điện tử, tạo nên hệ sinh thái số hiện đại, giúp hộ kinh doanh vận hành mượt mà hơn trong môi trường kinh doanh mới.
>> Mời bạn xem thêm: Cần dùng phần mềm hóa đơn điện tử không khi đã có máy tính tiền truyền thống? Cảnh báo nhầm lẫn phổ biến!
Thách thức khi bắt đầu Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ ràng, quá trình chuyển đổi với nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là hộ nhỏ lẻ hoặc ở khu vực nông thôn vẫn gặp không ít khó khăn. Những rào cản này không chỉ đến từ công nghệ mà còn xuất phát từ thói quen và tâm lý e dè.
2. Thiếu kiến thức công nghệ – “khó là ngại dùng”
Nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt ở các vùng xa, vùng nông thôn, chưa quen với việc sử dụng phần mềm, máy tính hay điện thoại thông minh. Việc đăng nhập phần mềm, tạo tài khoản, ký số hoặc gửi hóa đơn điện tử là những thao tác còn khá mới mẻ và dễ gây bối rối. Đôi khi, chỉ vì không biết cách thao tác, một số chủ hộ đã tạm hoãn việc áp dụng hoặc tìm đến người thân hỗ trợ, khiến quá trình triển khai bị gián đoạn, mất tính chủ động.
3. Tâm lý ngại thay đổi – “cũ rồi nhưng quen tay”
Thói quen ghi hóa đơn bằng tay hoặc dùng hóa đơn giấy đã gắn bó với nhiều hộ kinh doanh từ lâu. Việc thay đổi sang một quy trình hoàn toàn mới khiến nhiều người lo lắng, sợ sai, sợ mất dữ liệu, hoặc cảm thấy quy trình điện tử quá rườm rà so với cách làm truyền thống. Thậm chí, có hộ còn cho rằng chỉ cần viết tay, khách vẫn nhận – nên không muốn chuyển đổi trừ khi bắt buộc.
4. Chi phí đầu tư ban đầu – “nhỏ lẻ thì xài làm chi cho tốn”
Một số hộ e ngại việc chuyển sang hóa đơn điện tử sẽ phát sinh thêm chi phí như mua chữ ký số, đăng ký phần mềm, nâng cấp thiết bị (điện thoại, máy in,…). Với những hộ kinh doanh nhỏ lẻ, doanh thu chưa cao, đây được xem là khoản đầu tư “không cần thiết ngay”, nên nhiều người vẫn chần chừ chưa muốn triển khai. Ngoài ra, việc không hiểu rõ về các gói miễn phí, hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm hay chính sách khuyến khích từ cơ quan thuế cũng khiến nhiều người bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí khi bắt đầu.
5. Thiếu hỗ trợ cá nhân hóa và hướng dẫn trực tiếp
Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay được thiết kế chủ yếu cho doanh nghiệp, chưa tối ưu hoàn toàn cho hộ kinh doanh nhỏ. Giao diện còn rối, ít tiếng Việt thân thiện, thiếu hướng dẫn đơn giản bằng video hoặc hướng dẫn tận nơi. Việc thiếu đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật dành riêng cho nhóm người không rành công nghệ cũng khiến họ dễ bỏ cuộc sau lần thử đầu tiên.
Tóm lại, để hộ kinh doanh có thể tiếp cận và áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, các giải pháp cần đơn giản hóa hơn nữa và đi kèm hỗ trợ tận tình. Chuyển đổi số sẽ không còn là điều “khó với tay” nếu có sự đồng hành đúng lúc và đúng cách.
>> Mời bạn xem thêm: Đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn Nghị định 123 và Thông tư 78
Phần mềm hóa đơn điện tử – Công cụ hỗ trợ chuyển đổi số hiệu quả
Đối với nhiều hộ kinh doanh, rào cản lớn nhất trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không nằm ở quy định pháp luật, mà nằm ở công cụ họ sử dụng. Một phần mề tốt không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ đúng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử mà còn giảm thiểu gánh nặng thao tác, tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số trong quản lý tài chính.
Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà hộ kinh doanh nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:
1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Phần mềm nên có thiết kế đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, tránh tình trạng “quá nhiều nút bấm”, gây khó khăn cho người không rành công nghệ. Các bước như tạo hóa đơn, chọn mặt hàng, nhập thông tin khách hàng… cần được hướng dẫn trực quan, có ví dụ minh họa cụ thể hoặc video hướng dẫn dễ làm theo. Đối với các hộ kinh doanh lớn tuổi hoặc mới tiếp cận công nghệ, đây là tiêu chí đặc biệt quan trọng.
2. Có phiên bản điện thoại – hoạt động mượt mà trên thiết bị di động
Hộ kinh doanh thường không ngồi cố định tại văn phòng hoặc sử dụng máy tính thường xuyên. Vì vậy, một phần mềm có thể sử dụng ngay trên điện thoại là cực kỳ cần thiết. Ứng dụng cần chạy mượt, không bị lag, giao diện dễ thao tác bằng tay và có thể gửi hóa đơn qua Zalo, email hoặc in ngay khi cần. Một số app còn hỗ trợ lập hóa đơn chỉ bằng vài chạm, cực kỳ tiện lợi với mô hình buôn bán nhỏ, quán ăn, tiệm tạp hoá,…
3. Tích hợp chữ ký số và mẫu hóa đơn theo chuẩn quy định
Phần mềm cần hỗ trợ tạo hóa đơn theo định dạng chuẩn XML của Tổng cục Thuế và tích hợp sẵn các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ. Ngoài ra, chức năng ký số cần được đồng bộ – giúp hộ kinh doanh có thể ký và phát hành hóa đơn nhanh chóng mà không cần thao tác thủ công. Tốt hơn nữa nếu phần mềm có lựa chọn gói chữ ký số riêng hoặc hỗ trợ kết nối với nhà cung cấp chữ ký số hiện có.
4. Kết nối với phần mềm bán hàng, thanh toán và ngân hàng
Một phần mềm tốt không nên đứng độc lập. Nó cần có khả năng liên kết với phần mềm quản lý bán hàng đang dùng như Sổ Bán Hàng để tự động lấy thông tin đơn hàng, lập hóa đơn nhanh chóng, tránh nhập liệu lại. Ngoài ra, nếu tích hợp với ngân hàng hoặc cổng thanh toán điện tử, phần mềm sẽ giúp ghi nhận thanh toán tức thời và tự động hóa quản lý dòng tiền, tạo ra một hệ sinh thái quản lý tài chính thông minh – phù hợp với xu hướng kinh doanh hiện đại.
5. Hỗ trợ kỹ thuật tận tình và chi phí hợp lý
Không phải hộ kinh doanh nào cũng có bộ phận kế toán hay IT riêng. Vì vậy, phần mềm cần có đội ngũ hỗ trợ nhanh, dễ liên hệ qua hotline hoặc chat Zalo. Đồng thời, chính sách dùng thử miễn phí hoặc gói sử dụng linh hoạt theo tháng cũng là điểm cộng giúp hộ kinh doanh nhỏ dễ tiếp cận, không cần đầu tư ban đầu quá lớn.
Một số phần mềm nổi bật hiện nay có thể kể đến như Sổ Bán Hàng có giao diện thân thiện, tích hợp hóa đơn, thanh toán và báo cáo thuế tự động, được thiết kế riêng phù hợp với mô hình hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cửa hàng dịch vụ, quán ăn, bán lẻ,…
Ngoài ra, Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Kiến nghị để tăng tốc chuyển đổi số trong hộ kinh doanh
Để việc chuyển đổi số, đặc biệt là ứng dụng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử trong hộ kinh doanh được triển khai hiệu quả và đồng bộ trên toàn quốc, không chỉ cần quy định pháp lý mà còn đòi hỏi những hỗ trợ thiết thực từ cả cơ quan quản lý và doanh nghiệp cung cấp giải pháp. Dưới đây là ba hướng kiến nghị trọng tâm:
1. Tăng cường truyền thông và đào tạo sát thực tế
Việc áp dụng hóa đơn điện tử còn khá mới mẻ với nhiều hộ kinh doanh, nhất là ở khu vực nông thôn hoặc đối tượng lớn tuổi. Do đó, cần tổ chức các buổi truyền thông trực tiếp và trực tuyến, lồng ghép hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, đăng ký hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn, tra cứu, điều chỉnh,… Cơ quan thuế nên phối hợp với các doanh nghiệp cung cấp giải pháp để xây dựng video hướng dẫn ngắn, dễ hiểu, có ví dụ thực tế và hỗ trợ theo ngành nghề cụ thể.
Ngoài ra, cần triển khai chương trình tập huấn định kỳ tại phường/xã, hoặc thiết lập “điểm hỗ trợ hộ kinh doanh” ngay tại chi cục thuế/quận để người dân được giải đáp trực tiếp, thao tác thử trên phần mềm thật. Sự hỗ trợ tận nơi này giúp xóa bỏ tâm lý ngại công nghệ và rút ngắn thời gian làm quen với HĐĐT.
2. Áp dụng chính sách khuyến khích thiết thực
Một trong những trở ngại lớn khiến nhiều hộ kinh doanh còn chần chừ là chi phí ban đầu. Vì vậy, cần có các gói hỗ trợ tài chính hoặc khuyến mãi từ nhà cung cấp phần mềm dưới sự bảo trợ của cơ quan nhà nước như:
- Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí trong 6–12 tháng đầu cho hộ kinh doanh đăng ký mới.
- Hỗ trợ miễn phí hoặc giảm giá chữ ký số trong năm đầu tiên.
- Ưu đãi trọn gói tích hợp bán hàng – hóa đơn – báo cáo thuế với chi phí thấp.
Những chính sách này nếu được thực hiện đồng bộ và công khai trên kênh chính thống sẽ giúp hộ kinh doanh yên tâm chuyển đổi mà không lo “gánh nặng chi phí”.
3. Xây dựng hệ sinh thái số liên kết đồng bộ
Để việc quản lý tài chính thực sự hiệu quả, hóa đơn điện tử không nên là một công cụ đứng riêng lẻ. Thay vào đó, chủ kinh doanhcần xây dựng một hệ sinh thái số khép kín, nơi mà HĐĐT được tích hợp cùng các nền tảng khác như:
- Phần mềm quản lý bán hàng: Tự động tạo hóa đơn khi có đơn hàng.
- Ngân hàng điện tử / ví điện tử: Ghi nhận thanh toán ngay khi hoàn tất giao dịch.
- Hệ thống thuế: Gửi báo cáo tự động, đồng bộ dữ liệu định kỳ.
Việc liên kết giữa các hệ thống giúp hộ kinh doanh quản lý dòng tiền – xuất hóa đơn – kê khai thuế chỉ trong một quy trình liền mạch, tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả vận hành.
Tóm lại, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử không chỉ là một quy định pháp lý mà còn là đòn bẩy thúc đẩy hộ kinh doanh tiến gần hơn đến quản lý hiện đại và minh bạch. Việc chủ động áp dụng hoá đơn điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh không chỉ tuân thủ quy định, mà còn vận hành hiệu quả hơn, sẵn sàng tham gia vào các hệ sinh thái số như TMĐT, ngân hàng số, hỗ trợ vay vốn, đăng ký trợ cấp,…
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền bán hàng là gì? Lợi ích và cách lựa chọn chuẩn nhất
Không có link tra cứu? Đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT nhanh nhất
In hóa đơn gọn – chuẩn – tiết kiệm: Bí quyết “vàng” cho hộ kinh doanh