Chuẩn bị sổ sách kế toán đơn giản, đúng quy định cho HKD từ 2026
Hướng dẫn chuẩn bị sổ sách kế toán HKD đơn giản và đúng quy định từ 2026 theo từng mức doanh thu để HKD dễ thực hiện và tránh sai sót.
Từ năm 2026, quy định về sổ sách kế toán HKD sẽ được chuẩn hóa theo từng mức doanh thu, giúp hộ kinh doanh dễ dàng ghi chép, quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định. Việc hiểu đúng mình thuộc nhóm nào sẽ quyết định loại sổ cần dùng, cách ghi sổ và các nghĩa vụ liên quan như hóa đơn điện tử hay kê khai thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị sổ sách kế toán đúng và đơn giản nhất cho HKD từ 2026.
>> Mời bạn xem thêm:
7+ mẹo tăng doanh thu bán hàng Tết Dương lịch 2026 cho HKD
Ngày tốt mở cửa hàng khai trương tháng 1 năm 2026
Tử vi tháng 1 của 12 con giáp: Ai gặp may, ai cần thận trọng?
Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, có cần báo với cơ quan thuế không?
Cách để kiểm soát và quản lý tất cả hóa đơn điện tử đã phát hành là gì?
Phân loại sổ sách kế toán theo ngưỡng doanh thu
Từ năm 2026, HKD được chia thành 3 nhóm dựa trên doanh thu hằng năm. Việc phân nhóm giúp cơ quan thuế quản lý thuận tiện hơn và giúp HKD nhỏ giảm bớt gánh nặng sổ sách. Cụ thể:
Nhóm 1: Doanh thu ≤ 200 triệu đồng/năm
- Chỉ cần ghi sổ doanh thu S1a-HKD.
- Không phải kê khai thuế GTGT và TNCN.
- HKD siêu nhỏ, bán lẻ tại nhà hoặc kinh doanh thời vụ.
Nhóm 2: Doanh thu 200 triệu – dưới 3 tỷ đồng/năm
- Sử dụng S2a-HKD (doanh thu) và S2b-HKD (thuế GTGT).
- Nếu tự kê khai thuế → cần ghi sổ chi phí và sổ tài sản.
- HKD có cửa hàng cố định, lượng giao dịch tương đối lớn.
Nhóm 3: Doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên
- Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
- Ghi đầy đủ sổ chi tiết chi phí, tài sản, doanh thu.
- Phải kê khai thuế theo tỷ lệ doanh thu, lưu trữ chứng từ đầy đủ.
Quy trình mở sổ – ghi sổ – khóa sổ đơn giản cho HKD
Để tuân thủ quy định về kế toán, HKD cần thực hiện quy trình ghi chép sổ sách theo 3 bước:
Bước 1: Mở sổ từ giao dịch đầu tiên
Sổ phải thể hiện các thông tin cơ bản:
- Ngày tháng giao dịch
- Nội dung
- Số tiền thu/chi
- Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
- Thuế suất và số thuế phát sinh (nếu có)
Bước 2: Ghi sổ theo nguyên tắc kép đơn giản
- Doanh thu → ghi bên Có
- Chi phí → ghi bên Nợ
Cuối tháng, HKD cần lập bảng cân đối phát sinh để biết lãi – lỗ.
Bước 3: Khóa sổ cuối năm
- Chủ hộ ký xác nhận
- Lưu trữ sổ sách 10 năm
- Có thể sử dụng Excel mẫu, phần mềm kế toán để tự động hóa.
Hóa đơn điện tử & nghĩa vụ thuế đặc thù từ 2026
Hóa đơn điện tử bắt buộc
HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải:
- Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT
- Hoặc máy tính tiền kết nối dữ liệu CQT
Nghĩa vụ thuế cần lưu ý
- Các ngành đặc thù như TMĐT, cho thuê tài sản… cần dùng sổ S5a-HKD để theo dõi thuế GTGT và thuế tiêu thụ đặc biệt.
- HKD được chọn:
- Phương pháp trực tiếp (thuế tính trên doanh thu), hoặc
- Khấu trừ nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ.
- Từ 2026: nộp thuế qua eTax.
Mẹo đơn giản để HKD quản lý sổ sách hiệu quả
Đối với HKD nhỏ (dưới 1 tỷ đồng/năm)
- Dùng phần mềm quản lý bán hàng như Sổ Bán Hàng giúp báo cáo thuế, doanh thu, sổ nợ dễ dàng.
- Ghi sổ đơn giản theo mẫu của cơ quan thuế để tránh bị phạt.
Đối với HKD có doanh thu lớn hơn
- Nên thuê dịch vụ kế toán (từ 500.000đ/tháng).
- Giúp kiểm tra sổ sách, tránh sai sót khi kê khai thuế, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi quy định 2026.
Việc chuẩn bị sổ sách kế toán HKD theo đúng quy định từ 2026 không chỉ giúp HKD tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu việc quản lý doanh thu – chi phí và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Tùy vào mức doanh thu, HKD có thể lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp, kết hợp phần mềm quản lý để tự động hóa và giảm sai sót.
