SME có phải dùng hóa đơn điện tử không? Giải mã quy định mới cho chủ doanh nghiệp nhỏ
“SME có phải dùng hóa đơn điện tử không?” – Câu hỏi tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn nghĩ “chưa lớn thì chưa cần”, nhưng theo quy định hiện hành, phần lớn SME đã bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử. Nếu chủ SME không dùng đúng, sẽ dẫn đến bị phạt, mất uy tín, khó làm việc với đối tác.
Hãy cùng Sổ Bán Hàng giải mã câu hỏi “SME có phải dùng hóa đơn điện tử không?” và những quy định đúng về hoá đơn điện tử với SME ngay trong bài viết này!
>> Mời bạn xem thêm:
Doanh thu trên 1 tỷ/ năm thì đóng thuế như thế nào? Giải đáp chi tiết cho hộ kinh doanh
Phần mềm hóa đơn cho SME là gì? 5 tính năng cần có để vận hành chuyên nghiệp
SME là ai? Như thế nào được xem là SME?
SME là viết tắt Small and Medium Enterprise, tức là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ về vốn, lao động, hoặc doanh thu, thường có số lượng nhân viên và nguồn lực hoạt động dưới một ngưỡng nhất định.
Theo quy định tại Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy mô của SME gồm 3 loại: siêu nhỏ, nhỏ và vừa.
Việc xác định SME giúp chủ kinh doanh biết mình có thuộc đối tượng phải tuân thủ các quy định mới về hóa đơn điện tử hay không. Và thực tế, nếu doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, có kê khai thuế, thì phần lớn đều thuộc diện bắt buộc dùng HĐĐT.
>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn bán lẻ: Chọn đúng mẫu – quản lý dễ dàng!
Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử với SME
Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số quy định về hóa đơn điện tử, trong đó có những điểm quan trọng liên quan đến SME như sau:
1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử
- Doanh nghiệp SME có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- SME có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân… cũng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế
- Các SME có giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng có yêu cầu hóa đơn điện tử hoặc bán hàng qua nền tảng số, app thanh toán cũng phải lập và gửi hóa đơn điện tử theo quy định trước đó (Thông tư 78/2021/TT-BTC)
2. Thời điểm lập hoá đơn điện tử
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với SME được quy định như sau:
- Với hoạt động bán hàng hóa, hóa đơn điện tử phải được lập khi doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Với hoạt động cung cấp dịch vụ, hóa đơn điện tử phải được lập ngay khi hoàn thành dịch vụ, dù khách hàng đã thanh toán hay chưa. Nếu khách hàng thanh toán trước hoặc trong quá trình sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận được tiền, ngoại trừ một số dịch vụ đặc thù như tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán, thiết kế kỹ thuật, lập dự án đầu tư…
Quy định này giúp SME tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử.
>> Mời bạn xem thêm: Máy POS tính tiền in HĐĐT kết nối cơ quan Thuế từ 1/6/2025: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
SME không dùng hóa đơn điện tử sẽ gặp rủi ro gì?
1. Hóa đơn không có giá trị pháp lý
Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn dùng máy tính tiền để in hóa đơn cho khách và tưởng rằng như vậy là đủ. Tuy nhiên, nếu hóa đơn đó không có mã của cơ quan thuế hoặc không đăng ký phát hành hợp lệ, thì về mặt pháp lý, nó không được xem là hóa đơn hợp lệ.
➤ Hậu quả: Khi cơ quan thuế kiểm tra, những hóa đơn này sẽ bị loại bỏ, ảnh hưởng đến sổ sách, báo cáo tài chính và gây khó khăn trong việc chứng minh doanh thu hợp lệ.
2. Không được tính vào chi phí thuế hợp lệ
Hóa đơn không đúng chuẩn (không có mã xác thực, không theo định dạng điện tử chuẩn) sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể phải đóng thuế cao hơn do không được khấu trừ chi phí.
➤ Hậu quả: Chi phí thực có nhưng không được công nhận → lợi nhuận tính thuế tăng → doanh nghiệp chịu thiệt hại tài chính không nhỏ.
3. Bị xử phạt hành chính
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, SME nếu không sử dụng hóa đơn điện tử đúng hạn, hoặc có sai sót trong quá trình phát hành, sẽ bị xử phạt từ 4 đến 50 triệu đồng tùy mức độ vi phạm:
- Không đăng ký phát hành hóa đơn
- Sử dụng hóa đơn không hợp lệ
- Lập hóa đơn sai định dạng, sai thời điểm
- Không lưu trữ, không gửi hóa đơn cho khách đúng thời gian
➤ Hậu quả: Bị thanh tra, truy thu thuế, phạt hành chính, thậm chí bị đóng mã số thuế tạm thời trong trường hợp nghiêm trọng.
4. Mất uy tín với khách hàng và đối tác
Trong thời đại số, nhiều khách hàng – đặc biệt là doanh nghiệp, tổ chức hoặc các đơn vị lớn – chỉ làm việc với đối tác có thể xuất được hóa đơn điện tử hợp lệ. Việc không cung cấp được hóa đơn đúng chuẩn khiến doanh nghiệp:
- Bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp
- Bỏ lỡ hợp đồng lớn
- Bị loại khỏi chuỗi cung ứng của các đối tác yêu cầu chuẩn hóa chứng từ
➤ Hậu quả: Mất khách hàng, doanh thu giảm, giảm sức cạnh tranh dài hạn.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Phân biệt với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
SME cần làm gì để chuyển sang hóa đơn điện tử?
“SME có phải dùng hóa đơn điện tử?” – Đây là câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ cảm thấy bối rối khi bắt đầu tìm hiểu quy định mới. Tuy nhiên, nếu nắm rõ quy trình và thực hiện đúng hướng dẫn, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản, đúng luật và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
1. Xác định loại hóa đơn điện tử áp dụng
Trước tiên, SME cần xác định mình thuộc đối tượng sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc
- Hóa đơn điện tử không có mã
Việc phân loại dựa trên thông báo chính thức từ cơ quan thuế địa phương. Thông thường, các SME mới thành lập, có rủi ro thuế cao hoặc chưa có hệ thống CNTT vững chắc sẽ được yêu cầu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế để cơ quan quản lý giám sát chặt chẽ hơn.
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần lập và gửi Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử) lên hệ thống của Tổng cục Thuế qua 1 trong 2 cách:
- Đăng ký trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Thực hiện đăng ký thông qua phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp thuận hoặc từ chối trong thời hạn 01 ngày làm việc.
3. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp phần mềm là yếu tố quan trọng, đảm bảo:
- Phần mềm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật đúng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Có kết nối trực tiếp với hệ thống Tổng cục Thuế.
- Hỗ trợ tích hợp vào máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng đang sử dụng.
Một số nhà cung cấp uy tín mà chủ doanh nghiệp có thể tham khảo như Sổ Bán Hàng với tính năng Sổ Bán Hàng E-Invoice, Viettel Invoice, VNPT,…
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm: Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi
4. Ký điện tử và hoàn thiện đăng ký trên phần mềm
Khi đã chọn được phần mềm phù hợp, SME cần:
- Thiết lập thông tin doanh nghiệp trên hệ thống.
- Chọn loại hóa đơn (có mã hay không có mã), phương thức chuyển dữ liệu.
- Đăng ký chứng thư số (USB Token hoặc ký điện tử qua cloud).
- Ký điện tử vào tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi gửi đi.
Phần mềm thường sẽ hỗ trợ toàn bộ quy trình này một cách tự động và đơn giản hóa thao tác cho người dùng.
5. Ngừng sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử cũ
Ngay sau khi nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, SME cần:
- Làm thủ tục thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ hoặc hóa đơn giấy (nếu có).
- Đối với hóa đơn giấy chưa sử dụng: phải lập biên bản tiêu hủy và lưu hồ sơ đầy đủ theo quy định.
- Đặc biệt, chủ doanh nghiệp tránh tuyệt đối việc phát hành song song hai loại hóa đơn cũ và mới để không bị xử phạt.
6. Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp SME có thể:
- Khởi tạo mẫu hóa đơn mới trên phần mềm.
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc Zalo
- Tự động kết nối và gửi dữ liệu đến Tổng cục Thuế sau mỗi lần phát hành.
7. Thông báo cho khách hàng, đối tác và đào tạo nhân viên
Cuối cùng, để quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru, chủ doanh nghiệp cần:
- Gửi thông báo tới khách hàng và đối tác về việc doanh nghiệp đã chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đào tạo nhân viên kế toán, bán hàng về cách lập và xử lý hóa đơn mới trên phần mềm.
- Chuẩn hóa quy trình lưu trữ, tra soát, điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn nếu có phát sinh.
Tóm lại, nếu bạn đang thắc mắc “SME có phải dùng hóa đơn điện tử không?”, thì câu trả lời là có. Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định, mà còn giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý doanh thu rõ ràng, hợp thức hóa sổ sách kế toán, nâng cao uy tín với khách hàng và tạo nền tảng vững chắc cho việc vay vốn hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm:
Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ
Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!
Máy thanh toán tiền kết nối hóa đơn điện tử: Giải pháp tối ưu cho chủ kinh doanh