Cách để kiểm soát và quản lý tất cả hóa đơn điện tử đã phát hành là gì?
Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả là dùng cổng HĐĐT, eTax Mobile và phần mềm quản lý để kiểm soát toàn bộ hóa đơn đã phát hành.
Quản lý hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách kiểm soát toàn bộ hóa đơn đã phát hành một cách đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy định. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả nhất, từ tra cứu trên cổng của Tổng cục Thuế đến sử dụng ứng dụng eTax Mobile và phần mềm quản lý chuyên dụng.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng từ năm 2026!
Dừng thuế khoán từ 2026: Hộ kinh doanh có bị truy thu thuế không?
Bỏ thuế khoán, nhóm hàng hóa nào được chấp nhận không hóa đơn?
Xác định HKD nhóm 2 bằng tiền về tài khoản ngân hàng, số hóa đơn, hay số liệu tự khai báo?
Bỏ thuế khoán từ 2026, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì ngay bây giờ?
Tra cứu trên Cổng Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Một trong những phương pháp chính để kiểm soát và quản lý hóa đơn điện tử là sử dụng cổng thông tin hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế. Đây là một công cụ tiện lợi giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh kiểm tra và xác thực các hóa đơn đã phát hành.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 3:Nhập thông tin cần tra cứu: mã số thuế, mẫu số, ký hiệu hoặc mã tra cứu.
- Bước 4: Nhấn “Tra cứu” để hiển thị hóa đơn.
- Bước 5: Đăng nhập bằng tài khoản thuế (nếu có) để xem toàn bộ hóa đơn đầu vào – đầu ra.
- Bước 6: Kiểm tra, tải về hoặc đối chiếu hóa đơn khi cần.
Quản lý hóa đơn điện tử bằng ứng dụng eTax Mobile
Để quản lý hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại, HKD có thể sử dụng eTax Mobile. Ứng dụng này hỗ trợ tra cứu hóa đơn, quét mã QR và theo dõi các thông báo từ cơ quan thuế.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Tải ứng dụng eTax Mobile từ App Store hoặc Google Play.
- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản thuế đã được cấp.
- Bước 3: Chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” hoặc “Quét QR”.
- Bước 4: Nhập thông tin cần tra cứu hoặc quét mã QR trên hóa đơn.
- Bước 5: Xem chi tiết hóa đơn, tải về PDF hoặc chia sẻ khi cần.
- Bước 6: Theo dõi lịch sử và kiểm soát hóa đơn ngay trên điện thoại.
Nguồn: Internet
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Sổ Bán Hàng giúp HKD có thể dễ dàng:
- Tự động nhận hóa đơn đầu vào qua email và nhập liệu vào hệ thống
- Cảnh báo lỗi sai định dạng hoặc hóa đơn không hợp lệ
- Theo dõi trạng thái phát hành – điều chỉnh – hủy hóa đơn
- Lưu trữ lâu dài và xuất báo cáo theo nhiều định dạng
Phần mềm giúp quản lý hóa đơn điện tử tập trung, chính xác và tiết kiệm thời gian so với lưu trữ thủ công.
Lưu trữ hóa đơn điện tử thủ công (Email, Excel, folder máy tính)
Nếu chưa sử dụng phần mềm, HKD có thể lưu qua email, tạo bảng Excel hoặc lưu file PDF/XML vào thư mục theo từng tháng. Cách này tuy đơn giản nhưng lại dễ thất lạc và khó tra cứu khi khối lượng hóa đơn lớn.
Lưu ý quan trọng khi quản lý hóa đơn điện tử
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm
- Đảm bảo bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
- Thường xuyên đối chiếu để phát hiện sai sót sớm
- Lưu hóa đơn theo chuẩn định dạng XML (bắt buộc) để phục vụ kiểm tra thuế
Việc quản lý hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo minh bạch tài chính và tránh rủi ro xử phạt. Bằng cách kết hợp tra cứu trên Cổng HĐĐT, sử dụng eTax Mobile và phần mềm quản lý chuyên nghiệp, HKD có thể kiểm soát toàn bộ hóa đơn đã phát hành một cách dễ dàng và chính xác.
>>Mời bạn xem thêm:
Hàng tồn kho không có hóa đơn hợp lệ thì xử lý thế nào?
Bộ tài chính đề xuất áp thuế trên lợi nhuận đối với Hộ kinh doanh thay vì tính theo doanh thu
HKD doanh thu 200 triệu-1 tỷ: Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay chỉ cần ghi chép doanh thu?
Hướng dẫn thay thế, điều chỉnh hoá đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
