PO là gì? Tìm hiểu chi tiết về PO, số PO và quy trình làm PO

Trong kinh doanh, cụm từ PO là gì thường xuất hiện khi doanh nghiệp tiến hành giao dịch mua bán hàng hóa hay dịch vụ. Đơn đặt hàng PO (Purchase Order) không chỉ là chứng từ ghi nhận thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, mà còn là công cụ giúp kiểm soát chi phí, quản lý quy trình và hạn chế rủi ro trong thương mại. Hiểu rõ PO là gì sẽ giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

>> Mời bạn xem thêm:

Nhận biết 5 “mánh khóe” nhân viên gian lận và cách “trị” của chủ cao tay

3 cách quản lý nhân viên bán hàng siêu hiệu quả

5 dấu hiệu cho biết nhân viên của bạn đang gian lận

Mã vận đơn là gì? Cách kiểm tra đơn hàng của các đơn vị vận chuyển trên Shopee

Tổng hợp thời gian giao hàng 5 đơn vị vận chuyển phổ biến tại Việt Nam

Khái niệm PO là gì trong kinh doanh

Trong môi trường mua bán và mua sắm doanh nghiệp, câu hỏi PO là gì xuất hiện rất thường xuyên. Tóm gọn, PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng do bên mua phát hành để xác nhận nhu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, bao gồm thông tin về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán và các điều khoản khác. PO đóng vai trò là cam kết ban đầu của người mua, tạo ra cơ sở để nhà cung cấp chuẩn bị giao hàng và phát hành hóa đơn sau này.

Định nghĩa PO (Purchase Order)

PO (Purchase Order) là một chứng từ thương mại chính thức do bộ phận mua hàng hoặc bên mua lập và gửi cho nhà cung cấp nhằm yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo điều kiện đã nêu. Một đơn đặt hàng PO thông thường bao gồm các mục cơ bản sau: tên và địa chỉ của hai bên, mã sản phẩm, mô tả sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng (Incoterms nếu có), ngày giao hàng dự kiến, điều khoản thanh toán, và đặc biệt là số PO – một mã định danh duy nhất để theo dõi.

Việc làm PO thường là bước mở đầu trong quy trình mua sắm: người dùng nội bộ (yêu cầu mua hàng) gửi yêu cầu tới bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng kiểm tra ngân sách và quyết định, sau đó lập PO và gửi cho nhà cung cấp. Trong doanh nghiệp có quy mô, PO còn phải qua bước phê duyệt (ký duyệt) theo ma trận phân quyền trước khi phát hành chính thức. Về mặt pháp lý, PO có thể được xem là một tài liệu ràng buộc hay chỉ là văn bản xác nhận giao dịch tùy theo nội dung và sự chấp nhận của hai bên.

Ý nghĩa của PO trong thương mại hiện đại

PO giữ vai trò then chốt trong quản trị mua sắm và chuỗi cung ứng vì nhiều lý do thực tiễn:

Kiểm soát chi tiêu và ngân sách: PO giúp doanh nghiệp ghi nhận cam kết chi tiêu trước khi phát sinh chi phí thực tế, từ đó hỗ trợ bộ phận tài chính theo dõi và đối chiếu với ngân sách đã phân bổ.

Minh bạch và truy xuất nguồn gốc: Mỗi PO có số PO duy nhất, giúp theo dõi trạng thái đơn hàng, đối chiếu khi nhận hàng (GRN — Goods Received Note) và kiểm tra hóa đơn. Việc này giảm nhầm lẫn khi có nhiều đơn hàng cùng lúc.

Giảm rủi ro tranh chấp: Khi thông tin về số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng được ghi rõ trên PO, khả năng hiểu nhầm giữa người mua và người bán giảm đáng kể. PO trở thành bằng chứng tham chiếu khi có tranh chấp về đơn hàng.

Tối ưu chuỗi cung ứng: PO chuẩn hóa giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, hỗ trợ tích hợp với hệ thống ERP/Phần mềm quản lý mua hàng để tự động hóa quá trình đặt hàng, theo dõi tồn kho và lập kế hoạch nhu cầu vật tư.

Hỗ trợ kiểm toán và tuân thủ: PO là chứng từ quan trọng trong các quy trình kiểm toán nội bộ/ngoại bộ, chứng minh rằng việc mua sắm đã tuân thủ thủ tục phê duyệt và chính sách công ty.

Như vậy, biết PO là gì và áp dụng chặt chẽ quy trình làm PO giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

>>Mời bạn xem thêm:

7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ

Sự khác biệt giữa PO và các loại chứng từ khác (Invoice, Contract)

PO, Invoice và Contract đều là chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại, nhưng mỗi loại có bản chất, mục đích và thời điểm phát sinh khác nhau:

• PO (Purchase Order) — do người mua phát hành:
  • Mục đích: Yêu cầu cung cấp hàng hóa/dịch vụ theo điều kiện xác định.
  • Thời điểm: Trước khi giao hàng; là bước khởi tạo đơn hàng.
  • Ai phát hành: Bên mua hoặc bộ phận mua hàng.
  • Tính pháp lý: Thường là đề nghị mua; khi nhà cung cấp chấp nhận PO (bằng cách xác nhận hoặc giao hàng theo PO) thì hai bên có thể hình thành nghĩa vụ hợp đồng.
  • Vai trò: Theo dõi, kiểm soát chi tiêu, làm cơ sở đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán.
• Invoice (Hóa đơn) — do người bán phát hành:
  • Mục đích: Yêu cầu thanh toán cho hàng hóa/dịch vụ đã giao.
  • Thời điểm: Sau khi giao hàng hoặc theo điều khoản hợp đồng (có thể là theo đợt).
  • Ai phát hành: Bên bán.
  • Tính pháp lý: Là chứng từ kế toán, pháp lý để ghi nhận doanh thu và làm cơ sở thanh toán.
  • Vai trò: Dùng để đối chiếu với PO và biên bản nhận hàng; là căn cứ để kế toán ghi nhận và thanh toán.
• Contract (Hợp đồng) — do một hoặc cả hai bên ký kết:
  • Mục đích: Thiết lập các điều khoản khung, quyền và nghĩa vụ lâu dài giữa hai bên (ví dụ hợp đồng cung cấp dài hạn).
  • Thời điểm: Trước, trong hoặc sau quá trình đàm phán; có thể là nền tảng pháp lý cho nhiều PO phát sinh sau đó.
  • Ai ký: Người đại diện pháp luật của hai bên.
  • Tính pháp lý: Hợp đồng thường có giá trị ràng buộc pháp lý mạnh mẽ hơn, định nghĩa phạm vi, bảo hành, bồi thường, điều kiện chấm dứt, v.v.
  • Vai trò: Là cơ sở khung cho các giao dịch lặp lại; PO trong trường hợp này thường tham chiếu điều khoản hợp đồng.

Tóm lại, PO là văn bản do người mua khởi tạo để đặt hàng; invoice là yêu cầu thanh toán từ người bán; contract là văn bản ràng buộc pháp lý rộng hơn, có thể bao trùm nhiều PO. Trong quy trình chuẩn của doanh nghiệp: yêu cầu mua -> lập PO -> nhà cung cấp xác nhận -> giao hàng -> xuất hóa đơn (invoice) -> đối chiếu và thanh toán. Việc hiểu rõ sự khác biệt này giúp giảm sai sót khi thực hiện làm PO và khi kiểm tra đơn đặt hàng PO với số PO tương ứng.

>>Mời bạn xem thêm: Bán hàng trên Shopee mất phí bao nhiêu? Hướng dẫn cách đăng ký dễ nhất

Cấu trúc của một đơn đặt hàng PO

Sau khi hiểu PO là gì, bước tiếp theo là nắm rõ cấu trúc của một đơn đặt hàng PO. Một PO không chỉ là một biểu mẫu đơn giản, mà là tập hợp các thông tin quan trọng được sắp xếp có hệ thống, giúp người mua và người bán thống nhất về giao dịch. Cấu trúc của PO sẽ quyết định tính minh bạch, khả năng kiểm soát và đối chiếu sau này.

Thông tin cơ bản trong PO

Một đơn đặt hàng PO tiêu chuẩn thường có những thông tin cơ bản như sau:

• Thông tin bên mua và bên bán: Gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế và người liên hệ. Đây là dữ liệu nền tảng để đảm bảo tính pháp lý của PO.
• Ngày phát hành PO: Thời điểm PO được lập, dùng làm mốc để theo dõi tiến độ giao hàng.
• Điều kiện giao hàng: Bao gồm địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng dự kiến.
• Điều khoản thanh toán: Thời hạn và phương thức thanh toán (trả ngay, trả sau, trả theo đợt, chuyển khoản ngân hàng…).
• Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Tên sản phẩm, mã hàng, mô tả chi tiết để tránh nhầm lẫn trong quá trình mua bán.

Những thông tin cơ bản này giúp đơn đặt hàng PO trở thành tài liệu chính thức, đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình.

Các yếu tố bắt buộc trong PO (số PO, tên hàng, giá, số lượng)

Để một PO có giá trị, ngoài các thông tin cơ bản, nó cần phải có những yếu tố bắt buộc, bao gồm:

Số PO: Đây là mã định danh duy nhất cho từng đơn đặt hàng, thường được đánh theo thứ tự hoặc theo quy ước riêng của doanh nghiệp. Việc sử dụng số PO giúp hệ thống quản lý dễ dàng phân biệt và theo dõi hàng ngàn đơn hàng khác nhau.

Tên hàng hóa/dịch vụ: Cần ghi rõ ràng và chi tiết tên sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt mua, tránh nhầm lẫn khi có nhiều mặt hàng tương tự.

Số lượng: Con số cụ thể về số lượng hàng hóa/dịch vụ cần đặt, là căn cứ để nhà cung cấp chuẩn bị nguồn hàng và để người mua kiểm tra khi nhận hàng.

Đơn giá và tổng giá trị: Mỗi sản phẩm cần có đơn giá rõ ràng; PO cũng phải ghi tổng giá trị đơn hàng để thuận tiện cho việc phê duyệt ngân sách và thanh toán sau này.

Chữ ký hoặc xác nhận phê duyệt: PO thường cần được ký bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ.

Những yếu tố này được coi là “xương sống” của một đơn đặt hàng PO. Thiếu bất kỳ yếu tố nào, PO có thể bị coi là không hợp lệ hoặc gây khó khăn cho các bước xử lý tiếp theo.

Vai trò của số PO là gì trong quản lý đơn hàng

Trong toàn bộ cấu trúc PO, số PO giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Vậy chính xác số PO là gì và vì sao nó lại cần thiết đến vậy?

• Định danh duy nhất: Số PO được ví như “chứng minh nhân dân” của một đơn hàng. Nó cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin bất kỳ đơn hàng nào trong hệ thống.
• Theo dõi tiến trình đơn hàng: Từ lúc phát hành PO, nhà cung cấp xác nhận, giao hàng, đến khi kế toán đối chiếu và thanh toán, số PO là chìa khóa để liên kết tất cả chứng từ liên quan như biên bản giao nhận, hóa đơn (Invoice) và phiếu nhập kho.
• Hạn chế nhầm lẫn: Trong trường hợp có nhiều PO phát hành cho cùng một nhà cung cấp, số PO giúp tránh việc giao nhầm, thanh toán nhầm hoặc trùng lặp đơn hàng.
• Phục vụ kiểm toán và báo cáo: Khi tiến hành kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập, số PO là căn cứ để chứng minh rằng doanh nghiệp đã thực hiện quy trình mua hàng minh bạch, đúng chuẩn.

Chính vì vậy, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn quản lý đơn hàng hiệu quả đều phải xây dựng hệ thống đánh số PO khoa học, rõ ràng và dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, ERP hay phần mềm quản lý bán hàng.

Quy trình làm PO trong doanh nghiệp

Sau khi hiểu PO là gì và nắm được cấu trúc cơ bản của một đơn đặt hàng PO, bước quan trọng tiếp theo chính là quy trình làm PO. Đây là chuỗi hoạt động được chuẩn hóa nhằm đảm bảo việc đặt hàng, phê duyệt, giao nhận và thanh toán diễn ra đúng quy định. Quy trình này có thể khác nhau tùy theo quy mô và đặc thù từng doanh nghiệp, nhưng nhìn chung đều gồm những bước cơ bản dưới đây.

Các bước làm PO chuẩn xác

Một quy trình làm PO tiêu chuẩn thường bao gồm:

Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition): Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu lập phiếu yêu cầu mua hàng, nêu rõ mặt hàng, số lượng và lý do cần mua.

Xem xét và phê duyệt yêu cầu: Bộ phận mua hàng hoặc cấp quản lý sẽ kiểm tra nhu cầu có phù hợp với ngân sách, kế hoạch và chính sách công ty hay không.

Lập đơn đặt hàng PO: Khi yêu cầu được duyệt, nhân viên phụ trách sẽ tạo đơn đặt hàng PO, bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Phê duyệt PO: PO phải được ký hoặc xác nhận bởi người có thẩm quyền (ví dụ: trưởng bộ phận, giám đốc tài chính) trước khi gửi cho nhà cung cấp.

Gửi PO đến nhà cung cấp: PO sau khi được phê duyệt sẽ được gửi đến nhà cung cấp để xác nhận. Nhà cung cấp có thể đồng ý, đề xuất thay đổi hoặc từ chối.

Theo dõi và nhận hàng: Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho sẽ đối chiếu với thông tin trên PO (số PO, số lượng, chủng loại, chất lượng).

Đối chiếu và thanh toán: Sau khi hàng hóa được xác nhận đầy đủ, bộ phận kế toán sẽ đối chiếu PO với hóa đơn (Invoice) và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành thanh toán.

Ai chịu trách nhiệm làm PO?

Trong hầu hết các doanh nghiệp, quy trình làm PO thường liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau:

• Bộ phận đề xuất: Là nơi phát sinh nhu cầu mua hàng, có trách nhiệm gửi yêu cầu đầy đủ và chính xác.
• Bộ phận mua hàng: Chịu trách nhiệm lập PO, lựa chọn nhà cung cấp và thương lượng các điều khoản.
• Bộ phận tài chính/kế toán: Kiểm tra ngân sách, tính hợp lệ của PO và quản lý thanh toán sau khi nhận được hóa đơn.
• Bộ phận quản lý/cấp duyệt: Người có thẩm quyền sẽ phê duyệt PO để đảm bảo chi tiêu phù hợp chính sách.

Cách phân chia trách nhiệm này giúp quá trình mua sắm minh bạch, giảm thiểu rủi ro và tránh sai sót trong kiểm soát nội bộ.

Quy trình phê duyệt và lưu trữ PO

Quy trình phê duyệt và lưu trữ PO đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất sau này:

• Phê duyệt PO: Tùy vào giá trị đơn hàng, PO có thể cần nhiều cấp phê duyệt khác nhau. Ví dụ, đơn hàng nhỏ có thể được trưởng bộ phận duyệt, nhưng đơn hàng lớn thường phải được giám đốc hoặc ban điều hành phê duyệt.
• Xác nhận từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp cần phản hồi để xác nhận chấp nhận đơn hàng, nhằm tránh nhầm lẫn hoặc mâu thuẫn về điều kiện mua bán.
• Lưu trữ PO: PO sau khi phát hành và hoàn tất giao dịch cần được lưu trữ cẩn thận dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử. Trong thời đại số, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý mua hàng để lưu trữ, giúp dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu.

Một hệ thống quản lý PO hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tất cả đơn hàng được ghi nhận và kiểm soát.
• Dễ dàng theo dõi trạng thái PO (đã duyệt, đang giao, đã thanh toán).
• Cung cấp dữ liệu minh bạch cho kiểm toán và báo cáo tài chính.

Việc thiết lập và tuân thủ đúng quy trình làm PO không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, mà còn là nền tảng cho một hệ thống quản trị chuỗi cung ứng chuyên nghiệp, hiện đại.

Lợi ích của PO đối với doanh nghiệp

Sau khi hiểu rõ po là gì, cấu trúc của một đơn đặt hàng PO và quy trình làm PO, câu hỏi quan trọng đặt ra là: vì sao doanh nghiệp cần áp dụng PO trong quản trị mua sắm? Trên thực tế, PO không chỉ đơn thuần là một chứng từ xác nhận đơn hàng, mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong quản lý chi phí, kiểm soát nội bộ và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Giúp kiểm soát tài chính và kế toán

Một trong những lợi ích lớn nhất của PO là hỗ trợ kiểm soát chi tiêu và quản lý tài chính minh bạch.

• Kiểm soát chi tiêu trước khi phát sinh: Khi PO được lập và phê duyệt, chi phí dự kiến đã được ghi nhận, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mua hàng ngoài kế hoạch.
• Đối chiếu dễ dàng với hóa đơn: Khi nhận được hóa đơn (Invoice) từ nhà cung cấp, bộ phận kế toán có thể đối chiếu với PO để đảm bảo hóa đơn khớp về số lượng, đơn giá và điều kiện thanh toán.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính: PO cung cấp dữ liệu quan trọng cho báo cáo dòng tiền, giúp doanh nghiệp dự báo chi phí và lên kế hoạch ngân sách hiệu quả hơn.

Nhờ đó, việc áp dụng PO giúp bộ phận kế toán tránh nhầm lẫn và hạn chế tình trạng gian lận trong thanh toán.

Hạn chế rủi ro, tránh nhầm lẫn đơn hàng

Khi giao dịch không có PO, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro do thông tin trao đổi qua email, điện thoại hoặc tin nhắn có thể thiếu sót hoặc gây hiểu nhầm. PO giúp loại bỏ rủi ro này bằng cách:

• Ghi nhận rõ ràng các điều khoản: tên sản phẩm, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng.
• Làm căn cứ đối chiếu trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa hai bên.
• Giảm nguy cơ giao thiếu hàng, sai hàng hoặc bị tính phí ngoài thỏa thuận.

Một đơn đặt hàng PO với số PO rõ ràng đóng vai trò như “bản hợp đồng thu nhỏ”, bảo vệ cả người mua và người bán trước các tình huống phát sinh ngoài ý muốn.

Tối ưu quy trình quản lý chuỗi cung ứng

Trong quản lý chuỗi cung ứng, PO là mắt xích quan trọng để đảm bảo hoạt động mua bán diễn ra trơn tru và hiệu quả.

• Chuẩn hóa giao tiếp với nhà cung cấp: PO thiết lập một kênh trao đổi chính thức, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian so với các phương thức trao đổi thủ công.
• Tích hợp với hệ thống ERP/Phần mềm quản lý: Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm quản lý PO để tự động hóa quy trình mua hàng, từ khâu lập PO, phê duyệt đến lưu trữ và đối chiếu. Điều này giúp giảm chi phí nhân sự và hạn chế sai sót thủ công.
• Tối ưu tồn kho và kế hoạch sản xuất: Nhờ dữ liệu từ PO, bộ phận quản lý kho có thể dự báo chính xác lượng hàng nhập về, từ đó cân đối với nhu cầu sản xuất và bán hàng, tránh tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.

Nói cách khác, việc sử dụng PO không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ mà còn nâng cao hiệu quả hợp tác với nhà cung cấp, tạo nên một chuỗi cung ứng linh hoạt, ổn định và minh bạch.

Những lỗi thường gặp khi làm PO và cách khắc phục

Mặc dù quy trình làm PO đã được chuẩn hóa, trong thực tế doanh nghiệp vẫn thường xuyên gặp phải nhiều sai sót khiến cho đơn đặt hàng không hợp lệ hoặc gây khó khăn trong việc theo dõi, thanh toán. Hiểu rõ những lỗi phổ biến này và có giải pháp khắc phục kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý đơn hàng.

Sai thông tin số PO

Một trong những lỗi thường gặp nhất là sai hoặc trùng số PO. Đây là lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng lại gây hậu quả lớn trong quản lý đơn hàng:

• Nguy cơ nhầm lẫn: Nếu hai PO cùng một nhà cung cấp có số PO trùng nhau, rất dễ dẫn đến tình trạng giao nhầm hàng hoặc thanh toán sai đơn hàng.
• Khó đối chiếu: Kế toán sẽ gặp khó khăn khi kiểm tra hóa đơn so với PO, dẫn đến mất thời gian xử lý và tăng nguy cơ thanh toán trùng lặp.
• Ảnh hưởng đến kiểm toán: Khi số PO bị sai hoặc không khớp, báo cáo tài chính và quá trình kiểm toán nội bộ sẽ mất đi tính chính xác và minh bạch.

Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh số PO khoa học, ví dụ: PO-2025-001 (năm – số thứ tự) hoặc PO-NCC001-2025 (theo mã nhà cung cấp). Ngoài ra, nên dùng phần mềm quản lý PO để tự động sinh số PO, tránh việc nhập tay dễ sai sót.

Thiếu thông tin trong PO

Một lỗi phổ biến khác là đơn đặt hàng PO thiếu thông tin quan trọng như tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, điều khoản giao hàng hoặc thanh toán.

• Rủi ro cho nhà cung cấp: Khi thông tin không rõ ràng, nhà cung cấp dễ giao sai hoặc không đủ hàng, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Rủi ro cho người mua: Nếu thiếu thông tin về giá cả hoặc điều kiện thanh toán, doanh nghiệp có thể bị tính chi phí ngoài dự kiến hoặc gặp tranh chấp về trách nhiệm giao hàng.

Cách khắc phục: Xây dựng mẫu PO chuẩn với đầy đủ trường thông tin bắt buộc (số PO, tên hàng, mô tả, đơn giá, số lượng, ngày giao hàng, điều kiện thanh toán). Trước khi phát hành PO, cần có bước rà soát và phê duyệt nội bộ để đảm bảo mọi chi tiết đều được điền chính xác.

Không theo dõi và lưu trữ PO

Nhiều doanh nghiệp nhỏ sau khi lập PO thường không theo dõi tiến trình của đơn hàng, hoặc không lưu trữ PO một cách hệ thống. Đây là một sai lầm khiến cho quản lý đơn hàng trở nên thiếu minh bạch:

• Mất khả năng truy xuất: Khi cần đối chiếu thông tin hoặc kiểm toán, doanh nghiệp khó tìm lại PO cũ.
• Khó quản lý tình trạng đơn hàng: Không theo dõi PO khiến doanh nghiệp không biết đơn hàng đang ở giai đoạn nào (đã xác nhận, đang giao, đã hoàn thành hay chưa thanh toán).
• Ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng: Thiếu dữ liệu PO dẫn đến tình trạng nhập hàng không khớp nhu cầu, gây tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.

Cách khắc phục: Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống lưu trữ PO điện tử theo chuẩn, tích hợp với phần mềm ERP hoặc quản lý mua hàng. Điều này không chỉ giúp tra cứu dễ dàng mà còn cho phép theo dõi trạng thái PO theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ PO là gì, vai trò, cấu trúc cũng như cách quản lý đơn đặt hàng PO trong doanh nghiệp. Nắm vững kiến thức về PO chính là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.