TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, việc phát hành hóa đơn điện tử không còn là đặc quyền của các doanh nghiệp lớn. Ngày nay, ngay cả các hộ kinh doanh cá thể, chủ shop nhỏ hay người bán hàng online cũng có thể dễ dàng xuất hóa đơn điện tử chỉ bằng một chiếc điện thoại. Đây không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí, quản lý kinh doanh hiệu quả và tuân thủ quy định của pháp luật.

Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ giới thiệu đến chủ kinh doanh Top 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị, phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh nhỏ đến vừa.

>>Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập, thể hiện và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, không in ra giấy, do bên bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập ra, ghi nhận thông tin giao dịch, ký số và gửi đến bên mua thông qua hệ thống điện tử như email, phần mềm, ứng dụng,…

Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử được xử lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử từ khâu tạo lập đến lưu trữ, đảm bảo tính hợp pháp, toàn vẹn và xác thực. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP – có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

Đặc điểm nổi bật của hóa đơn điện tử

• Không cần in ấn, không lưu trữ vật lý, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng.
• Ký số điện tử thay thế chữ ký tay và dấu mộc đỏ truyền thống.
• Gửi nhanh chóng đến khách hàng qua các kênh điện tử như email, Zalo, mã tra cứu.
• Lưu trữ an toàn, dễ tra cứu và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.
• Được công nhận pháp lý đầy đủ, hợp lệ khi kê khai thuế, đối chiếu công nợ.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Hóa đơn điện tử có nhiều loại, phù hợp với từng đối tượng và phương pháp kê khai thuế khác nhau. Dưới đây là ba loại chính:

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn thông dụng nhất trong các giao dịch thương mại – dịch vụ lớn. Nội dung trên hóa đơn GTGT bao gồm mức thuế suất (5%, 10%), tiền thuế và tổng tiền thanh toán có thuế.

Hóa đơn bán hàng

Dành cho hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh hoặc tổ chức sử dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Loại hóa đơn này thường không có dòng thuế GTGT mà chỉ thể hiện tổng số tiền thanh toán.

Hóa đơn dịch vụ

Áp dụng cho các lĩnh vực cung cấp dịch vụ như vận tải, lưu trú, ăn uống, tư vấn,… Đây có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, tùy vào hình thức đăng ký thuế của đơn vị phát hành.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy nếu:

• Được lập theo đúng định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế ban hành.
• Có chữ ký số hợp lệ của bên bán và các bên liên quan (nếu có).
• Được lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn quy định.
• Gửi đến người mua qua hệ thống điện tử và có khả năng tra cứu minh bạch.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay còn sử dụng hóa đơn điện tử để xuất khẩu, đối chiếu công nợ, chứng minh thuế với cơ quan chức năng một cách thuận tiện, không cần bản cứng.

>>Mời bạn xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Lý do nên phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại

Trong khi nhiều đơn vị vẫn sử dụng máy tính và máy in để phát hành hóa đơn, thì các ứng dụng trên điện thoại đang dần trở thành lựa chọn ưu tiên cho hộ kinh doanh và shop nhỏ vì những lý do sau:

• Không cần đầu tư thiết bị: Bạn không cần mua máy tính, máy in, hoặc thiết bị mã vạch. Chỉ cần điện thoại thông minh là đủ.
• Phát hành mọi lúc, mọi nơi: Dễ dàng tạo và gửi hóa đơn khi đang di chuyển hoặc tại điểm bán.
• Tiết kiệm chi phí: Không mất phí vận hành, bảo trì thiết bị như mô hình truyền thống.
• Tích hợp quản lý bán hàng: Nhiều ứng dụng hỗ trợ quản lý đơn hàng, doanh thu, khách hàng trên cùng một nền tảng.
• Thân thiện với người dùng: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, kể cả với người không rành công nghệ.

Những ai nên sử dụng

• Hộ kinh doanh nhỏ, quán ăn, tiệm tạp hóa
• Shop online, bán hàng qua mạng xã hội
• Nhân viên kinh doanh làm việc ngoài văn phòng
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí vận hành

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ trước Nghị định mới áp dụng 06/2025

Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử trên điện thoại

Khi lựa chọn phần mềm phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, bạn không nên chỉ dựa vào chi phí hoặc quảng cáo bề ngoài. Một phần mềm phù hợp cần đảm bảo yếu tố pháp lý, dễ sử dụng, bảo mật dữ liệu, tối ưu chi phí và hỗ trợ vận hành kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng bạn cần cân nhắc:

Tính hợp pháp và chứng nhận bởi Tổng cục Thuế

Phần mềm hóa đơn điện tử phải được Tổng cục Thuế chấp thuận và kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý hóa đơn quốc gia. Chỉ những phần mềm đạt chuẩn này mới đảm bảo hóa đơn bạn phát hành có giá trị pháp lý khi kê khai thuế, đối chiếu công nợ và làm chứng từ kế toán.

Việc sử dụng phần mềm phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại không đạt chuẩn có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, bị xử phạt và ảnh hưởng tới uy tín kinh doanh.

Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

Phần mềm tốt cần sở hữu giao diện trực quan, dễ thao tác, hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ. Các bước phát hành hóa đơn nên đơn giản, dễ hiểu, giúp ngay cả người không chuyên kế toán cũng có thể tạo và gửi hóa đơn chỉ trong vài phút.

Ngoài ra, khả năng truy xuất hóa đơn nhanh, tìm kiếm hóa đơn theo mã số, khách hàng, hoặc ngày phát hành cũng là điểm cộng cần thiết.

Bảo mật dữ liệu và lưu trữ an toàn

Dữ liệu hóa đơn liên quan trực tiếp đến doanh thu, nghĩa vụ thuế và thông tin khách hàng nên cần được bảo vệ tuyệt đối. Phần mềm uy tín sẽ:

• Lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây bảo mật cao.
• Áp dụng mã hóa dữ liệu và hỗ trợ ký số xác thực.
• Có chính sách backup và phục hồi dữ liệu định kỳ.
• Đảm bảo lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo quy định.

Đầu tư vào một hệ thống có chính sách bảo mật chặt chẽ là cách bảo vệ tốt nhất cho tài sản thông tin của doanh nghiệp bạn.

Chi phí sử dụng hợp lý và minh bạch

Chi phí là yếu tố không thể bỏ qua, nhất là đối với hộ kinh doanh nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi lựa chọn phần mềm, bạn nên ưu tiên:

• Các gói dịch vụ linh hoạt theo số lượng hóa đơn sử dụng.
• Có chương trình dùng thử miễn phí hoặc khuyến mãi khởi tạo hóa đơn.
• Minh bạch về bảng giá, tránh phát sinh phụ phí ngoài hợp đồng.

Một phần mềm có chi phí rõ ràng, phù hợp với quy mô kinh doanh sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả và dễ dàng mở rộng khi cần.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025

Tính năng mở rộng và khả năng tích hợp hệ thống

Ngoài khả năng phát hành hóa đơn điện tử, nhiều phần mềm còn hỗ trợ thêm:

• Quản lý đơn hàng, tồn kho.
• Kết nối với phần mềm bán hàng (POS), phần mềm kế toán.
• Đồng bộ dữ liệu với CRM hoặc hệ thống chăm sóc khách hàng.

Sự tích hợp này giúp bạn vận hành kinh doanh mượt mà hơn, giảm thiểu sai sót thủ công và tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo.

Top 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại

Trong thời đại số hóa, việc phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại không còn là đặc quyền của doanh nghiệp lớn. Ngày càng nhiều hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng bán lẻ, shop online và doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn giải pháp này để tiết kiệm chi phí, vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là 5 ứng dụng hàng đầu hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên thiết bị di động, được đánh giá cao về tính tiện dụng, bảo mật và khả năng tích hợp.

Sổ Bán Hàng E-Invoice – Giải pháp Hóa đơn điện tử tiện lợi trên di động

Sổ Bán Hàng là ứng dụng quản lý bán hàng toàn diện, được đông đảo các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như cửa hàng bán lẻ tin tưởng sử dụng. Phần mềm này không chỉ giúp tối ưu quy trình bán hàng mà còn tích hợp chặt chẽ với máy tính tiền in hóa đơn và hệ thống hóa đơn điện tử hiện đại.

Đặc biệt, Sổ Bán Hàng kết hợp cùng các đối tác uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo, mang đến Giải pháp Hóa đơn điện tử trên di động tiện ích, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng từ ngày 1/6/2025.

Với Sổ Bán Hàng, việc xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trở nên đơn giản, nhanh chóng, chính xác và bảo mật. Phần mềm dễ dàng cài đặt và sử dụng ngay trên điện thoại, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh. Một số tính năng nổi bật:

Ưu điểm nổi bật:

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

QUÀ TẶNG

• Tặng phí khởi tạo HĐĐT trị giá 1,1tr
• Tặng 1000 hoá đơn đầu tiên trong vòng 1 năm
• Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Phù hợp với: hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng bán lẻ, quán ăn, tiệm tạp hóa, shop online

Cyberbill – Giải pháp linh hoạt cho mọi ngành nghề

Cyberbill là ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại được thiết kế phù hợp với mọi loại hình kinh doanh từ bán lẻ, dịch vụ đến giáo dục, logistics. Cyberbill có thể sử dụng độc lập hoặc tích hợp với các phần mềm quản lý, kế toán hiện có của doanh nghiệp.

Ưu điểm nổi bật:

• Giao diện dễ sử dụng trên thiết bị di động
• Cung cấp nhiều mẫu hóa đơn đúng chuẩn, có thể tùy chỉnh linh hoạt
• Tích hợp chữ ký số, hỗ trợ ký và phát hành hóa đơn ngay trên điện thoại
• Hệ thống báo cáo hóa đơn, doanh thu, tình trạng xử lý hóa đơn rõ ràng, chi tiết
• Hỗ trợ tra cứu hóa đơn, xuất dữ liệu nhanh chóng

Phù hợp với: doanh nghiệp đa ngành, trung tâm giáo dục, đơn vị logistics, công ty dịch vụ

Amnote – Giải pháp hóa đơn kết hợp kế toán

Amnote là phần mềm kết hợp giữa hóa đơn điện tử và hệ thống kế toán, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đồng bộ hóa quy trình tài chính và xuất hóa đơn. Với khả năng tích hợp sâu giữa hóa đơn và sổ sách, Amnote giúp người dùng dễ dàng tra cứu, lập báo cáo và đối chiếu dữ liệu.

Ưu điểm nổi bật:

• Phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính bảng
• Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây
• Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán nội bộ của doanh nghiệp
• Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: báo cáo thuế, bảng cân đối tài chính, dòng tiền,…
• Hóa đơn xuất ra có giá trị pháp lý và đáp ứng quy định của Tổng cục Thuế

Phù hợp với: doanh nghiệp nhỏ, công ty cần kiểm soát tài chính – kế toán và hóa đơn trên cùng hệ thống

Hilo – Xuất hóa đơn điện tử chỉ trong 1 phút

Hilo là ứng dụng hóa đơn điện tử đơn giản, phù hợp với các cá nhân kinh doanh, hộ nhỏ lẻ hoặc đơn vị mới bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử. Với giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, Hilo giúp người dùng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại nhanh chóng mà không cần cấu hình kỹ thuật hay máy móc hỗ trợ.

Ưu điểm nổi bật:

• Tạo và gửi hóa đơn điện tử chỉ trong vòng 1 phút
• Hỗ trợ nhiều loại mẫu hóa đơn phù hợp với các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ,…
• Cho phép gửi hóa đơn qua email, Zalo hoặc liên kết tra cứu riêng
• Không yêu cầu thiết lập phức tạp, không cần máy in hay máy quét mã
• Hóa đơn được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, dễ dàng truy xuất khi cần

Phù hợp với: hộ kinh doanh nhỏ, quầy hàng vỉa hè, cá nhân kinh doanh online, freelancer

iHOADON – Ứng dụng chính thức được Tổng cục Thuế chứng nhận

iHOADON là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển. Đây là một trong những ứng dụng được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý và nghiệp vụ trong lĩnh vực phát hành hóa đơn điện tử.

Ưu điểm nổi bật:

• Ứng dụng đạt chuẩn kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý của cơ quan thuế
• Sử dụng nền tảng điện toán đám mây, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu
• Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn: phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ
• Có phiên bản app riêng cho Android và iOS, thao tác trực tiếp từ điện thoại
• Tích hợp với chữ ký số và hệ thống kế toán nếu có nhu cầu

Phù hợp với: doanh nghiệp vừa và nhỏ đang cần giải pháp phát hành hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, hợp pháp, đạt chuẩn cơ quan thuế

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, việc phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp tối ưu giúp các hộ kinh doanh, shop bán lẻ và doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành hiệu quả hơn. Với sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí, dễ dàng tích hợp quản lý bán hàng và đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật, hóa đơn điện tử đang trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại.

>> Mời bạn xem thêm:

Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP