Phần mềm in hóa đơn: Giải pháp tiết kiệm cho hộ kinh doanh

Với hộ kinh doanh nhỏ, việc in hóa đơn nhanh chóng và chính xác đóng vai trò quan trọng để tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Thay vì mất thời gian viết tay hoặc xử lý thủ công, phần mềm in hóa đơn giúp thao tác chỉ trong vài giây, đồng thời quản lý dữ liệu an toàn và tuân thủ quy định pháp luật. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp với giải pháp phần mềm in hóa đơn hiện đại.

>> Mời bạn xem thêm:

Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”

Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ: Cách nhận biết và phòng tránh rủi ro

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu số hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn công ty: Quy trình, quy định & kinh nghiệm thực tế

Phần mềm in hóa đơn là gì?

• Phần mềm in hóa đơn là công cụ giúp tạo hóa đơn, quản lý và in hóa đơn một cách nhanh chóng, tự động, thay thế cho những phương pháp thủ công trước đây. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên điện thoại hoặc máy tính, hóa đơn sẽ được xuất ra và kết nối trực tiếp với máy in.
• So với cách in hóa đơn truyền thống, phần mềm in hóa đơn điện tử:
  • Nhanh hơn và giảm thiểu sai sót.
  • Hỗ trợ lưu trữ và tra cứu dễ dàng.
  • Tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
• Đối tượng nên dùng:
  • Hộ kinh doanh buôn bán nhỏ lẻ.
  • Cửa hàng bán lẻ, shop thời trang, mỹ phẩm.
  • Quán café, nhà hàng, dịch vụ ăn uống.
  • Spa, salon, cửa hàng dịch vụ.

Lợi ích của phần mềm in hóa đơn cho hộ kinh doanh

• Thay vì nhập liệu thủ công, phần mềm tự động lấy dữ liệu từ đơn hàng, in hóa đơn chỉ trong vài giây.
• Mọi dữ liệu được lưu trữ đồng bộ, hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và dễ dàng kiểm tra lại khi cần.
• Phần mềm giúp đảm bảo hóa đơn được phát hành hợp pháp, đúng chuẩn.
• Một số phần mềm còn kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng hoặc kế toán, giúp quản lý doanh thu, lợi nhuận và báo cáo tài chính dễ dàng.
• Khi hóa đơn rõ ràng, minh bạch, hộ kinh doanh sẽ tạo được sự tin cậy cho khách hàng. Đồng thời, hộ kinh doanh có thể gửi hóa đơn qua email/Zalo để khách hàng lưu giữ tiện lợi.

Các tính năng nổi bật của phần mềm in hóa đơn

• In hóa đơn nhanh chỉ với vài thao tác: Tự động lấy thông tin từ đơn hàng, rút ngắn thời gian thanh toán.
• Hỗ trợ nhiều mẫu hóa đơn theo ngành nghề, có thể tùy chỉnh logo, thông tin hộ kinh doanh.
• Hóa đơn được lưu trên hệ thống điện tử, dễ dàng tìm kiếm và xuất báo cáo khi cần.
• Tương thích nhiều loại máy in, máy POS, điện thoại, máy tính bảng.
• Chỉ với vài cú click, phần mềm cho bạn cái nhìn tổng quan về doanh thu, tình trạng bán hàng.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm in hóa đơn cho hộ kinh doanh

• Giao diện dễ dùng, phù hợp người ít rành công nghệ, phần mềm cần đơn giản, dễ thao tác.
• Nên chọn phần mềm tương thích với máy in bill, POS, và ứng dụng bán hàng bạn đang dùng.
• Phần mềm phải được Tổng cục Thuế chấp nhận, để hóa đơn phát hành hợp pháp.
• Chi phí phần mềm phải phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, đồng thời có dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng khi gặp sự cố.
• Có bản trải nghiệm dùng thử giúp đánh giá chính xác trước khi mua.

Top phần mềm in hóa đơn phổ biến hiện nay

Sổ Bán Hàng

• Phù hợp cho hộ kinh doanh vừa và nhỏ.
• Thao tác đơn giản, chỉ cần điện thoại là có thể in hóa đơn trực tiếp qua máy in Bluetooth.
• Ngoài in hóa đơn, phần mềm còn quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho, ghi chép công nợ.
• Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện tử, dễ dàng tra cứu khi cần.
• Kết nối HĐĐT, CKS hợp lệ, xuất và lưu trữ hóa đơn đáp ứng nghị định 70
• Đặc biệt, SoBanHang mở gói kế toán dịch vụ giá mềm hỗ trợ khai báo và quyết toán thuế dễ dàng.

Viettel Invoice

• Giải pháp do Tập đoàn Viettel cung cấp, có độ tin cậy cao và hệ thống hạ tầng mạnh.
• Dễ triển khai cho nhiều ngành nghề, từ hộ kinh doanh nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn.
• Có ứng dụng di động và web, thuận tiện quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng rộng, nhanh chóng, đặc biệt là hộ kinh doanh mới sử dụng hóa đơn điện tử.

VNPT Invoice

• Sản phẩm của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), được đánh giá ổn định.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng rộng khắp, có mặt tại hầu hết các tỉnh/thành phố.
• Giao diện dễ dùng, có tích hợp chữ ký số, giúp hóa đơn phát hành hợp pháp.
• Thích hợp cho hộ kinh doanh muốn một giải pháp ổn định, lâu dài và có thương hiệu lớn đứng sau.

Một số phần mềm POS tích hợp in hóa đơn

• Suno, iPOS… là các phần mềm quản lý bán hàng có sẵn tính năng in hóa đơn.
• Ưu điểm: vừa quản lý sản phẩm, tồn kho, vừa xuất và in hóa đơn ngay tại quầy.
• Phù hợp cho các hộ kinh doanh.
• Tuy nhiên, chi phí có thể cao hơn so với phần mềm chuyên in hóa đơn đơn thuần.

Cách triển khai phần mềm in hóa đơn cho hộ kinh doanh

• Bước 1: Đăng ký tài khoản phần mềm.
• Bước 2: Cài đặt và kết nối với máy in bill hoặc POS.
• Bước 3: Thiết lập mẫu hóa đơn (logo, thông tin hộ kinh doanh, mã số thuế).
• Bước 4: Xuất thử hóa đơn và kiểm tra kết nối.
• Bước 5: Sử dụng chính thức trong bán hàng hằng ngày.
• Mẹo tiết kiệm: Nếu chưa cần in số lượng lớn, bạn có thể sử dụng máy in hóa đơn mini kết nối Bluetooth với điện thoại để giảm chi phí.

So sánh phần mềm in hóa đơn miễn phí và trả phí

Phần mềm in hóa đơn miễn phí:

• Ưu điểm:
  • Không mất chi phí sử dụng, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ hoặc mới bắt đầu.
  • Dễ tiếp cận, đăng ký và sử dụng nhanh chóng.
  • Một số phần mềm có hỗ trợ miễn phí từ nhà cung cấp, thậm chí trọn gói trong thời gian nhất định.
• Nhược điểm:
  • Giới hạn tính năng, ví dụ như số lượng hóa đơn phát hành, mẫu hóa đơn cơ bản.
  • Hạn chế về hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật, và đôi khi khó đáp ứng chuẩn pháp lý nghiêm ngặt.
  • Thường chỉ miễn phí trong thời gian dùng thử ngắn hoặc đi kèm các điều kiện giới hạn.
  • Đôi khi không có tính năng tích hợp sâu với hệ thống quản lý hay phần mềm kế toán.

Phần mềm in hóa đơn trả phí:

• Ưu điểm:
  • Đầy đủ tính năng, bao gồm cả tùy chỉnh mẫu hóa đơn, hỗ trợ nhiều loại máy in, tích hợp phần mềm quản lý bán hàng, kế toán.
  • Tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
  • Hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn, cập nhật phần mềm thường xuyên giúp người dùng an tâm vận hành.
  • Có thể có nhiều gói dịch vụ phù hợp với quy mô và nghiệp vụ của hộ kinh doanh.
• Nhược điểm:
  • Phải chi trả phí dùng phần mềm định kỳ (theo tháng hoặc năm).
  • Chi phí này có thể là gánh nặng cho hộ kinh doanh quá nhỏ hoặc doanh thu thấp.
  • Cần thời gian để chọn lựa nhà cung cấp uy tín và phù hợp.

Trong bối cảnh hộ kinh doanh ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc quản lý bán hàng và xuất hóa đơn không còn đơn thuần là công việc thủ công như trước. Phần mềm in hóa đơn giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.