Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70? Chủ kinh doanh cần biết!

Từ ngày 01/06/2025, mọi hộ kinh doanh trong các lĩnh vực bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng được phép sử dụng. Nhiều chủ kinh doanh hiện vẫn loay hoay với các câu hỏi: “Liệu phần mềm mình đang dùng có hợp lệ không?” và “Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70?”

Nếu chủ kinh doanh đang có cùng thắc mắc ấy, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu rõ cách nhận biết và cấch lựa chọn phàn mềm hóa đơn hợp lệ và được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70.

>> Mời bạn xem thêm: Bật mí lợi ích chuyển đổi sang phần mềm thuế điện tử đối với chủ kinh doanh

Thế nào là phần mềm hóa đơn được phép sử dụng?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một phần mềm hóa đơn điện tử được xem là “được phép” khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có mã xác thực của cơ quan thuế: Là chuỗi 34 ký tự được cấp cho từng hóa đơn.
• Tự động kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế: Truyền hóa đơn theo thời gian thực qua API.
• Tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế theo Quyết định 1450/QĐ-TCT.
• Được phát triển bởi nhà cung cấp đã đăng ký kết nối với cơ quan thuế.

Phần mềm hóa đơn không đáp ứng các tiêu chí trên có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến việc không được công nhận hóa đơn, hoặc thậm chí là bị xử phạt hành chính.

>> Mời bạn xem thêm: Cần dùng phần mềm hóa đơn điện tử không khi đã có máy tính tiền truyền thống? Cảnh báo nhầm lẫn phổ biến!

Cách kiểm tra phần mềm nào được phép sử dụng với hộ kinh doanh

1. Tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Chủ kinh doanh có thể vào website chính thức của Tổng cục Thuế để xem danh sách phần mềm đã được chấp thuận kết với hệ thống thuế. Đây là nguồn xác thực công khai, giúp chủ kinh doanh đảm bảo phần mềm đang dùng không “lậu” hay sai quy định.

2. Kiểm tra trực tiếp trên hóa đơn đầu ra

Quan sát hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh xuất ra có hiển thị mã cơ quan thuế (gồm 34 ký tự), có mã QR để tra cứu online và đường dẫn tới trang xác thực của Tổng cục Thuế hay không. Nếu không có những yếu tố này, rất có thể phần mềm chưa được phép.

3. Liên hệ nhà cung cấp phần mềm để giải đáp thắc mắc

Chủ kinh doanh hoàn toàn có quyền yêu cầu nhà cung cấp chứng minh rằng phần mềm của họ đã được tích hợp API kết nối cơ quan thuế. Họ có thể gửi chủ kinh doanh văn bản xác nhận, giấy tờ đăng ký hoặc demo hệ thống truyền hóa đơn real-time.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quán ăn: Giải pháp bán hàng nhanh, gọn, chính xác

Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70

Đối với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, chủ kinh doanh nên ưu tiên chọn phần mềm dễ sử dụng, tích hợp sẵn trên máy tính tiền để thuận tiện xuất hóa đơn điện tử và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế. Sau đây là một số phần mềm được phép sử dụng trong thời đại thuế hiện nay:

Sổ Bán Hàng E-Invoice

Giữa thời điểm các hộ kinh doanh gấp rút chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, Sổ Bán Hàng đang dần khẳng định vai trò là một giải pháp tối ưu, đặc biệt phù hợp với các mô hình quán ăn, cửa hàng tạp hóa, salon,…

Thay vì sử dụng nhiều phần mềm rời rạc, giờ đây chỉ cần duy nhất một ứng dụng, chủ cửa hàng có thể thực hiện tạo – in – gửi hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, đúng quy chuẩn và hoàn toàn an tâm về tính pháp lý.

Với chi phí chỉ khoảng hơn 100.000 đồng/tháng, chủ kinh doanh đã sở hữu một phần mềm quản lý bán hàng tích hợp chức năng xuất hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Việc theo dõi đơn hàng, xuất hóa đơn, tổng hợp doanh thu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết và không cần giấy tờ thủ công, không lo sai sót hay mất dữ liệu.

Đặc biệt, Sổ Bán Hàng được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ thao tác, kể cả với những người không rành công nghệ. Ứng dụng hiện đang hợp tác chặt chẽ với các đơn vị hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo,…, đảm bảo người dùng được trải nghiệm đầy đủ các tiện ích nổi bật:

• Kết nối và khởi tạo với hóa đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Nhanh tay hành động để tận dụng ưu đãi đặc biệt này – chỉ dành riêng cho những chủ kinh doanh sẵn sàng bứt phá!

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice

Viễn thông Việt Nam (VNPT) nổi bật nhờ uy tín lâu năm cùng nền tảng công nghệ tiên tiến. Phần mềm được phát triển để tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo mức độ bảo mật cao, phù hợp với doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Tính năng đáng chú ý:

• Đa dạng loại hình hóa đơn: Cho phép phát hành nhiều mẫu hóa đơn điện tử khác nhau, thích hợp với từng loại hình kinh doanh từ bán lẻ đến dịch vụ.
• Khả năng tích hợp linh hoạt: Kết nối mượt mà với các hệ thống kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP), chăm sóc khách hàng (CRM) thông qua API.
• Tối ưu hóa việc nộp thuế: Hỗ trợ xuất dữ liệu sang hệ thống HTKK, TVAN một cách nhanh chóng, giúp giảm đáng kể thời gian và công sức kê khai.
• Phát hành và gửi hóa đơn qua email: Hóa đơn được lập và gửi ngay cho khách hàng qua email, đảm bảo kịp thời, chuyên nghiệp.
• Lưu trữ lâu dài, bảo mật tối ưu: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ miễn phí đến 10 năm, bảo vệ thông tin người dùng với các tiêu chuẩn an toàn cao.

Phần mềm hóa đơn điện tử Hilo

Với tốc độ xử lý nhanh và khả năng nhập liệu linh hoạt, Hilo mang đến trải nghiệm thuận tiện trong mọi tình huống, từ khởi tạo đến gửi hóa đơn cho khách hàng. Việc phát hành hóa đơn qua email hoặc tin nhắn SMS không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, chuyển phát, mà còn giảm thiểu sai sót và rủi ro lưu trữ so với hóa đơn giấy.

Những điểm mạnh nổi bật của Hilo:

• Tích hợp toàn diện công cụ quản lý tài chính – kế toán – hóa đơn: Hilo không chỉ là phần mềm xuất hóa đơn điện tử, mà còn hỗ trợ các nghiệp vụ tài chính giúp chủ kinh doanh theo dõi thu – chi hiệu quả.
• Thiết kế thân thiện, dễ dùng: Giao diện rõ ràng, bố cục hợp lý giúp người mới bắt đầu cũng có thể thao tác dễ dàng mà không cần nhiều hướng dẫn kỹ thuật.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống ngân hàng: Việc liên kết tài khoản ngân hàng giúp hộ kinh doanh tự động cập nhật giao dịch, nâng cao hiệu quả thanh toán và quản lý dòng tiền.

Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice

Phần mềm được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, an toàn và đúng chuẩn quy định của cơ quan thuế.

Ưu điểm nổi bật của M-Invoice:

• Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả: Chủ kinh doanh có thể theo dõi, tra cứu, xuất và lưu trữ hóa đơn một cách thuận tiện, giảm thiểu sai sót và tối ưu quy trình kế toán.
• Bảo mật thông tin chặt chẽ: Dữ liệu hóa đơn được mã hóa và lưu trữ an toàn theo các tiêu chuẩn bảo mật cao, giúp doanh nghiệp yên tâm trong quá trình sử dụng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Thiết kế đơn giản, thao tác trực quan, phù hợp cho cả doanh nghiệp lớn và các hộ kinh doanh nhỏ chưa quen với công nghệ.
• Tính năng đầy đủ và linh hoạt: M-Invoice hỗ trợ toàn bộ nghiệp vụ từ khởi tạo, phát hành, gửi hóa đơn, đến kết nối với phần mềm kế toán và cơ quan thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice

Phần mềm giúp chủ kinh doanh tối ưu toàn diện chi phí liên quan đến hóa đơn như in ấn, lưu trữ, vận chuyển, đồng thời rút ngắn thời gian triển khai hệ thống. Với năng lực công nghệ vững chắc và kinh nghiệm triển khai thực tế, E-Invoice hiện được đánh giá là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và hiệu quả nhất tại Việt Nam.

Ưu điểm nổi bật của E-Invoice:

• Hệ thống bảo mật cao cấp: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn được mã hóa và bảo vệ theo chuẩn bảo mật, giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin doanh nghiệp.
• Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm, chuyên nghiệp: E-Invoice cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng nhanh chóng, hỗ trợ cài đặt và xử lý sự cố kỹ thuật kịp thời – kể cả với doanh nghiệp chưa có bộ phận IT riêng.
• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử: Phần mềm đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng và không lo sai phạm.

>> Mời bạn xem thêm: Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng

Lưu ý quan trọng khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

1. Chọn phần mềm có hợp đồng rõ ràng và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài

Đảm bảo phần mềm đi kèm hợp đồng minh bạch, có chính sách hỗ trợ rõ ràng. Chủ kinh doanh có thể tránh rủi ro khi cần xử lý sự cố hay cập nhật theo quy định mới.

2. Ưu tiên phần mềm tích hợp với máy bán hàng (POS, in bill)

Phần mềm nên có kết nối sẵn với thiết bị bán hàng giúp in hóa đơn nhanh, giảm thao tác thủ công. Các dạng máy này sẽ [hù hợp cho quán ăn, tạp hóa, shop thời trang,…

3. Hỏi rõ chi phí gia hạn và nâng cấp sau này

Một số phần mềm có chi phí ẩn sau năm đầu. Chủ kinh doanh nên hỏi kỹ về phí duy trì, cập nhật tính năng và kết nối thuế để tránh phát sinh không mong muốn.

4. Chọn phần mềm có kết nối với cơ quan thuế

Chủ kinh doanh hãy chắc chắn rằng mình chọn phần mềm có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn real-time qua API tới Tổng cục Thuế. Đây chính là tiêu chí bắt buộc để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết đã giúp chủ kinh doanh giải đáp rõ câu hỏi “Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70?” theo đúng quy định mới nhất. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc lựa chọn đúng phần mềm không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả. Đừng chần chừ, hãy chủ động tìm hiểu và chuyển đổi ngay hôm nay để kinh doanh luôn minh bạch, đúng chuẩn!

>> Mời bạn xem thêm:

Phần mềm hóa đơn cho SME là gì? 5 tính năng cần có để vận hành chuyên nghiệp

Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh

5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”