Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí: Giải pháp tối ưu cho hộ kinh doanh

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, các hộ kinh doanh đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí để tối ưu hóa quy trình quản lý và tuân thủ quy định thuế. Phần mềm này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc cho các hộ kinh doanh. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giới thiệu những lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí, giúp hộ kinh doanh dễ dàng lựa chọn và tuân thủ quy định pháp luật.

>> Mời bạn xem thêm:

Công thức và cách tính giá bán sản phẩm chính xác, đảm bảo có lời nhất

Cách hack like ảnh facebook không bị mất nick an toàn, hiệu quả

Mocha coffee – Cách pha cafe kèm hương vị socola chuẩn barista

Xuất hóa đơn công ty: Quy trình, quy định & kinh nghiệm thực tế

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

• Phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản là một ứng dụng hoặc hệ thống giúp tự động hóa quy trình tạo, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử của một doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử được lập, ký số, gửi và lưu trữ hoàn toàn trên nền tảng số, giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ và tiết kiệm chi phí vận hành.
• So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp lưu trữ dễ dàng hơn và mang lại nhiều tiện ích như tự động tính thuế, gửi hóa đơn nhanh chóng đến khách hàng.
• Đồng thời, hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các quy định của Nhà nước về hóa đơn, chứng từ điện tử.

Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

• Tiết kiệm chi phí: Không cần mua giấy, mực in, hay thuê dịch vụ lưu trữ. Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ vật lý.
• Quản lý dễ dàng: Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép tạo và lưu trữ thông tin về các hóa đơn, giúp việc theo dõi và quản lý trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu hóa đơn được bảo vệ và lưu trữ trên nền tảng điện tử, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng như với hóa đơn giấy.
• Hỗ trợ tính toán thuế tự động: Phần mềm hỗ trợ tính toán thuế VAT tự động, giúp giảm thiểu sai sót khi kê khai thuế, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định của Nhà nước, giúp hộ kinh doanh tránh khỏi các vấn đề pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn giấy.

Các phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí tốt nhất cho hộ kinh doanh

Sổ Bán Hàng

• Tính năng: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại và máy tính tiền.
• Ưu điểm: Miễn phí khởi tạo hóa đơn, cung cấp nhiều ưu đãi cho hộ kinh doanh, dễ dàng sử dụng.
• Nhược điểm: Tính năng còn giới hạn ở một số lĩnh vực kinh doanh nhất định.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.

VNPT Invoice

• Tính năng: Hỗ trợ phát hành và quản lý hóa đơn điện tử nhanh chóng, tích hợp phần mềm kế toán.
• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí vận hành, dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp.
• Nhược điểm: Hỗ trợ khách hàng chưa được tối ưu.

EasyInvoice

• Tính năng: Tạo lập, phát hành, điều chỉnh và hủy hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Ưu điểm: Lưu trữ miễn phí hóa đơn trong 10 năm, không giới hạn truy cập.
• Nhược điểm: Một số tính năng nâng cấp yêu cầu phí, chưa hỗ trợ đa ngôn ngữ.

E-Invoice

• Tính năng: Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, được Tổng cục Thuế phối hợp triển khai.
• Ưu điểm: Tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý, hỗ trợ phát hành hóa đơn nhanh chóng và an toàn.
• Nhược điểm: Phần mềm có thể chưa tối ưu cho các hộ kinh doanh nhỏ, cần thêm tính năng hỗ trợ tự động hóa nhiều công đoạn.

Làm thế nào để chọn phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí phù hợp với hộ kinh doanh của bạn?

Đặc điểm của phần mềm

• Hãy lựa chọn phần mềm dễ sử dụng, có khả năng hỗ trợ nhiều loại hóa đơn, từ hóa đơn bán hàng đến hóa đơn xuất khẩu, tùy vào lĩnh vực kinh doanh của bạn.

Hỗ trợ khách hàng

• Một phần mềm tốt cần có đội ngũ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và có tài liệu hướng dẫn chi tiết, giúp hộ kinh doanh dễ dàng sử dụng và giải quyết vấn đề khi gặp sự cố.

Tính năng mở rộng

• Một số phần mềm miễn phí có thể cung cấp tính năng nâng cấp trong tương lai, giúp mở rộng chức năng khi cần thiết, như tích hợp với phần mềm kế toán hoặc các công cụ quản lý khác.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

• Bước 1: Đăng ký và cài đặt phần mềm.
  • Đây là bước đầu tiên và bắt buộc để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải đăng ký tài khoản và cài đặt phần mềm theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
• Bước 2: Tạo và phát hành hóa đơn điện tử.
  • Sau khi đăng nhập, hộ kinh doanh sẽ tiến hành tạo mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.
• Bước 3: Lưu trữ và theo dõi hóa đơn đã phát hành.
  • Để dễ dàng quản lý và tra cứu khi cần thiết, hóa đơn phải được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống.
• Bước 4: Xử lý và lưu trữ chứng từ điện tử hợp lệ.
  • Sau khi phát hành, chứng từ điện tử cần được xử lý đúng quy định và lưu trữ bảo đảm tính hợp lệ, an toàn theo quy định của pháp luật.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí

Lựa chọn phần mềm uy tín và hợp pháp

• Chọn phần mềm được cơ quan thuế công nhận.
• Tránh dùng phần mềm không rõ nguồn gốc để giảm rủi ro sai sót, mất dữ liệu.

Đăng ký và sử dụng đúng quy trình

• Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua phần mềm.
• Chờ phê duyệt trước khi phát hành hóa đơn.
• Đảm bảo lập hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng với nội dung chính xác, đầy đủ.

Bảo mật và lưu trữ hóa đơn

• Đảm bảo phần mềm có tính năng bảo mật dữ liệu.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định để dễ tra cứu, kiểm tra.

Phát hành và gửi hóa đơn đúng quy định

• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS hoặc mã QR.
• Ký số hoặc đảm bảo quy trình gửi dữ liệu theo yêu cầu pháp luật (đặc biệt với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).

Cập nhật, đào tạo và tuân thủ pháp luật

• Cập nhật phần mềm và quy định mới (từ 01/06/2025 áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền).
• Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hiệu quả, tránh nhầm lẫn, sai sót.

Tại sao hộ kinh doanh nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí?

Giải pháp tiết kiệm chi phí

• Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí là giải pháp tiết kiệm chi phí tuyệt vời cho các hộ kinh doanh nhỏ và vừa, giúp giảm thiểu chi phí in ấn và lưu trữ giấy tờ.

Đáp ứng yêu cầu pháp lý

• Hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tuân thủ các quy định thuế của Nhà nước, đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch.

Sự tiện lợi và hiệu quả trong công việc

• Phần mềm hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và dễ dàng theo dõi các giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí là giải pháp lý tưởng giúp các hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế hiện hành. Với những tính năng tiện ích, việc chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu để nâng cao trải nghiệm kinh doanh và đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn minh bạch, hợp pháp.