Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới nhất giúp các hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí, quản lý hóa đơn nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định của Nhà nước. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu hóa đơn điện tử mới nhất, các điểm nổi bật, hướng dẫn sử dụng và lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm:
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ: Cách nhận biết và phòng tránh rủi ro
Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu số hóa đơn điện tử
Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70 cho hộ kinh doanh
Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất là gì?
- Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất được quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành.Đây là mẫu chuẩn mà hộ kinh doanh phải sử dụng để phát hành, lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy truyền thống trong giao dịch thương mại.
- Mẫu hóa đơn này giúp hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ quy định thuế và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
- Các yếu tố bắt buộc trên mẫu hóa đơn gồm: mã số thuế, thông tin người bán, người mua, danh mục sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán. Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp pháp của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hóa đơn cần được hỗ trợ tra cứu trực tuyến để đảm bảo tính minh bạch và kiểm tra thông tin khi cần.
Những điểm mới nổi bật trên mẫu hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn được quy định rõ ràng hơn
- Mẫu số hóa đơn là một chữ số từ 1 đến 9 phản ánh loại hóa đơn (ví dụ: 1 là hóa đơn GTGT, 2 là hóa đơn bán hàng, 7 là hóa đơn thương mại điện tử…).
- Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự gồm chữ và số, thể hiện loại hóa đơn, năm lập và tổ chức phát hành.
Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
- Bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
- Bổ sung các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng cho nhiều ngành nghề có tần suất giao dịch cao như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ vận tải, giải trí…
Bổ sung mẫu hóa đơn mới và bổ sung ký hiệu các loại hóa đơn
- Thêm mẫu hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn tích hợp biên lai thuế, phí, lệ phí.
- Điều chỉnh mẫu số, ký hiệu cho hóa đơn không có mã và hóa đơn đặc thù.
Yêu cầu về nội dung hóa đơn đầy đủ, minh bạch hơn
- Nội dung hóa đơn cần có đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, thời điểm lập, chữ ký số, mã xác thực…
- Cung cấp dữ liệu hóa đơn dưới dạng điện tử hoặc văn bản theo quy định của cơ quan thuế mà không giới hạn thời gian cung cấp.
Đơn giản hóa một số quy định và mở rộng quyền ủy nhiệm lập hóa đơn
- Mở rộng đối tượng được ủy nhiệm lập hóa đơn (bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh).
- Bãi bỏ hoặc điều chỉnh các quy định về lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng với một số dịch vụ.
Tại sao hộ kinh doanh cần cập nhật mẫu hóa đơn điện tử mới?
Tuân thủ pháp luật
Cập nhật và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Việc sử dụng mẫu hóa đơn cũ có thể dẫn đến vi phạm quy định pháp lý, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Tránh bị xử phạt
- Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Mức phạt đối với các hành vi vi phạm phổ biến gồm:
- Lập sai loại hóa đơn theo quy định: phạt tiền 2 triệu đến 4 triệu đồng.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng: phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng.
- Hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng không kết nối hoặc sử dụng chưa đầy đủ: phạt từ 2 triệu đến 4 triệu đồng.
- Tổng mức phạt có thể lên tới 10 triệu đồng cho từng hành vi vi phạm
- Ngoài phạt tiền, hộ kinh doanh còn có thể bị áp dụng biện pháp xử phạt bổ sung như tạm dừng kinh doanh hoặc bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn giấy.
Lợi ích thực tế
- Tiết kiệm chi phí: Không cần chi phí cho giấy, mực in, lưu trữ vật lý, giảm thiểu sai sót trong quá trình phát hành.
- Tiết kiệm thời gian: Quá trình phát hành hóa đơn nhanh chóng, không cần đợi chờ hoặc xử lý thủ công.
- Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh thể hiện tính hiện đại và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Hướng dẫn đăng ký và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm
- Nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có đầy đủ tính năng cần thiết như tạo, ký số, phát hành, quản lý hóa đơn.
- Lưu ý các tiêu chí như chi phí sử dụng, tính năng hỗ trợ khách hàng, khả năng tích hợp với phần mềm kế toán và mức độ bảo mật dữ liệu.
Bước 2: Đăng ký với cơ quan thuế
- Chuẩn bị hồ sơ gồm giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng.
- Đăng ký qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
- Điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và gửi hồ sơ.
- Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc, chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.
Bước 3: Phát hành và quản lý hóa đơn
- Sau khi đăng ký thành công, lập hóa đơn điện tử, ký số, phát hành cho khách hàng.
- Quản lý hóa đơn đã phát hành, tra cứu thông tin khi cần và lưu trữ theo quy định (tối thiểu 10 năm).
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, SMS hoặc các hình thức điện tử hợp pháp khác.
Các câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
Hạn chót để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mới là khi nào?
- Hạn chót để các doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 32/2025/TT-BTC là từ ngày 01/06/2025. Sau thời điểm này, các Thông tư cũ về hóa đơn điện tử không còn hiệu lực, doanh nghiệp phải áp dụng mẫu hóa đơn điện tử mới theo quy định.
- Bộ Tài chính quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải được thực hiện kịp thời từ 01/06/2025.
Hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
- Hộ kinh doanh cá thể bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế và Nghị định liên quan.
Nếu đã dùng hóa đơn điện tử cũ rồi thì có phải đăng ký lại không?
- Đối với người nộp thuế đã đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử trước đây, chỉ cần cập nhật thông tin, mẫu số, ký hiệu theo quy định mới trên phần mềm, không phải đăng ký lại.
Hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế khác nhau như thế nào?
- Hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp mã xác thực, có tính hợp pháp cao, dễ dàng kiểm tra và theo dõi.
- Hóa đơn không có mã là hóa đơn tự phát hành, không được cơ quan thuế cấp mã, thường áp dụng cho giao dịch nhỏ hoặc không chịu thuế VAT.
Việc cập nhật và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử mới nhất là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt và tối ưu hóa quản lý hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian in ấn và lưu trữ, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng. Hãy áp dụng ngay mẫu hóa đơn điện tử mới nhất để quản lý kinh doanh hiệu quả và bền vững.