Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025
Dù đã chuyển sang hóa đơn điện tử, nhiều chủ kinh doanh vẫn còn bối rối trước các ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như 01GTKT0/001, 02GTTT0/001,… xuất hiện trên mẫu hóa đơn. Những ký hiệu này tưởng chừng chỉ là dãy ký tự kỹ thuật, nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc phân loại hóa đơn, tuân thủ pháp luật và tránh sai sót khi kê khai thuế.
Nếu chủ kinh doanh chưa thực sự hiểu rõ cách đọc và cách sử dụng ký hiệu mẫu số điện tử theo chuẩn Thông tư 32 thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ giải thích chi tiết ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đúng luật.
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
[Recap Webinar] – Trọn bí kíp giúp Hộ kinh doanh vững dòng tiền & Chuyển mình đón thuế mới
Hóa đơn ăn uống: Quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần biết!
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là gì?
1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử do doanh nghiệp/ hộ kinh doanh tự lập
Ký hiệu mẫu số điện tử là chuỗi ký tự dùng để phân biệt loại hóa đơn, hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã), và mẫu số đăng ký của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Chuỗi này giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp và phù hợp với quy định khi kê khai thuế.
Hiện nay, quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:
“Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử”.
Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hệ thống ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã được cập nhật với một số bổ sung mới, đáng chú ý nhất là sự xuất hiện của mẫu số 7, dành riêng cho hóa đơn thương mại điện tử (TMĐT).
Cụ thể, các ký hiệu mẫu số hóa đơn hiện được quy định như sau:
- Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
- Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng
- Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
- Số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử có nội dung như hóa đơn
- Số 6: Phiếu xuất kho điện tử (kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hàng gửi bán đại lý) được sử dụng và quản lý như hóa đơn
- Số 7: (Mới) Hóa đơn thương mại điện tử
- Số 8: (Mới) Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
- Số 9: (Mới) Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Theo quy định, khi lập hóa đơn điện tử, người lập cần xác định đúng mẫu số dựa trên loại hóa đơn sử dụng. Việc lựa chọn mẫu số chính xác không chỉ đảm bảo tính hợp lệ, mà còn giúp quản lý hóa đơn dễ dàng, minh bạch và đúng chuẩn quy định thuế.
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu của hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, bao gồm cả chữ và số. Ký hiệu này thể hiện loại hóa đơn, năm lập hóa đơn, và hình thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể như sau:
- Ký tự đầu tiên (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số):
Thể hiện 2 số cuối của năm lập hóa đơn.
Ví dụ: Năm 2025 → ghi là 25 - Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Phản ánh loại hóa đơn điện tử sử dụng:
- T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng
- D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn đặc thù
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
- X: Hóa đơn thương mại điện tử
- Hai ký tự cuối (2 chữ cái):
Do người bán tự lựa chọn để quản lý mẫu hóa đơn nội bộ. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, có thể sử dụng ký hiệu mặc định là “YY”.
Vậy, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, trên bản thể hiện hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử được trình bày liền nhau thành một chuỗi gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên là ký hiệu mẫu số hóa đơn, còn 6 ký tự tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Ví dụ:
- 1C25TAA => Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
- 2C25TBB => Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế
- 7K25XAB => Hóa đơn thương mại điện tử được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
- 6K25BAB => Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2025 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế
>> Mời bạn xem thêm: So sánh 4 dòng máy tính tiền bằng thẻ đáng mua nhất hiện nay
Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cục thuế đặt in
Bên cạnh ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, cá nhân và tổ chức cũng cần đặc biệt lưu ý đến ký hiệu mẫu số trên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, nhằm tránh nhầm lẫn và đảm bảo sử dụng đúng loại hóa đơn theo quy định. Theo quy định hiện hành:
“Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu)”.
Trong đó các ký hiệu thể hiện nội dung sau:
| STT | Ký hiệu | Nội dung |
| Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn | ||
| 1 | 01GTKT | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| 2 | 02GTTT | Hóa đơn bán hàng |
| 3 | 07KPTQ | Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan |
| 4 | 03XKNB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
| 5 | 04HGDL | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý |
| Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn | ||
| 1 | Các số tự nhiên 1, 2, 3 | Thể hiện số liên hóa đơn:Liên 1: LưuLiên 2: Giao cho người muaLiên 3: Nội bộ |
| Một (01) ký tự tiếp theo | ||
| 1 | dấu “/” | Để phân cách |
| Ba (03) ký tự tiếp theo | ||
| 1 | Ký tự bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999 | Số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn |
>> Mời bạn xem thêm: Màn hình cảm ứng tính tiền từ A–Z: Loại nào phù hợp với bạn?
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem vé thẻ do Cục Thuế đặt in gồm 03 ký tự để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Cụ thể nội dung quy định như sau:
- Ký hiệu 01: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh và cá thể kinh doanh khác nhau như thế nào? Phân biệt chi tiết và dễ hiểu!
Lưu ý khi sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý những quy định sau để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ:
- Tự động tạo đúng ký hiệu mẫu số: Phải tạo ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo đúng cấu trúc quy định tại Thông tư 32 – bao gồm loại hóa đơn, hình thức có mã/không mã và số thứ tự mẫu. Tuyệt đối không tự ý thay đổi ký hiệu.
- Thể hiện đầy đủ trên hóa đơn: Ký hiệu mẫu số cần hiển thị rõ ràng, đầy đủ trên mỗi tờ hóa đơn điện tử. Đây là căn cứ quan trọng để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn khi kiểm tra, đối chiếu.
- Quản lý và lưu trữ đúng quy định: Thông tin về ký hiệu mẫu số phải được lưu trữ an toàn, dễ tra cứu, đúng thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm), và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Đồng bộ với hệ thống phần mềm: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng hỗ trợ tự sinh mẫu số đúng chuẩn, hạn chế rủi ro sai sót do thao tác thủ công.
- Lời khuyên: Nên chọn phần mềm có chứng nhận của Tổng cục Thuế, giúp việc quản lý mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn trở nên chính xác và an toàn hơn.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quán nhậu: Chi tiết bộ thiết bị chuẩn cho quán ăn
Ưu điểm khi sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Việc áp dụng ký hiệu mẫu số đúng chuẩn không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Quản lý hóa đơn dễ dàng, hiệu quả: Cả doanh nghiệp, cá nhân và cơ quan thuế đều có thể nhanh chóng phân loại, tra cứu và kiểm soát hóa đơn dựa vào ký hiệu mẫu số, hạn chế nhầm lẫn trong hệ thống.
Tăng tính minh bạch – giảm rủi ro gian lận: Ký hiệu mẫu số giúp phân biệt rõ từng loại hóa đơn, góp phần ngăn chặn việc làm giả, sửa đổi hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Khi mẫu số được chuẩn hóa và hệ thống hóa, việc tìm kiếm, kiểm tra và quản lý hóa đơn trở nên nhanh chóng, giảm thiểu chi phí nhân sự và xử lý lỗi thủ công.
>> Mời bạn xem thêm: Giấy in bill tính tiền: Kích thước, giá bán và cách chọn đúng chuẩn
4 lỗi chủ kinh doanh thường mắc khi ghi mẫu số điện tử
1. Nhập sai mã loại hóa đơn
Nhiều chủ kinh doanh thường nhầm lẫn giữa các mã như GTKT (hóa đơn giá trị gia tăng) và GTTT (hóa đơn bán hàng). Việc dùng sai mã có thể dẫn đến xuất nhầm loại hóa đơn không đúng đối tượng, ảnh hưởng đến kê khai thuế và tính hợp lệ của chứng từ.
Cách khắc phục: Xác định rõ loại hình doanh nghiệp và chế độ thuế đang áp dụng để chọn đúng mã tương ứng. Có thể tham khảo danh mục mã mẫu số trên phần mềm hoặc tra cứu từ cơ quan thuế.
2. Ghi nhầm số thứ tự mẫu
Thay vì dùng số mẫu đã đăng ký như 001, nhiều chủ kinh doanh vô tình gõ nhầm sang 002, khiến hệ thống ghi nhận đây là một mẫu hóa đơn mới chưa được cấp phép. Việc này có thể gây rối trong quá trình quản lý, thậm chí bị cơ quan thuế từ chối.
Cách khắc phục: Luôn kiểm tra kỹ cấu trúc mẫu số trước khi xuất hóa đơn. Tốt nhất nên thiết lập mặc định số mẫu trong phần mềm và khóa chỉnh sửa thủ công để tránh nhầm lẫn.
3. Dùng mẫu chưa đăng ký với cơ quan thuế
Một số hộ kinh doanh tạo mẫu hóa đơn mới nhưng quên đăng ký hoặc cập nhật thông tin với cơ quan thuế. Điều này khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, có thể bị xử phạt hành chính hoặc không được khấu trừ thuế.
Cách khắc phục: Mỗi lần tạo mới hoặc thay đổi mẫu số, cần gửi đăng ký (hoặc thông báo phát hành) lên cơ quan thuế qua hệ thống. Nên kiểm tra trạng thái mẫu số đã được phê duyệt hay chưa trước khi sử dụng.
4. Không phân biệt hóa đơn có mã và không mã
Hóa đơn điện tử có hai hình thức: có mã của cơ quan thuế và không có mã. Nhiều chủ kinh doanh không phân biệt rõ nên ghi sai ký hiệu (0 hoặc 1), dẫn đến hóa đơn không đúng quy định.
Cách khắc phục: Tùy theo loại hình doanh nghiệp/hộ kinh doanh và yêu cầu của cơ quan thuế, cần biết rõ mình thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã hay không mã. Tham khảo trong tài khoản đăng ký hóa đơn điện tử hoặc xin xác nhận từ chi cục thuế quản lý.
>> Mời bạn xem thêm: Cài phần mềm thuế như thế nào? Hướng dẫn cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.3.6 mới nhất
Case Study: Cửa hàng thiết bị điện Minh Hưng – Dùng sai mẫu số, bị trả hóa đơn
Bối cảnh: Cửa hàng thiết bị điện Minh Hưng chuyên bán sỉ và lẻ các mặt hàng thiết bị nông nghiệp. Trong tháng 6/2025, Minh Hưng xuất một loạt hóa đơn cho các khách hàng doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số hóa đơn bị khách hàng từ chối thanh toán vì sai loại mẫu số!
Tình huống cụ thể
1. Trường hợp 1 – Xuất hóa đơn cho doanh nghiệp có VAT
Minh Hưng xuất hóa đơn ký hiệu 02GTTT2/001 cho một công ty xây dựng.
- Lỗi sai: Dùng hóa đơn bán hàng thông thường (GTTT) thay vì hóa đơn giá trị gia tăng (GTKT).
- Ký hiệu đúng phải là: 01GTKT2/001
2. Trường hợp 2 – Bán hàng cho khách trong khu phi thuế quan
Xuất hóa đơn cho đối tác ở khu chế xuất nhưng lại dùng mẫu 01GTKT như thông thường.
- Lỗi sai: Với khu phi thuế quan, phải dùng mẫu chuyên biệt là 07KPTQ.
- Ký hiệu đúng phải là: 07KPTQ1/001
3. Trường hợp 3 – Giao hàng từ kho chi nhánh về trụ sở chính
Nhân viên xuất hóa đơn vận chuyển nội bộ với mẫu 01GTKT.
- Lỗi sai: Trường hợp này không dùng hóa đơn GTGT mà dùng phiếu xuất kho nội bộ.
- Ký hiệu đúng: 03XKNB1/001
4. Trường hợp 4 – Gửi hàng cho đại lý tiêu thụ
Minh Hưng gửi hàng cho đại lý ở tỉnh, nhưng lại không lập phiếu xuất kho riêng.
- Thiếu chứng từ: Trường hợp này cần lập phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý
- Ký hiệu cần dùng: 04HGDL1/001
Bài học rút ra:
- Xác định đúng đối tượng – mục đích giao dịch trước khi lập hóa đơn.
- Tra đúng ký hiệu mẫu số dựa trên danh mục chuẩn, tránh dùng tùy tiện.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn hỗ trợ sinh mẫu tự động để giảm thiểu sai sót.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để đáp ứng Nghị định 70 về xuất HĐĐT từ máy tính tiền?
Xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 và Nghị định 70 cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc, giúp phân loại và xác định tính hợp lệ của hóa đơn theo quy định. Việc sử dụng sai ký hiệu có thể dẫn đến hóa đơn bị từ chối hoặc không được khấu trừ thuế. Chủ kinh doanh cần nắm rõ cấu trúc ký hiệu, sử dụng đúng mẫu đã đăng ký và nên ứng dụng phần mềm hóa đơn đạt chuẩn để hạn chế rủi ro.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh có cần làm báo cáo thuế không? Hướng dẫn làm báo cáo thuế chi tiết cho HKD
Máy tính tiền siêu thị mã vạch – Công cụ không thể thiếu trong ngành bán lẻ
In hóa đơn gọn – chuẩn – tiết kiệm: Bí quyết “vàng” cho hộ kinh doanh