Làm sao để kiểm tra hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa?
Bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử đã phát hành chưa bằng cách tra cứu mã số hóa đơn trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Nhiều hộ kinh doanh sau khi xuất hóa đơn vẫn chưa rõ HĐĐT đã phát hành hay chưa, hoặc không biết hóa đơn của mình có được cơ quan thuế cấp mã hợp lệ không. Nếu không kiểm tra kỹ, hóa đơn có thể bị xem là chưa hợp lệ, ảnh hưởng đến kê khai và khấu trừ thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra hóa đơn điện tử đã phát hành nhanh và chính xác nhất theo quy định mới nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn điện tử có phải được gửi cho cơ quan thuế không?
Các loại hóa đơn điện tử nào đang được sử dụng hiện nay?
Hộ kinh doanh cần làm gì để chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng cho tất cả hộ kinh doanh không?
Hóa đơn điện tử có cần kiểm tra sau khi phát hành không?
Có. Việc kiểm tra hóa đơn điện tử sau khi phát hành là bắt buộc để đảm bảo hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận và cấp mã hợp lệ. Nếu hóa đơn chưa được phát hành hoặc bị lỗi dữ liệu, giao dịch đó có thể bị từ chối khi kê khai thuế hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa
- Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:
- Truy cập trang: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử”
- Nhập mã tra cứu, mã số thuế người bán hoặc số hóa đơn
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết: ngày cấp mã, trạng thái hóa đơn, mã cơ quan thuế xác nhận.
- Nếu hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, nghĩa là đã được phát hành hợp lệ.
- Kiểm tra qua phần mềm xuất HĐĐT
Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như Sổ Bán Hàng), hệ thống sẽ:
- Tự động gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế.
- Cập nhật trạng thái hóa đơn (đã phát hành/chờ cấp mã/lỗi) ngay trên màn hình quản lý.
- Cho phép tải bản PDF có mã QR và mã cơ quan thuế, xác nhận hóa đơn đã phát hành thành công.
- Kiểm tra email hoặc tin nhắn xác nhận
Sau khi hóa đơn được phát hành, cơ quan thuế hoặc hệ thống cung cấp HĐĐT sẽ gửi email/tin nhắn xác nhận.
- Nếu có thông báo cấp mã thành công, hóa đơn được xem là hợp lệ.
- Nếu chưa nhận được thông báo, cần kiểm tra lại kết nối mạng hoặc trạng thái gửi dữ liệu.
Các lỗi thường gặp khi hóa đơn chưa được phát hành
- Hóa đơn chưa được cấp mã cơ quan thuế do lỗi kết nối.
- Sai thông tin người mua, mã số thuế dẫn đến hệ thống không xác thực.
- Trùng số hóa đơn hoặc sai định dạng dữ liệu XML.
Khi gặp các lỗi này, người bán cần hủy hóa đơn sai, lập lại hóa đơn đúng và gửi lại cơ quan thuế để cấp mã.
Sổ Bán Hàng – Giải pháp giúp hộ kinh doanh kiểm tra và phát hành HĐĐT dễ dàng
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã phát hành là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro khi kê khai thuế. Hộ kinh doanh nên thường xuyên tra cứu trạng thái hóa đơn trên cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc sử dụng Sổ Bán Hàng để được hỗ trợ tự động, nhanh chóng và chính xác.
