Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ: Cách nhận biết và phòng tránh rủi ro
Trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ đã trở thành bước quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và phòng tránh rủi ro về thuế. Việc hiểu rõ khái niệm, nắm vững cách tra cứu và nhận biết hóa đơn giả không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi tài chính mà còn nâng cao uy tín với đối tác, khách hàng.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, giúp chủ kinh doanh dễ dàng xác minh tính hợp pháp của hóa đơn, tránh sử dụng hóa đơn giả hoặc không hợp lệ.
>> Mời bạn xem thêm:
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Kho Thâm Quyến Shopee ở đâu? Hành trình đơn hàng từ Trung Quốc về Việt Nam
Hướng dẫn chủ kinh doanh tra cứu hóa đơn xăng theo số hóa đơn trên Petrolimex
Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
7 Bước tra cứu hóa đơn mua vào cho chủ kinh doanh quản lý và vận hành dễ dàng
Vì sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, một hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ nếu:
- Tuân thủ định dạng chuẩn XML theo quy định.
- Được doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đăng ký và cơ quan thuế chấp nhận trước khi sử dụng.
- Có mã của cơ quan thuế (nếu thuộc loại hóa đơn có mã), hoặc có thông báo chấp nhận nếu không có mã từ cơ quan thuế.
- Ghi đầy đủ các thông tin, chính xác nội dung: ngày lập, thông tin bên bán và bên mua, đơn giá, thuế suất.
Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử hợp lệ
Với việc sử dụng hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử hợp lệ:
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu thủ tục hành chính, tuân thủ pháp luật, kê khai doanh thu minh bạch và giảm sai sót trong kê khai.
- Xác minh đúng nguồn gốc hóa đơn, tránh bị xử phạt hoặc bị từ chối khấu trừ thuế GTGT.
- Khách hàng có thể kiểm tra hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, đảm bảo an toàn và minh bạch trong hóa đơn.
- Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho cơ quan thuế có thể xây dựng được cơ sở dữ liệu hóa đơn, thống nhất công tác quản lý thuế. Từ đó, giảm thiểu được rủi ro cho cơ quan Thuế và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.
Rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử giả hoặc không hợp lệ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giả một cách vô ý hay cố ý đều khiến cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh gặp phải nhiều vấn đề nan giải:
- Phải chịu mức phạt từ 20-50 triệu đồng, đồng thời sẽ bị hủy hóa đơn và không được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT.
- Việc xác minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa của cơ quan Thuế sẽ gặp nhiều khó khăn.
- Gây mất niềm tin từ khách hàng và đối tác, làm giảm uy tín doanh nghiệp.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh chóng
Tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
- Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin có đánh dấu (*) màu đỏ:
- Mã số thuế người bán HHDV
- Mẫu số
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Bước 3: Nhập Mã xác thực và nhấn “Tìm kiếm”
- Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn điện tử cần tra cứu.
Tra cứu hóa đơn trên trang hệ thống hóa đơn điện tử Tổng cục thuế
- Bước 1: Truy cập Website qua địa chỉ : https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Bước 2: Chọn mục Tra cứu hóa đơn điện tử.
- Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn cần tra cứu, nhấn Tìm kiếm.
- Lưu ý: Thông tin có đánh dấu sao (*) thì bắt buộc phải điền.
- Tại mục Loại hoá đơn thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.
- Tại mục Ký hiệu hóa đơn chỉ điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.
- Tại mục Số hóa đơn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.
- Tại mục Tổng tiền thanh toán cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo dạng số.
Kiểm tra file XML hoặc PDF gốc của hóa đơn
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải gồm cả file XML gốc chứa dữ liệu và PDF trình bày. Nếu chỉ có PDF mà không có XML, doanh nghiệp cần cảnh giác vì có thể là hóa đơn điện tử giả.
Dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử giả
- Cảnh giác với những hóa đơn có thông tin không trùng khớp với thực tế: Hóa đơn hiện không có hoặc không hiển thị đầy đủ thông tin trên hệ thống tra cứu.
- Những hóa đơn điện tử có thể là giả nếu: sai định dạng, chỉ có file PDF, không phải đăng tải theo chuẩn XML hoặc chữ ký số không hợp lệ.
- Khi nhập đúng các thông tin nhưng hệ thống không thể tra cứu được hóa đơn.
Mẹo phòng tránh rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử
Để phòng tránh rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên chủ động tự kiểm tra thông tin và xác minh giao dịch trước khi ghi nhận vào sổ kế toán. Hãy chắc chắn rằng đã so sánh kỹ thông tin trên file PDF của hóa đơn với dữ liệu hệ thống (XML, chữ ký số, mã xác thực) để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Đồng thời, nên tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế bằng các công cụ hỗ trợ nhằm kiểm tra tình trạng hoạt động và mức độ uy tín của đối tác phát hành hóa đơn.
>>Mời bạn xem thêm:
[Thông báo] Sổ Bán Hàng áp dụng chính sách giá gói mới với nhiều ưu đãi hấp dẫn từ 08/2025
Giải đáp chi tiết 10 câu hỏi thường gặp về chính sách giá gói mới SoBanHang
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ để bảo vệ quyền lợi thuế, tránh rủi ro pháp lý, tăng uy tín với khách hàng và đối tác. Dù là doanh nghiệp hay đã hoạt động lâu năm, việc thường xuyên tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, tối ưu chi phí và vận hành kinh doanh bền vững.
>>Mời bạn xem thêm:
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh
Sổ sách kế toán là gì? Chi tiết các loại sổ sách kế toán cho chủ kinh doanh
Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”
Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty
7 Sổ kế toán là gì? Hiểu đúng khái niệm, chức năng của mỗi sổ trong quản lý tài chính