Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ đúng quy định theo 2 cách đơn giản
Hóa đơn điện tử giờ đây đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong kinh doanh, nhất là sau khi áp dụng Thông tư 32 và Nghị định 70. Tuy nhiên, rất nhiều chủ kinh doanh hiện nay vẫn chưa hình thành thói quen kiểm tra hóa đơn điện tử một cách thường xuyên và đúng cách. Nếu không kiểm tra hóa đơn đúng cách có thể khiến hộ kinh doanh gặp rủi ro pháp lý về sau.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ mách chủ kinh doanh 2 cách kiểm tra hóa đơn điện tử chuẩn xác theo Thông tư 32 và Nghị định 70.
>> Mời bạn xem thêm: Kinh nghiệm chọn máy tính tiền nhà hàng đúng nhu cầu – đúng luật
Vì sao chủ kinh doanh nên kiểm tra hóa đơn điện tử thường xuyên?
Việc kiểm tra hóa đơn điện tử không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận chuyên trách vấn đề tài chính mà còn là trách nhiệm của chủ kinh doanh để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và đúng luật.
- Đảm bảo chứng từ hợp pháp để kê khai và quyết toán thuế
- Tránh rơi vào tình trạng sử dụng hóa đơn sai, dẫn đến phạt tiền hoặc bị loại khỏi chi phí hợp lệ
- Giúp phát hiện sớm các sai sót như thông tin sai, hóa đơn trùng, sai ngày phát hành
- Là cơ sở pháp lý vững chắc nếu có kiểm toán, thanh tra hoặc tranh chấp sau này
>> Mời bạn xem thêm: Quét mã tính tiền cho cửa hàng: Tăng tốc bán hàng, giảm thiểu sai sót
Những rủi ro thực tế khi không kiểm tra hóa đơn điện tử
Không phải cứ nhận hoặc xuất hóa đơn là có thể yên tâm kinh doanh. Việc chủ quan trong kiểm tra hóa đơn chi tiết có thể khiến chủ kinh doanh đối mặt với những rắc rối sau:
1. Hóa đơn không hợp lệ dẫn đến bị loại khi kê khai thuế đầu vào
Nếu hóa đơn không đáp ứng đúng quy định (ví dụ: không có mã xác thực, sai mẫu số, ký hiệu), cơ quan thuế có quyền từ chối khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT. Điều này khiến doanh nghiệp bị tăng chi phí đầu vào và mất quyền lợi thuế chính đáng.
2. Bị phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Sử dụng hóa đơn sai, hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn của đơn vị không còn hoạt động có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt dao động từ 2 đến 20 triệu đồng tùy vào mức độ vi phạm và hậu quả gây ra.
3. Khó truy xuất nguồn gốc hóa đơn
Trong trường hợp doanh nghiệp/ hộ kinh doanh phát hành hóa đơn đã dừng hoạt động, người mua sẽ gặp khó khăn khi cần đối chiếu, xác minh thông tin. Điều này làm gián đoạn hồ sơ kế toán và ảnh hưởng đến việc giải trình với cơ quan thuế.
4. Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, khó khăn trong hồ sơ vay vốn hoặc hoàn thuế
Hóa đơn sai hoặc không hợp lệ khiến báo cáo tài chính bị lệch số liệu, thiếu minh bạch. Khi làm việc với ngân hàng, tổ chức kiểm toán hoặc cơ quan thuế, chủ kinh doanh dễ gặp nghi ngờ về tính chính xác của sổ sách, dẫn đến bị từ chối hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.
>> Mời bạn xem thêm: Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp: Chìa khóa phát triển doanh nghiệp bền vững
Dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử có dấu hiệu bất thường
Bạn nên cảnh giác khi gặp các hóa đơn có những dấu hiệu sau:
- Không có mã tra cứu hoặc tra cứu không ra thông tin trên Cổng Thuế
- Ký hiệu lạ không đúng định dạng chuẩn của mẫu số – ký hiệu hóa đơn điện tử
- Tên công ty hoặc mã số thuế sai lệch với thông tin giao dịch thực tế
- Không có file XML đính kèm mà chỉ có PDF đơn thuần
- Ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng hoặc sai lệch bất thường so với hợp đồng
>> Mời bạn xem thêm: Đề xuất giảm 2% thuế VAT đến hết 2026 – “Cú đúp” kích cầu tiêu dùng, hộ kinh doanh hưởng lợi!
2 Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định mới nhất 2025
Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Bước 1:Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc (có dấu * màu đỏ), gồm: mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn.”
Lưu ý: Khi điền ký hiệu hóa đơn, hãy bỏ ký tự số ở đầu chuỗi. Ví dụ: 1C22TYY → C22TYY. Đồng thời, cần điền đầy đủ thông tin về tổng tiền thanh toán
Bước 3: Nhập Mã captcha và nhấn “Tìm kiếm”
Bước 4: Kiểm tra kết quả hiển thị để xác nhận thông tin hóa đơn điện tử đã nhập.
Tại bước này, chủ kinh doanh cần lưu ý rằng:
- Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái ‘Đã cấp mã hóa đơn’ (như minh họa ở hình trên).
- Ngược lại, nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc sai thông tin, hệ thống sẽ báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”
>> Mời bạn xem thêm: Cần dùng phần mềm hóa đơn điện tử không khi đã có máy tính tiền truyền thống? Cảnh báo nhầm lẫn phổ biến!
Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin bắt buộc (được đánh dấu * màu đỏ), bao gồm: mã số thuế của bên bán hàng hóa dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
Bước 3: Nhập mã xác thực hiển thị trên màn hình và nhấn nút ‘Tìm kiếm’ để bắt đầu tra cứu.
Bước 4: Kiểm tra kết quả hiển thị thông tin hóa đơn điện tử tương tự như hướng dẫn ở Cách 1.
>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm hóa đơn cho SME là gì? 5 tính năng cần có để vận hành chuyên nghiệp
Một số lưu ý quan trọng khi kiểm tra hóa đơn điện tử
- Luôn kiểm tra cả PDF và XML – PDF chỉ là bản thể hiện, còn XML mới là dữ liệu gốc
- Không sử dụng hóa đơn từ email không rõ nguồn gốc hoặc không có mã xác thực
- Đảm bảo thông tin hóa đơn trùng khớp với hợp đồng, đơn hàng hoặc phiếu giao hàng
- Nên lưu trữ hóa đơn đầy đủ theo thời gian quy định để phục vụ kiểm toán sau này
- Tạo thói quen đối soát hóa đơn định kỳ, ít nhất theo từng tháng
>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70? Chủ kinh doanh cần biết!
Xuất hoá đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 và Nghị định 70 cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho chủ kinh doanh
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử
- Đăng ký nhanh – In hóa đơn dễ: Tạo và in hóa đơn chỉ với vài thao tác, không cần giấy tờ rườm rà.
- Hạn chế sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giảm lỗi nhập sai, tính nhầm.
- Tra cứu tiện lợi: Hóa đơn lưu trữ tập trung trên phần mềm, dễ tìm – khó thất lạc.
- Bảo mật cao: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Linh hoạt định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hoặc cơ quan Thuế.
- Quản lý tổng thể: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo – mọi thứ gói gọn trong một ứng dụng.
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh
Đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn Nghị định 123 và Thông tư 78