Có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ được không?
Có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ, nhưng bản in chỉ có giá trị tham khảo, không thay thế hóa đơn điện tử gốc.
Nhiều hộ kinh doanh vẫn có thói quen in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu lại, nhưng không rõ liệu việc này có hợp pháp hay không. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về việc in, lưu trữ và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử, tránh sai sót khi sử dụng.
>> Mời bạn xem thêm:
Có xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng nước ngoài được không?
Hóa đơn điện tử có cần ký số không?
115+ Thắc mắc của Hộ kinh doanh về Thuế và HĐĐT được chuyên gia giải đáp tận tình
Có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ được không?
Có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ, nhưng bản in chỉ có giá trị lưu trữ, tham khảo nội bộ, không thay thế hóa đơn điện tử gốc khi cần chứng minh tính hợp lệ với cơ quan thuế.
Quy định về việc in và lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử là chứng từ ở dạng dữ liệu điện tử, được ký số bởi người bán và gửi cho người mua qua hệ thống điện tử.
- Việc in ra giấy chỉ giúp thuận tiện trong việc theo dõi, lưu hồ sơ nội bộ, còn giá trị pháp lý chỉ thuộc về hóa đơn điện tử gốc (định dạng XML) có chữ ký số hợp lệ.
- Hộ kinh doanh nên lưu bản điện tử trên hệ thống quản lý hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế, để đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng tra cứu khi cần.
- Việc lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật, nguyên vẹn dữ liệu và có thể truy cập, in lại hóa đơn khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ.
- Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu theo quy định là 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc công việc kế toán.
Khó khăn của hộ kinh doanh nhỏ
Nhiều hộ kinh doanh thường chỉ in hóa đơn ra giấy để tiện theo dõi, nhưng lại không lưu bản gốc điện tử, dẫn đến:
- Khó xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Không tra cứu được khi cần đối soát hoặc khi khách hàng yêu cầu.
- Dễ mất dữ liệu nếu không có hệ thống quản lý an toàn.
- Thiếu chi phí đầu tư ban đầu, thiếu kiến thức công nghệ và hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp.
- Gặp khó khăn trong việc tiếp cận và triển khai theo quy định mới.
Giải pháp từ phần mềm Sổ Bán Hàng
Phần mềm Sổ Bán Hàng giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng và chính xác:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền.
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử.
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán.
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu.
Việc in hóa đơn điện tử ra giấy hoàn toàn được phép, nhưng chỉ mang tính lưu trữ nội bộ, không thay thế được bản hóa đơn điện tử gốc. Để hộ kinh doanh luôn tuân thủ đúng quy định và dễ dàng quản lý hóa đơn, Sổ Bán Hàng là lựa chọn đáng tin cậy – giúp bạn phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn chỉ trong một nền tảng duy nhất, nhanh chóng và an toàn.
