Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trừ doanh thu

Tính năng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trừ doanh thu cho phép khi hủy đơn hàng hoặc hoàn trả đơn hàng đã có hóa đơn điện tử (HDDT) đã được phát hành. Hệ thống sẽ tự động lập hóa đơn điều chỉnh và liên kết với đơn gốc, giúp người dùng xuất được hóa đơn điều chỉnh giảm trừ khi hủy đơn hàng hoặc hoàn trả đơn hàng đã phát hành HDDT, đảm bảo nghĩa vụ thuế và chứng từ kế toán đúng quy định.

Để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trừ doanh thu, bạn thao tác như sau:

1. Hủy đơn hàng có HDDT

Bước 1: Truy cập đơn hàng cần hủy

• Tại màn hình chính, bạn chọn Kho ứng dụng (1) → Đơn hàng (2) → Chọn đơn hàng cần hủy (3)

Bước 2: Hủy đơn — Hệ thống xử lý theo trạng thái hóa đơn

• Tùy theo trạng thái hóa đơn hiện tại, hệ thống sẽ xử lý theo một trong các trường hợp sau:
  • Trường hợp 1: Hóa đơn đang Chờ phát hành hoặc Lỗi phát hành
    • App sẽ hiển thị thông báo: “Hóa đơn điện tử của đơn hàng đang Chờ phát hành hoặc Lỗi phát hành, hệ thống sẽ tự động hủy phát hành hóa đơn điện tử khi hủy đơn hàng. Bạn có chắc chắn muốn hủy đơn?”
      • Nếu nhấn “Không” → Không hủy đơn hàng
      • Nếu nhấn “Có” → Chuyển tới màn hình xác nhận hủy đơn và không xuất HDDT (Chặn phát hành và tắt nút bật phát hành HDDT)

• Trường hợp 2: Hóa đơn đã phát hành
  • Khi thao tác Hủy đơn hệ thống sẽ chuyển đến màn hình xác nhận hủy đơn.
  • App thực hiện hủy đơn và tự động lập hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng.
  • Sau khi hủy, hệ thống sẽ chuyển thẳng đến màn hình chi tiết hóa đơn điều chỉnh vừa được tạo.
  • Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh sẽ phát hành theo cấu hình HDDT đang cài đặt (phát hành ngay hoặc lưu trước phát hành sau).

2. Hoàn trả đơn hàng có HDDT

Bước 1: Truy cập đơn hàng cần hoàn trả

• Tại màn hình chính, bạn chọn Kho ứng dụng (1) → Đơn hàng (2) → Chọn đơn hàng cần hủy (3)

Bước 2: Hoàn trả đơn — Hệ thống xử lý theo trạng thái hóa đơn

• Tùy trạng thái hóa đơn hiện tại, hệ thống sẽ xử lý theo một trong các trường hợp sau:
  • Trường hợp 1: Hóa đơn đang Chờ phát hành hoặc Lỗi phát hành
    • App hiển thị thông báo: “Đơn hàng gốc đang Chờ phát hành / Lỗi phát hành hóa đơn điện tử. Nếu tiếp tục hoàn trả, hệ thống sẽ không cho phát hành hóa đơn của đơn gốc và không tạo hóa đơn điều chỉnh. Bạn có muốn tiếp tục không?”
      • Nếu nhấn “Không” → Không tiếp tục hoàn trả đơn hàng
      • Nếu nhấn “Có” → Chuyển tới màn hình xác nhận trả đơn và không xuất HDDT (Chặn phát hành và tắt nút bật phát hành HDDT)

• Trường hợp 2: Hóa đơn đã phát hành
  • Khi thao tác Trả hàng hệ thống sẽ chuyển đến màn hình xác nhận hoàn trả.
  • App thực hiện trả đơn và tự động lập hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng.
  • Sau khi trả, hệ thống sẽ chuyển thẳng đến màn hình chi tiết hóa đơn điều chỉnh vừa được tạo.
  • Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh sẽ phát hành theo cấu hình HDDT đang cài đặt (phát hành ngay hoặc lưu trước phát hành sau).

Lưu ý: Đơn hàng đã phát hành HĐDT khi thực hiện hoàn trả hàng, hệ thống sẽ phát hành hoá đơn điều chỉnh tương ứng với số lượng và số tiền hoàn trả (không tính Phí hoàn trả và Trả thêm cho khách) theo quy trình phát hành cài đặt tại hoá đơn điện tử.

3. Lưu ý quan trọng

• Hóa đơn điều chỉnh chỉ được tạo khi hóa đơn gốc đã phát hành hóa đơn điện tử thành công. Nếu hóa đơn gốc đang Chờ phát hành hoặc Lỗi phát hành, hệ thống sẽ hủy phát hành hóa đơn gốc thay vì tạo hóa đơn điều chỉnh.
• Phí hoàn trả và Trả thêm cho khách hàng sẽ KHÔNG được đưa vào hóa đơn điều chỉnh giảm trừ. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi nhận số tiền hoàn lại tương ứng trong hóa đơn gốc.
• Quy trình phát hành hóa đơn điều chỉnh sẽ tuân theo cấu hình phát hành HDDT đã thiết lập của cửa hàng (Phát hành ngay khi tạo đơn hoặc Lưu trước phát hành sau).
• Thông tin người mua trên hóa đơn điều chỉnh được lấy theo thông tin hóa đơn gốc, không thể chỉnh sửa.