Hóa đơn xăng dầu: Quy định & Hướng dẫn cách xuất chuẩn Thuế
Trong lĩnh vực kinh doanh đặc thù – ngành xăng dầu, việc xuất hóa đơn đúng chuẩn quy định thuế là bắt buộc và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ. Tuy nhiên, không ít cửa hàng, đại lý hoặc cả khách mua doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn: khi thì xuất thiếu thông tin, khi thì dùng sai loại hóa đơn, dẫn đến hậu quả là hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối.
Vậy hóa đơn xăng dầu được quy định ra sao? Cách xuất như thế nào là chuẩn? Hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu mọi thông tin chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.
>> Mời bạn xem thêm:
Tài khoản hộ kinh doanh là gì? 5 lí do thuyết phục nên tạo tài khoản HKD trước 2026
Mẫu hóa đơn điện tử ngành bán lẻ: Đơn giản – chính xác – chuẩn Thuế
Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử
Hóa đơn xăng dầu là gì?
Hóa đơn xăng dầu là loại chứng từ do cửa hàng, đại lý xăng dầu lập và xuất khi bán xăng, dầu hoặc các sản phẩm nhiên liệu khác cho người mua. Đây có thể là:
- Hóa đơn điện tử GTGT: dùng trong giao dịch với doanh nghiệp, tổ chức – đủ điều kiện để khấu trừ thuế và hạch toán chi phí.
- Hóa đơn bán lẻ: áp dụng cho khách hàng cá nhân – thường không có thông tin người mua, không đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Để hóa đơn xăng dầu được chấp nhận là hợp lệ trong kê khai thuế và tính chi phí, hộ kinh doanh cần đảm bảo: hóa đơn phải là hóa đơn điện tử hợp pháp, có đầy đủ thông tin, và đúng định dạng theo quy định của Bộ Tài chính.
>> Mời bạn xem thêm: In hóa đơn gọn – chuẩn – tiết kiệm: Bí quyết “vàng” cho hộ kinh doanh
Quy định về hóa đơn xăng dầu
1. Nội dung trên hóa đơn điện tử dịch vụ cung cấp xăng dầu
Theo Khoản 1, Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể bao gồm:
Đối với ngành kinh doanh xăng dầu, hóa đơn điện tử vẫn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định chung.
Tuy nhiên, trong trường hợp khách hàng là cá nhân không kinh doanh, một số nội dung trên hóa đơn có thể được lược bỏ theo quy định tại Điểm c, Khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: không bắt buộc thể hiện trên hóa đơn khi người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký điện tử của người mua: được phép bỏ trống nếu không có yêu cầu cụ thể từ người mua.
- Chữ ký số của người bán và thuế suất GTGT: trong một số trường hợp đơn giản hóa, các thông tin này cũng có thể không cần thiết.
Mặc dù vậy, các nội dung còn lại như tên hàng hóa (xăng/dầu), số lượng, đơn giá, thành tiền… vẫn phải được thể hiện rõ ràng để đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và đúng quy định pháp luật khi phát hành hóa đơn điện tử.
2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử xăng dầu
Theo quy định tại Điểm i, Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:
Như quy định tại Điểm i, Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn điện tử trong hoạt động bán lẻ xăng dầu là ngay tại thời điểm kết thúc việc bán hàng cho từng giao dịch.
Một số điểm cần lưu ý như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn phải được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm (dương lịch). Đây là mốc thời gian ghi nhận chính thức giao dịch phát sinh.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký lên hóa đơn điện tử, cũng được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm (dương lịch).
- Trong trường hợp thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế sẽ căn cứ theo thời điểm lập hóa đơn, không phải thời điểm ký số.
Bên cạnh đó, người bán có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng quy định, đảm bảo khả năng tra cứu và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
Lưu ý: Những quy định này áp dụng cho cả khách hàng cá nhân không kinh doanh và cá nhân kinh doanh – không có ngoại lệ về thời điểm xuất hóa đơn.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để đáp ứng Nghị định 70 về xuất HĐĐT từ máy tính tiền?
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn xăng dầu
Petrolimex hiện cung cấp công cụ trực tuyến giúp khách hàng dễ dàng tra cứu và xuất hóa đơn điện tử ngay trên website chính thức. Để thực hiện tra cứu, chủ kinh doanh hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website của Petrolimex tại đây.
Bước 2: Nhập mã tra cứu HĐ được nhân viên bán hàng cung cấp tại thời điểm giao dịch để xác định chính xác hóa đơn điện tử tương ứng với lần mua xăng dầu của bạn => Nhấn “Tìm kiếm”
Bước 3: Sau khi tra cứu thành công, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn tương ứng.
- Nhấn “Xem” để xem chi tiết nội dung hóa đơn.
- Nhấn “Tải” để lưu hóa đơn điện tử về máy dưới dạng file PDF.
>> Mời bạn xem thêm: Giá máy tính tiền in hóa đơn: 5 lựa chọn tốt nhất cho cửa hàng 2025
Hóa đơn điện tử xăng dầu có bắt buộc ghi biển số xe không?
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử (đã nêu tại Mục 1), thì hóa đơn điện tử xăng dầu không bắt buộc phải ghi biển số xe.
Đặc biệt, khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, người bán được phép lược bỏ một số thông tin, cụ thể như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử của người bán.
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Việc đơn giản hóa này nhằm tạo thuận lợi cho hoạt động bán lẻ xăng dầu, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý khi hóa đơn được lập đúng theo quy định.
>> Mời bạn xem thêm: Giá máy in hóa đơn tính tiền: Top 7 lựa chọn phổ biến 2025
Một số lưu ý khi xuất hóa đơn xăng dầu hợp lệ
1. Ghi rõ tên hàng hóa, tránh ghi chung chung
Trên hóa đơn cần thể hiện đầy đủ, rõ ràng tên loại xăng dầu cụ thể như “Xăng RON 95-IV”, “Dầu DO 0.05S”,… Tuyệt đối không sử dụng các cụm từ mơ hồ như “nhiên liệu”, “hàng hóa khác” vì có thể bị cơ quan thuế loại chi phí do thiếu minh bạch.
2. Biển số xe không bắt buộc nhưng nên có
Dù pháp luật không yêu cầu bắt buộc ghi biển số xe trên hóa đơn, nhưng với các khoản chi công tác hoặc vận hành xe, việc bổ sung biển số giúp chứng minh mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, từ đó tăng tính hợp lý khi kê khai chi phí.
3. Chỉ sử dụng hóa đơn từ đơn vị có đăng ký kinh doanh và mã số thuế
Hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý khi được phát hành bởi tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh hợp pháp và có mã số thuế hợp lệ. Nếu lấy hóa đơn từ đơn vị không đủ điều kiện, hộ kinh doanh có thể bị truy thu thuế hoặc từ chối chi phí.
4. Không gom hóa đơn hoặc mượn hóa đơn để hợp thức hóa chi phí
Hộ kinh doanh tuyệt đối không nên lấy nhiều hóa đơn nhỏ gộp lại, hoặc mượn hóa đơn của người khác để ghi nhận chi phí. Đây là hành vi có dấu hiệu gian lận thuế, dễ bị phát hiện trong quá trình kiểm tra và chịu xử phạt hành chính.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh có cần làm báo cáo thuế không? Hướng dẫn làm báo cáo thuế chi tiết cho HKD
Sổ Bán Hàng – Đồng hành cùng chủ kinh doanh trong kỷ nguyên hóa đơn điện tử
Sổ Bán Hàng hợp tác cùng các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo, mang đến giải pháp toàn diện giúp chủ kinh doanh tuân thủ đúng quy định mới theo Nghị định 70/2025 – chính thức áp dụng từ tháng 6/2025.
Chỉ với một chiếc điện thoại, người dùng có thể dễ dàng xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn. Không cần đầu tư máy móc cồng kềnh, không cần kỹ thuật phức tạp – Sổ Bán Hàng giúp đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm thời gian và nâng tầm quản lý cho hộ kinh doanh.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 lợi ích khi sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hoá đơn điện tử
- Đăng ký dễ dàng và Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập hóa đơn và xuất ra phiếu thu nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý hóa đơn so với hóa đơn giấy.
- Tính chính xác cao: Việc xuất hoá đơn điện tử từ ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp tránh sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác cao.
- Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các hoá đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc trên một hệ thống quản lý dữ liệu, giúp cho việc quản lý và tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng hơn.
- Bảo mật thông tin: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ được bảo mật hơn, giảm nguy cơ mất mát hoặc đánh cắp thông tin.
- Tính linh hoạt cao: Việc xuất hoá đơn điện tử cho phép doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể chuyển đổi các dữ liệu hóa đơn sang định dạng khác nhau để phù hợp với các yêu cầu khác nhau của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
- Quản lý toàn diện: Tiện lợi tích hợp tất cả trong 1 với hệ thống quản lý, giúp cho việc quản lý kho hàng, theo dõi doanh thu và các hoạt động kinh doanh khác và xuất hoá đơn trở nên thuận tiện hơn.
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Tóm lại, việc xuất hóa đơn điện tử xăng dầu cần tuân thủ đúng quy định về thời điểm, nội dung và đối tượng mua hàng. Hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý các trường hợp được lược bỏ thông tin khi xuất cho cá nhân không kinh doanh. Tuân thủ đúng giúp hóa đơn hợp lệ, chi phí được chấp nhận và thuế được khấu trừ đầy đủ.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để đáp ứng Nghị định 70 về xuất HĐĐT từ máy tính tiền?
Không có link tra cứu? Đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT nhanh nhất
Máy tính tiền siêu thị mã vạch – Công cụ không thể thiếu trong ngành bán lẻ